祝賀会招待状の正式な書き方｜格式を守るためのマナーと例文集【目的別】

2025年6月13日

祝賀会は、人生や組織における節目を華やかに祝う特別な場です。招待状の作成では、相手に失礼がないよう、言葉遣いやマナー、形式に細やかな配慮が欠かせません。本記事では、祝賀会招待状の正しい書き方と送付時のマナーを解説し、目的別の例文もご紹介。ぜひ参考にしてみてください。

祝賀会招待状の書き方と基本マナー

祝賀会とはどんなイベント？

祝賀会とは、個人や団体の節目や功績を祝い、感謝や敬意を伝えるための正式なイベントです。主な開催目的には、就任、退任・定年・栄転、周年記念、叙勲・受賞などがあり、祝賀会は関係者との絆を深める重要な機会となります。

開催形式は多様で、ホテルや料亭での着席会食、立食形式のレセプション、家族や親しい人だけの小規模な会など、目的や参加者に応じて決定されます。祝賀会はこれまでの功績を称えるとともに、今後の活躍を願う場でもあるため、感謝の気持ちを込めて丁寧な準備と気配りを心がけましょう。

祝賀会招待状の正しい書き方とマナー

祝賀会の招待状は、主催者の礼儀を伝える大切な文書であり、形式や言葉遣いにも十分な配慮が求められます。ここでは、招待状に必要な基本構成とマナーのポイントをわかりやすく紹介します。

招待状の基本構成

正式な祝賀会招待状は、以下の構成が基本です。

・頭語・結語
「拝啓」「敬具」などの定型表現に、季節の挨拶を添えて始めと終わりを整えます。

・開催の趣旨
祝賀会の目的や趣旨を端的かつ明確に記載します。

・開催詳細
日時、場所、服装の指定など、参加に必要な具体的な情報を正確に示します。

・返信の依頼
出欠の確認方法や返信期限を明示し、参加者の把握が円滑に行えるようにします。

・差出人情報
主催者名、所属、連絡先を明記し、問い合わせ先を案内します。

失礼にならないためのマナーポイント３つ

祝賀会の招待状ではゲストへの敬意と品位が伝わるよう、適切なマナーを守ることが求められます。以下の3つのポイントを押さえることで、失礼のない、信頼感のある招待状を作成できます。

①丁寧語・謙譲語を正しく使う

祝賀会の招待状では、敬意が伝わる言葉遣いが求められます。「ご多用中恐縮ですが」「ご臨席賜りますようお願い申し上げます」など、丁寧語や謙譲語を適切に使うことが大切です。文章全体の言葉遣いを統一することで、フォーマルな印象を与えます。

③句読点の使い方に注意する

格式ある祝賀会の招待状では、句読点を使わないのが正式とされ、特に紙で送る場合は、伝統的なスタイルが重視されます。一方で、メールやWebを通じた案内では読みやすさが求められるため、句読点を使っても問題ありません。ゲストや送付手段に応じて、伝統と実用性のバランスをとることがポイントです。

③ 敬称・肩書・所属を正確に記載する

招待状の宛名や本文中では「様」「先生」などの敬称を正しく付けるとともに、役職名や団体名・所属名については、略さず正式名称を使用しましょう。特に肩書や所属の誤りは相手に対して失礼となるため、事前に正確な情報を確認することが重要です。

祝賀会招待状の正しい送付時期

祝賀会の招待状は、原則として開催の1か月前までに送付し、遅くとも2週間前には到着させるのが望ましいです。大規模なイベントや遠方からのゲストを招く場合は、2か月前の送付を目安に発送すると、主催者もゲストも十分な準備時間を確保できます。急な開催時は、まず電話やメールなどで口頭連絡を行い、後日改めて書面の案内状を送付するのが丁寧です。

祝賀会当日までの準備チェックポイント

祝賀会を円滑に運営し、成功させるためには、招待状の送付だけでなく、当日までの綿密な準備が不可欠です。丁寧な準備や細やかな配慮が、参加者の満足度や祝賀会全体の印象に直結します。以下のチェックリストを活用して、計画的に準備を進めましょう。

check1：招待状送付後の出欠確認とフォローアップ

招待状送付後は、出欠の返信状況をこまめに確認し、未返信の方には適切なタイミングでフォローアップを行いましょう。参加者を正確に把握することで、当日の配布物や食事の手配などをスムーズに進行させることができます。

check2：受付準備と席次表の最終チェック

受付は祝賀会の第一印象を決める重要なポイント。担当者の役割分担を明確にし、案内資料・名札・参加者リストなどを事前に準備しましょう。席次表は、敬称や肩書が正確に反映されているか複数人で確認し、失礼のない配置になるよう丁寧に調整します。会場の案内表示や誘導サインなどに至るまでの細かな配慮も、来場者の満足度を高めます。

check3：会場・進行の準備

会場設営は音響・照明・動線・安全対策を入念に確認します。司会者や関係者と進行のスケジュールやタイムテーブルを細かく調整し、食事提供のタイミングや記念品の配置も、進行を妨げないよう事前に確認しましょう。ゲストが心地よく過ごせるよう、細部まで配慮することが大切です。

