オンライン上で簡単に作成できるWEB招待状。結婚式では今や主流となりましたが、企業イベントや展示会などビジネスシーンでも近年人気を集めています。一方で、どのWEB招待状サービスが自分たちに一番マッチしているか分からずに悩む方も多いのではないでしょうか。
今回はビジネス利用に特化したWEB招待状を検討中の方に向けて、選ぶポイントと一緒におすすめのWEB招待状サービスをご紹介します。
結婚式とは違う「企業向け」WEB招待状サービスとは
近年は結婚式でWEB招待状を利用する方が増えていることから、結婚式に特化したWEB招待状サービスが充実しています。そのようなサービスは、結婚式ならではの「席次表・席札」機能や、お祝儀のオンライン決済などの機能が盛り込まれているのが特徴です。
一方で、企業向けのWEB招待状サービスは、ビジネスシーンでのイベントに特化した機能やデザインを備えており、イベントを主催する企業にとって「ほしい機能」が充実しています。
ここでは、企業向けのWEB招待状について、、詳しく解説します。
ビジネス利用に特価した企業向け機能・デザイン
企業向けのイベントは、数百～数千人単位の大規模イベントになることが多く、そのうちのゲストがVIPや海外の顧客というケースが考えられます。
ビジネス利用に特化したWEB招待状なら、英語化に対応している点や、下記を例に挙げる機能など、企業イベントに必要な機能を網羅していることが特徴です。
・ゲストの管理を複数人（チーム）で行う共同編集機能
・管理画面へのアクセスを限定的にするIP制限の設定
・マーケティングやイベント後のフォローアップに便利な、ゲストデータのCSV形式出力
・ゲストに企業の独自ドメインから送るメールの一括送信 など
機能の他、企業の色やブランドイメージに合わせたデザイン面を考慮したいところ。
格式あるイベントにぴったりな高級感のあるデザイン、企業のイメージを損なわないシンプルなデザインなど、テンプレートのデザインの種類は、企業向けWEB招待状の特徴と言えます。
ビジネスシーンで人気な用途
「WEB招待状ヨブナラ」が行った調査では、商業利用において「創立記念」の場で最も利用されたことが分かっています。
調査結果によるイベント用途のランキングは以下の通りです。
| 順位 | イベント用途（割合） |
| 1位 | 創立記念（27％） |
| 2位 | レセプション（14％） |
| 3位 | 新作発表会（13％） |
| 4位 | 懇親会（8％） |
| 5位 | 謝恩会（6％） |
その他、ランキングには入らなかったものの、授賞式、内定式、ゴルフコンペ、講演会、EXPO/展示会等での利用がありました。
結果によると、取引先やお客様など外部のゲストを迎えるイベントでの利用が過半数を超えており、華やかさが求められる特別なイベントで利用されるケースが多いのが特徴といえます。
どんな人におすすめ？
企業向けのWEB招待状サービスはこのような方におすすめです。
・社内／社外向けイベントを効率よく運営したい
・準備に時間とコストをかけられない
・当日の受付業務に人員を確保することが難しい
・VIPなど格式ある方を招待をしたい
・招待するゲストが100人以上
上記に一つでも当てはまる方は、次にご紹介するWEB招待状を選ぶポイントを踏まえ、サービス選びの参考にしてください。
企業向けWEB招待状サービスを選ぶポイント
ビジネスシーンでの利用向けに、WEB招待状サービスを選ぶ際のポイントを4つご紹介します。
ポイントの中での優先順位をあらかじめ決めておくことで、サービス選びをスムーズに進められます。
ポイント① 招待状の作成枚数が限定されていないか
法人利用の場合、イベントを複数回主催したり、相手によって送り分けたりするなど、招待状をいくつも作成することがあります。
一度の利用で何枚招待状を作成できるのか、確認しましょう。
追加で招待状が必要になった場合も鑑みて、作成できる枚数に制限のないサービスを選ぶことをおすすめします。
ポイント② 細かなカスタマイズができるか
企業として招待状を案内する場合、細かなカスタマイズができるかどうかはチェックしておきたいところ。
あると便利なカスタマイズ機能としては、以下の通りです。
・招待状に企業ブランドロゴを挿入するなど、オリジナル性のカスタマイズができる
・招待状やリマインド送付時、自社ドメイン／自社の署名に変更できる
・英語版の招待状を作成できる
また、ゲストが回答する出欠回答フォームがどの程度カスタマイズできるかも重要なポイントです。
例えば、ゲストへの質問項目や回答方式の種類を確認し、回答フォームの内容をどこまで変えられるかなど、カスタマイズが可能な範囲をチェックしましょう。
ポイント③ セキュリティ対策が万全か
企業にとってWEB招待状サービスを導入する上で課題となるのが、セキュリティ面ではないでしょうか。
