ビジネスシーンでは、社内外の関係者を招く企業イベントが多く開催されます。上司から急に「イベントの招待状を作ってほしい」と依頼され、どのように書けばいいのか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
本記事では、ビジネスイベントにおける「招待状」の役割や基本的な書き方、テンプレートとして使える、シーン別のメッセージ例を11種類ご紹介します。ビジネスマナーに則った文例を参考に、招待状の準備を進めてみてください。
ビジネスイベントにおける招待状の重要性
社内から社外まで幅広くゲストを招待するビジネスイベントにおいて、スムーズなイベント運営を行うためにも招待状は不可欠です。
招待状はゲストにとって、イベントの第一印象。特に社外の取引先や顧客を招待する場合は、会社の印象に直結し、その後の取引関係にも関わる可能性があります。
ビジネスシーンの招待状は重要な役割を持ち、組織の代表として送る文章でもあるので、ビジネス文書に適した丁寧な言葉選びを意識して作成しましょう。
ビジネスイベントの招待状で押さえるべきポイント
ビジネスイベントの招待状に記す文章は、社外の方や目上の方など様々なゲストに読まれるため、ビジネス文書の基本構成にきちんと沿って書くと良いでしょう。
招待状の基本構成は以下の通りです。
招待状の基本構成
・イベント名
・挨拶文
・日付（招待状送付日）
・イベント情報
・回答期限
これらの構成を意識して書くことで、招待状に必要な内容を漏れなく記載できます。
特にビジネスシーンのイベントで重要な「挨拶文」「イベント情報」「回答期限」については次の段落で詳しく解説しています。
💡TIPS
ビジネスイベントにはヨブナラがおすすめ
招待状作成をスムーズにするなら「WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ）」がおすすめです。WEB招待状の基本構成が揃っているヨブナラではイベントの必要情報を項目に沿って入力するだけ。最短3分であっという間に招待状が完成します。
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①丁寧な言葉で挨拶文を書く
挨拶文はイベント主催者の想いやゲストへの感謝の気持ちを伝えるために、丁寧な言葉遣いを用いて書きます。
挨拶文の冒頭には「頭語」と「時候の挨拶（季節の挨拶）」、文末には「結語」を入れるのがビジネス文書のマナーです。頭語は「こんにちは」の意味をもち、結語は「さようなら」の意味を持ちます。
また、頭語とセットで書くと良いのが時候の挨拶です。相手に用件を伝える前のクッションとなり、文章全体がソフトな雰囲気になります。
②イベント情報は簡潔にまとめる
開催日時や場所などイベントの詳細をゲストに伝えます。
ゲストがイベントに出席したいと思えるよう、端的に必要な情報を記載しましょう。文面が長すぎたり情報を盛り込みすぎたりすると、必要な情報を読み落としてしまうこともあるので注意してください。
イベント情報の記載に必要な項目は以下の通りです。
・開催日時
ゲストが最も気になる項目のため、一番最初に目がいくように書きましょう。イベントの開始時間だけでなく、受付開始時間や終了時間も明記するとより親切です。既に詳細なイベント当日の時間割が決まっている場合は記載しましょう。
・場所
会場名と住所のほかに、会場サイトのURLを添付するのもおすすめです。広い会場の場合は、フロア名や部屋の名称などを具体的に記載すると良いでしょう。
・問い合わせ先
イベント担当者の名前と連絡先を明記し、問い合わせ先が分かるようにします。イベント当日はすぐに連絡が取れるようにしておく必要があるため、メールアドレスだけではなく電話番号もあらかじめ記載すると良いでしょう。
イベントによって必要な情報が異なるため、適宜最適な項目を選択する必要があります。
必須項目以外にも、必要に応じて記載すると良い内容を下記にまとめましたので、参考にしてみてください。
・アクセスマップ
ホテルなどでは、アクセスマップを会場が用意している場合もあるので会場サイトを確認してみてください。
・服装
ドレスコードを設けたイベントの場合は記載しましょう。また、ドレスコードが決まっていると、当日の服装に悩むゲストが少なくなるため服装を指定しても良いかもしれません。
