急なイベントにもスピーディに対応。当日の入退館もオンラインでスマートに

黒河様：東急不動産の中で、ビル運営事業部いわゆるオフィスビルの運営管理をする部門があるのですが、ちょうど渋谷の複合施設​​「Shibuya Sakura Stage」が開業することになったのでそのお披露目もかねて、今回初の試みで当社のビルにご入居いただいてるテナント様との懇親会をすることになったんです。

普段、商業部門だと規模も大きくないので、直接お声がけしたり、準備期間も十分にあるので、手紙やハガキで招待状をお送りしたりしているのですが、オフィスビルのテナント様となると、全部で400社以上になります。最低でも500名、多ければ1000名ほどいらっしゃることになるかもしれないと。

また、ここ数年はコロナ禍もあってなかなか大きなイベントはできませんでしたが2023年になってようやく解禁されたこともあり、8月頃に急遽このイベントの企画が立ち上がり、11月13日に開催することなりました。人数の規模感と準備期間がほとんどない状況でしたので、これは通常のように紙の招待状でお送りするのは到底間に合わないということで、何かオンラインのシステムで招待できないかと探し出したところ、東急不動産内の他の部門で御社にお世話になっている繋がりから「ヨブナラ」の話を伺って、利用させていただくことになりました。

「欲しい機能が全部揃っていた」ことから利用を即決

黒河様：今回、短期間で招待に関する一連のことをスムーズに行いたい、ということもありましたが、もう一つ大きかったのは、QRコード認証による受付機能が付いていたことですね。イベント会場が東急プラザ渋谷のCÉ LA VI 東京だったのですが、やはり動線が限られていますので「受付で停滞しないようにしたい」、また今回のコンセプトがテナント様に日頃の感謝をお伝えしたいということもあり、「どのお客様がチェックインされたかなどは確実に把握したい」と考えていました。そういったニーズがある場合、QRコード認証の受付機能は非常に便利だと思います。

堀越様：WEB招待状なので全てオンラインで管理できるのも助かりました。お客様から出欠のご返信をいただいた時、リアルタイムで状況が反映されるので、回答状況をすぐに把握できるのもありがたかったです。

黒河様：実際、人数の規模感や準備期間の短さから、こういう機能があって欲しい、と思ったことが基本的に全て網羅されているシステムだったので、日頃のお付き合いからの信用もありましたし、他と比較する間も無く「ヨブナラ」に即決させていただきました（笑）。

「ヨブナラ」で時間と手間の大幅削減が可能に

黒河様：このイベントの企画が発足したのが8月の段階で、11月13日に実施しようと決まったのですが、どれくらいの規模でテナント数を呼ぶか決まったのは10月に入ってからでした。こういったイベントは大体3週間前にはご案内させていただいてますので、そうなるとほとんど時間がない状態でして。
通常は、何ヶ月も前から、ゲストの役職、リストを担当が全員確認、宛先も問題ないか確認してから印字にかけて、ハガキや封書を集めて一斉に配送して、返信期限までに戻ってこない方をまた追いかけて、とかなり時間がかかります。そう考えると、今回のように非常に短いスパンでパッと送り、ゲストからもご返信いただけたのは、手間削減どころの騒ぎではなかったと思います。

堀越様：お客様が返信フォームに入力されたメールアドレスに自動で招待状を送っていただけるのもかなり手間の削減になりましたね。

黒河様：それと、招待状の作成もゲストの管理も全てブラウザ上で操作するので、スマホやipadなどどの端末からでも操作できるのも助かりました。

黒河様：そうですね。今回、準備期間がかなり限られた状況で招待をスムーズに進められたことは非常に助かったということもありますが、今後の利用を考えた時に、やはり大きなメリットは当日の動き方が変わることだと思います。
入退館をいかにスマートにするか？は、主催側にとって重要なことだと思いますので、オンライン上で簡単にしかも確実に管理できるというのは、とてもありがたい機能です。これは紙では絶対にできないことなので、また今回のような大規模なイベントでは利用させていただきたいと思います。