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・ゲスト出欠管理：オンライン上で簡単に管理し、受付や席次調整がスムーズに
・リマインドメール機能：自動で確認メールを送信し、返信漏れを防止
・ゲスト入力フォーム：招待者自身が情報を入力し、誤記を防止
・QRコード受付システム：QRコードをかざすだけで受付が簡単に完了

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祝賀会招待状の例文集〈目的別〉

例文：就任祝賀会の招待状

令和〇年〇月〇日

取引先各位

〇〇株式会社
人事部　〇〇

代表取締役社長就任のご報告と祝賀会のご案内

拝啓　新緑の候、皆様におかれましては益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、このたび〇〇株式会社では、〇〇〇〇が代表取締役社長に就任いたしました。
新体制のもと、社員一同気持ちを新たに社業発展に邁進してまいりますので、今後とも変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。

つきましては、ささやかではございますが、下記のとおり就任祝賀の席を設けさせていただきたく存じます。
ご多用の折とは存じますが、何卒ご臨席賜りますよう、謹んでご案内申し上げます。

敬具

記

日時：令和〇年〇月〇日（〇）〇時より
会場：〇〇ホテル〇階「〇〇の間」
服装：平服にてお越しください

※ご出欠につきましては、20〇〇年〇月〇日までにメールにてご返信くださいますようお願い申し上げます。Mail.xxxxxxx@xxxxxco.jp

以上

例文：叙勲・褒章祝賀会

令和〇年〇月〇日

取引先各位

〇〇株式会社
代表取締社長　〇〇〇〇

叙勲祝賀会のご案内

拝啓　貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のお引き立てをいただき、厚くお礼申し上げます。

このたび、弊社前代表取締役〇〇は、永年にわたる産業振興への貢献により
令和〇年の秋の叙勲において「〇〇章」を受章いたしました。
これもひとえに皆様のご支援ご厚誼の賜と、心より感謝申し上げます。

つきましては　ささやかではございますが　叙勲受章を記念し祝賀の席を設けたく存じます。
ご多用中とは存じますが　ご臨席賜りますよう謹んでご案内申し上げます。

敬具

記

日時：令和〇年〇月〇日（〇）　午後6時より（受付：午後5時30分開始）
会場：〇〇ホテル〇階「〇〇の間」（別紙地図参照）
ご参会費：10,000円　（当日受付にて）
※ご出欠につきましては、誠にお手数ですが〇月〇日（〇）までにご返信くださいますようお願い申し上げます。

ご不明な点がございましたら、弊社担当〇〇（TEL：03-xxxx-xxxx）までご連絡ください。

以上

例文：周年記念パーティー

令和〇年〇月〇日

取引先各位

株式会社〇〇
代表取締役　〇〇〇〇
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

創立◯周年記念祝賀会のご案内

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございます。

さて、弊社〇〇株式会社は、本年◯月をもちまして創立◯周年を迎える運びとなりました。
これもひとえに、皆様の温かいご支援とご愛顧の賜物と、深く感謝申し上げます。

つきましては、日頃のご厚誼への感謝を込め、下記のとおり祝賀会を開催いたします。
ご多用中とは存じますが、ぜひご臨席賜りますようお願い申し上げます。

ご出欠につきましては、下記担当者へ〇月〇日までにご連絡をお願いいたします。
皆様のご来臨を心よりお待ち申し上げております。

敬具

記

■日　時：令和◯年◯月◯日（◯）
　　　　午後◯時開宴（受付開始：午後◯時）
■会　場：〇〇ホテル〇階〇の間
　　　　（東京都〇〇区〇〇1-2-3 ）
■最寄り駅：〇〇線〇〇駅〇〇出口より徒歩〇分
■服　装：平服にてお越しください
■返信先・お問い合わせ：
株式会社〇〇総務部（担当：〇〇）
TEL：03-1234-5678
E-mail：〇〇〇@XXXX.co.jp

以上