・会費
会費の徴収が必要な場合はあらかじめ金額を記載しましょう。
③出欠回答の期限を明確にする
招待状の返信率を高めるためにも、出欠の回答期限を定める必要があります。また、返信が必要な旨をストレートに招待状に明記するのも重要です。
返信期限を伝える例
「ご参加の意思を20●●年●月●日までに、ご回答をお願い申し上げます。」
主催者側にとっては、イベントの参加人数が確定しやすくなるなどのメリットがあるので、出欠の回答期限は明確に記載しましょう。
ビジネスイベントの招待状／案内状の例文
例文1：会社設立記念パーティーの招待状の例文
例文1：会社設立記念パーティーの招待状の例文
株式会社◯◯◯◯設立記念パーティーのご案内
謹啓
◯◯の候 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、このたび新たに立ち上げました株式会社◯◯◯◯は令和●年●月●日を期して営業を開始する運びとなりました。
これもひとえに皆様のご支援によるものと心より感謝申し上げます。
つきましては、ご支援くださいました皆様に、感謝の気持ちを込めてささやかな宴をご用意させていただきました。
ご多用のところ大変恐縮ではございますが、何卒ご臨席賜りますようお願い申し上げます。
今後ともご支援くださる皆様のお役に立てるよう、精進して参る所存でございます。
引続きご愛顧お引き立てを賜りますようお願い申し上げます。
謹白
令和●年●月●日
株式会社◯◯◯◯
代表取締役 ◯◯◯◯
記
・開催日時 ：令和●年●月●日（〇曜日）午後●時～●時
・開催場所 ：〇〇ホテル〇〇の間
〇〇県〇〇市〇〇区●●-●●
〇〇線〇〇駅〇〇出口より徒歩●分
・会費 ：●,●●●円
・お問合せ先 ：◯◯◯◯宛
Tel.●●●-●●●●-●●●●
お手数ではございますが、●月●日迄にご出欠をお知らせくださいますようお願い申し上げます。
例文2：社長就任／役員就任祝賀会の招待状の例文
社長交代と役員就任祝賀会のご案内
謹啓
◯◯の候 時下ますます御清祥のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さて私儀
弊社第●回取締役会において代表取締役社長に就任いたしました。
誠に微力ではございますが社業の発展に力の限り努力をいたす所存でございますので、引続きご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。
また役員の改選も行い、新役員が選任されましたので併せてお知らせ申し上げます。
今後も新陣容をもって全力で社業発展に尽くしてまいります。
つきましては、日頃お世話になっております皆様に感謝の気持ちを込めて、小宴を催させていただきたいと存じます。
ご多忙のところ大変恐縮ですが、何卒ご臨席を賜りますようお願い申し上げます。
謹白
令和●年●月●日
株式会社◯◯◯◯
代表取締役 ◯◯◯◯
記
新役員
・代表取締役 ◯◯◯◯
・専務取締役 ◯◯◯◯
・取 締 役 ◯◯◯◯
・監 査 役 ◯◯◯◯
なお 代表取締役社長◯◯◯◯は退任いたしました。
在任中に賜りましたご厚情に深く御礼申し上げます。
披露小宴
・開催日時 ：令和●年●月●日（〇曜日）午後●時～●時
・開催場所 ：〇〇ホテル〇〇の間
〇〇県〇〇市〇〇区●●-●●
〇〇線〇〇駅〇〇出口より徒歩●分
・参加費 ：●●,●●●円
・お問合せ先 ：株式会社〇〇〇〇 〇〇部〇〇課 ◯◯◯◯
Tel.●●●-●●●●-●●●●
お手数ではございますが、●月●日迄にご臨席の可否をお知らせくださいますようお願い申し上げます。
例文3：創立記念／周年記念パーティーの招待状の例文
株式会社◯◯◯創立●●周年記念のご案内
謹啓
〇〇の候 貴社ますます御発展のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り深謝申し上げます。
さて弊社では本年の●月●日をもちまして創立●●周年を迎えることとなりました。
これもひとえに皆様方のご支援の賜と深く感謝いたしております。
つきましては日頃お引き立てを賜っております皆様方に感謝の意を表したく、創立●●周年記念の祝宴を催したいと存じます。