ゲストの個人情報を扱うため、情報漏洩などのトラブルを起こさないためにもセキュリティ対策は重要です。
セキュリティ対策をどのように実施しているか、サービスサイトに記載があるかなど、安心して利用できるかという基準で判断することも大切です。
「WEB招待状ヨブナラ」では、「IP制限機能」を利用することができます。セキュリティ対策として管理画面へのアクセスを、指定したコンピューターやデバイスのみに限定することで、第三者による不正アクセスを防ぐことが可能です。
また、情報セキュリティマネジメントの国際規格認証「ISO27001」（ISMS）を取得しているので、セキュリティー面で安心して利用できます。
IP制限の詳細はこちら▼
ポイント④ 予算に合う金額設定か
企業が主催するイベントでは、予算が決められています。その予算内で利用できるかはもちろん、金額や支払体制も選ぶ上でポイントとなります。
・サブスクリプション／買い切りサービスか
・利用期間が決まっているか
・支払い方法や支払いタイミング
上記ポイントを踏まえ、適した利用方法で選ぶことをおすすめします。
「WEB招待状ヨブナラ」では、機能によって選べるプランと招待するゲストの規模に合わせたとゲスト枠（20人分まで無料）を組み合わせて利用することができます。
使用したい機能と利用者数に合わせることができるので、無駄なくWEB招待状を利用できることが魅力です。
企業向けのWEB招待状なら「WEB招待状ヨブナラ」がおすすめ
企業向けのWEB招待状サービスは、”企業にとって”使いやすいサービスであることが重要です。
「WEB招待状ヨブナラ」は、企業向けサービスとしてビジネス利用に特化した機能が充実しています。
ビジネスシーンに合った招待状デザインと、細かなカスタマイズ機能に加え、ユーザーのご要望をヒアリングした上でオリジナルなカスタマイズを提供できることから、大手企業をはじめとした多くの企業に選ばれています。
「招待業務をデジタル化したいけれど、味気ないイベントツールやメールでゲストをご招待するのは気が進まない」という方や、「ゲストを丁寧にご招待したい」という方におすすめのサービスです。
まとめ
今回は、ビジネスシーンに活用できる企業向けのWEB招待状サービスについて紹介しました。
社内／社外向けイベントにWEB招待状を賢く活用して、イベント準備をスムーズに進めてくださいね。
企業イベントのWEB招待状に関するよくある質問
使えます。創立記念パーティー・展示会・レセプション・謝恩会・社内表彰式など、幅広いビジネスイベントで活用されています。招待状の作成からゲストの出欠管理・当日の受付までをオンラインで完結できるため、招待人数が多いほどより効果を発揮します。
ゲスト層やイベントの性格によって異なります。格式を重視するVIP向けや高齢層が多い場合は紙が好まれることもあります。一方、招待人数が多い・準備期間が短い・出欠をリアルタイムで把握したいといった場合は、WEB招待状の方が効率的です。
なお、住所しか分からないゲストには紙、メールアドレスやSNSで連絡が取れるゲストにはWEBと、連絡手段によって使い分けざるを得ないケースもあります。紙にQRコードを添えてWEBで返信を受け付ける併用形式も広まっており、状況に応じて組み合わせるのも一つの方法です。
ゲストの氏名・連絡先など個人情報を扱うため、サービス選定時にセキュリティ対策の確認は必須です。管理画面へのアクセス制限（IP制限）の有無、情報セキュリティの国際規格（ISO27001など）の取得状況、プライバシーポリシーの内容などを事前にチェックしましょう。
サービスによって異なります。
企業向けに設計されたサービスでは、複数の担当者が同じ管理画面を共同編集できるものがあります。
招待状を受け取った相手にどう感じてほしいかを起点に選ぶのが基本です。
VIPや取引先向けのフォーマルなイベントには落ち着いた高級感のあるデザイン、社内イベントや懇親会にはやや柔らかい雰囲気のデザインが適しています。イベントの世界観を全面に打ち出したい場合は、バナー画像を大きく配置できて装飾がシンプルなテンプレートを選ぶと、ビジュアルが映えやすくなります。
サービスによって料金体系はさまざまで、無料プランから月額・年額のサブスクリプション型、招待人数に応じた従量課金型など、無料から数万円程度まで幅広くあります。
費用を検討する際はサービス利用料だけでなく、招待状の作成・送付・出欠管理にかかる担当者の工数、つまり人件費も合わせて考えると総コストが見えやすくなります。WEB招待状サービスはこれらの作業をまとめて効率化できるため、ツール費用以上のコスト削減につながるケースも少なくありません。
まずは自社のイベント規模と必要な機能を整理した上で、サービスを比較するのが失敗しない選び方です。
