【イベント招待業務の実態調査】メール招待は「手軽」なのに負担に感じる傾向も

本記事は株式会社ココチエによる調査結果に関するプレスリリースです。

WEB招待状ヨブナラは、この度「ビジネスイベントにおける招待業務の実態調査」を実施しました。
近年、業務のデジタル化が進む中でも、イベント招待業務は依然として手作業やメールが中心となっており、業務の手間や負担を改善するニーズが高いことがわかりました。

調査結果の概要は以下のとおりです。

調査概要

調査方法

インターネット調査

調査対象

過去3年以内に、仕事で招待業務を担当またはサポートしたことがある20代から50代の男女（全国調査）

有効回答数

195

調査実施日

2025年10月1日

【本調査における「招待業務」の定義】
本調査では、「ゲストリストの作成・確認」「招待状の作成・送付」「出欠確認・管理」「回答者へのリマインド連絡」「イベント当日の受付準備」といった、イベント招待に関する一連の業務工程を対象とします。

※本リリースに関する内容をご掲載の際は、必ず「ビジネスイベントにおける招待業務の実態調査・株式会社ココチエ調べ」と明記してください。

調査内容の詳細

1. ビジネスにおける招待手法：1位「メール」

はじめに、「ビジネスで、イベントにゲストをご招待する際の招待手法」について尋ねたところ、ビジネスシーンで最も多く利用されている招待手法は「メール」（27%）でした。
一方で、「WEB招待状」（11%）の利用はまだ限られており、「紙」（19%）や「SNS」（12%）など、従来から使われている手段がいまだ一定の割合を占めていることがわかりました。
調査結果から、イベント招待業務においては、メールを中心とした従来型手法が依然として主流であることが見えてきます。

2. メールに潜む「2倍負担」：業務効率化の余地

次に、「担当したイベントの招待業務について、どのように感じていますか？」と尋ねたところ、多くの回答者はメール招待の出欠管理や宛名確認などに手間・負担を感じていることがわかりました。

なお、ここからは、イベント招待で多く使われるメール招待と、WEB招待状を用いた場合の業務負担の比較に焦点をあて紹介します。

出欠管理・宛名確認の手間はWEB招待状の約2倍

出欠管理や宛名確認の業務において、メールによる招待は、WEB招待状と比べて約2倍の手間・負担を感じる傾向が見られました。

出欠リマインド連絡の手間は1.5倍！「手軽さ」のイメージとのギャップ

また、出欠の回答リマインドといった招待作業の工程でも、メールによる招待はWEB招待状の約1.5倍の手間・負担を感じることがわかりました。

こうした結果から、メール招待は「手軽」という従来のイメージとは異なり、業務効率化の観点では改善の余地があることが示されました。また、一方で、WEB招待状は、メールに比べ、いずれの工程でも業務負担を感じる人が少ないことがわかりました。

3. メール招待の70%以上の回答者が「業務改善が必要」と回答

「招待業務の改善の必要性」を尋ねたところ、メールで招待している70%以上が「業務改善が必要」と回答しました。
具体的には、出欠確認・管理（返信の集計やリスト更新など）、招待客リストの作成、出欠の回答リマインド連絡の3つの工程で必要性が高く示されました。
これらの結果から、メールによる招待は手間や負担が大きく、効率化の余地があることが浮かび上がります。

まとめ

企業における招待業務の多くが非効率なマンパワーに依存しており、今回の調査により業務効率化の余地が大きいことが明らかになりました。
こうした課題の解決策として注目されるのが、「WEB招待状サービス」です。
出欠管理やリマインド、当日の受付といった一連のフローを一元的に運用できるため、個々の担当者に依存していた作業負担を軽減し、業務全体の最適化につなげることが可能です。

今後もヨブナラは、ビジネスイベントや社内行事など、あらゆるシーンで担当者の業務効率化を後押しするとともに、招待されるゲストにとってもスムーズで快適な体験を提供してまいります。