皆様におかれましてはご多忙のところ誠に恐縮ではございますが、何卒ご来駕賜りますようご案内申し上げます。
謹白
20●●年●月●日
株式会社〇〇〇〇
代表取締役 〇〇〇〇
記
・開催日時 ：20●●年●月●日（〇曜日）午後●時～●時
・開催場所 ：〇〇ホテル〇〇の間
〇〇県〇〇市〇〇区●●-●●
〇〇線〇〇駅〇〇出口より徒歩●分
・参加費 ：●●,●●●円
・お問合せ先 ：株式会社〇〇〇〇 〇〇部〇〇課 ◯◯◯◯
Tel.●●●-●●●●-●●●●
お手数ではございますが、●月●日迄にご出欠をお知らせくださいますようお願い申し上げます。
「創立記念の招待状例文」についてもっと詳しく知りたい方はこちらの記事をチェック
例文4：新装・改装お披露目パーティーの招待状の例文
新店舗レセプションパーティーのご案内
拝啓
〇〇の候 皆様にはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、この度かねてより念願でございました、◯◯店を●月●日にオープンする運びとなりました。
無事にこの日を迎えられるのは、開店準備中に親身なご教授やご助力をいただいた皆様の賜物でございます。心より厚くお礼申し上げます。
つきましては開店に先立ちまして皆様に感謝の意を表したく、店内の披露を兼ねたオープニングパーティーを開催させていただきます。
ご多用中誠に恐縮ではございますが、何卒ご来店賜りますようお願い申し上げます。
敬具
20●●年●月●日
〇〇〇〇『〇〇店』
代表 〇〇〇〇
記
・開催日時 ：20●●年●月●日（〇曜日）午後●時～●時
・開催場所 ：〇〇〇〇『〇〇店』
〇〇県〇〇市〇〇区●●-●●
〇〇線〇〇駅〇〇出口より徒歩●分
・お問合せ先 ：◯◯◯◯まで
Tel.●●●-●●●●-●●●●
・平服でお越しください
お手数ではございますが、●月●日までにご出欠をお知らせくださいますようお願い申し上げます。
例文5：新社屋・移転祝いの招待状の例文
新社屋のお披露目会
謹啓
〇〇の候 貴社ますます御発展のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配にあずかり厚く御礼申し上げます。
さて、かねてより建設を進めてまいりました、新社屋が落成の運びとなりましたのでお知らせ申し上げます。仮社屋の期間は何かとご不便をおかけしましたが、来る●月●日より新社屋にて業務を開始いたします。
つきましては、ささやかではございますが新社屋のご披露を兼ね、日頃のご厚誼に感謝申し上げたく小宴を催すことといたしました。
ご多忙のところ誠に恐縮ですが、何卒ご来臨くださいますようお願い申し上げます。
謹白
20●●年●月●日
株式会社〇〇〇〇
代表取締役 〇〇〇〇
記
・開催日時 ：20●●年●月●日（〇曜日）午前●時～●時
・開催場所 ：弊社 新社屋
〇〇県〇〇市〇〇区●●-●●
〇〇線〇〇駅〇〇出口より徒歩●分
・お問合せ先 ：窓口 ◯◯◯◯
Tel.●●●-●●●●-●●●●
・平服でお越しください
お手数ではございますが、●月●日までにご出欠をお知らせくださいますようお願い申し上げます。
例文6：株主総会／説明会の案内状の例文
第●回株主総会開催のご案内
謹啓
〇〇の候 貴社ますます御発展のこととお喜び申し上げます。
さてこの度、第●回株主総会を開催いたしますので、ご出席くださいますようご通知申し上げます。
ご多忙中誠に恐縮ではございますが、是非とも足をお運びいただけましたら幸いにございます。
なお、本議案において定足数の出席が必要となる議案がございますので、当日ご欠席される場合は、PDF添付した委任状に賛否をご表示いただき、必要事項をご記入、ご捺印のうえご返信くださいますようお願い申し上げます。
謹白
20●●年●月●日
株式会社〇〇〇〇
代表取締役 〇〇〇〇
株主各位
記
・日時 ：20●●年●月●日（〇曜日）午前●時～午後●時
・場所 〇〇県〇〇市〇〇区●●-●● ●●階 株式会社〇〇〇〇 第●会議室
〇〇線〇〇駅〇〇出口より徒歩●分
・会議の目的事項
第一号議案 第●期営業報告書
貸借対照表・損益計算書の報告
第二号議案 事業譲渡に関する件
第三号議案 取締役●名の改選の件
以上
例文7：ゴルフコンペの案内状の例文
第●回〇〇杯ゴルフコンペのご案内
拝啓
〇〇の候 貴社におかれましても時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
さてこの度、平素よりお世話になっている皆様との交流を深めたく、20●●年度第●回〇〇杯ゴルフコンペを開催する運びとなりました。
コンペの後には表彰式を兼ねた懇親会も予定しており、特別な賞品を多数ご用意致しております。
ご多忙のところ誠に恐縮ではございますが、皆様奮ってご参加くださいますようお願い申し上げます。
敬具
20●●年●月●日
株式会社〇〇〇〇
幹事 〇〇〇〇
株主各位
記
・開催日時 ：20●●年●月●日（〇曜日）午前●時
・開催場所 ：〇〇カントリークラブ〇〇コース
〇〇県〇〇市〇〇区〇〇
〇〇線〇〇駅〇〇出口より徒歩●分
・集合時間 ：午前●時
・集合場所 ：〇〇カントリークラブ〇〇コース出入り口前
〇〇線〇〇駅〇〇出口より徒歩●分
・参加費用 ：プレーフィー●●,●●●円／会費（景品代・懇親会）●,●●●円
・競技方式 ：ペリア方式（ゴルフ初心者の方もお楽しみいただける競技方式です）
・お問い合わせ先：Tel.●●●-●●●●-●●●●
株式会社〇〇〇〇 〇〇部〇〇課 〇〇〇〇
※懇親会は〇〇カントリークラブ〇〇〇レストランにて午後●時より予定しております。
※雨天時の開催可否については前日の午後●●時までにご連絡致します。
お手数ながら、ご参加の意思を20●●年●月●日までにご回答をお願い申し上げます。
※申込後にキャンセルされる場合は●月●日までにご連絡をお願い申し上げます。
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例文8：セミナー／講演会の案内状の例文
◯◯セミナーのご案内
拝啓
◯◯の候 ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
日頃は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さてこの度、弊社主催の「◯◯セミナー」を下記のとおり開催いたしますのでご案内申し上げます。
当日は講師に◯◯◯◯様をお迎えし◯◯に関する最新情報やノウハウなどについて、ご講演いただきます。
セミナー後には参加者様と講師の先生方との交流会もご用意しておりますので、何卒ご出席くださいますようお願い申し上げます。
敬具
20●●年●月●日
株式会社〇〇〇〇
担当者 〇〇〇〇
記
・開催日時 ：20●●年●月●日（〇曜日）
午後●時～●時
・開催場所 ：〇〇会館 ●階
〇〇県〇〇市〇〇区●●-●●
〇〇線〇〇駅〇〇出口より徒歩●分
・講師 ：〇〇〇〇氏（◯◯株式会社）
〇〇〇〇氏（株式会社◯◯◯◯）
〇〇〇〇氏（株式会社◯◯）
・参加費 ：●,●●●円
・お問合せ先 ：〇〇〇〇
Tel.●●●-●●●●-●●●●
お手数ではございますが、●月●日までにご出欠をお知らせくださいますようお願い申し上げます。
例文9：慰安旅行／社員旅行の招待状の例文
社員旅行のご案内
拝啓
◯◯な日が続いておりますが、社員の皆さまにおかれましてはお元気でお過ごしのことと存じます。
さて、毎年恒例の社員旅行の日程が決まりましたので、ご案内いたします。
今期の旅行先は先日のアンケート結果より、ご要望が多かった「◯◯◯温泉」に決定いたしました。
日ごろ、全力で業務にあたる皆さまの疲れを癒し、社員同志の親睦を深めていただければと思いますので、ご参加お待ちしております。
敬具
令和●年●月●日
株式会社〇〇〇〇
◯◯部◯◯課 ◯◯
記
・日時 ：令和●年●月●日（〇曜日）～●日（〇曜日）
・旅行先 ：〇〇県〜〇〇県 １泊２日
・宿泊先 ：〇〇〇温泉「〇〇ホテル」
URL https//www.XXXXXXXX
・集合場所 ：株式会社◯◯◯◯ ◯◯前
・集合時間 ：午前●時（●時出発予定）
なお、ご参加いただける方には後日、◯◯より旅程の詳細についてご連絡いたしますので、ご確認お願いします。
お忙しいところ恐縮ですが、ご出欠の有無を●月●日までに◯◯部にお知らせください。
例文10：内定式の案内状の例文
内定式のご案内
拝啓
◯◯の候 貴殿におかれましては益々ご健勝のこととお喜び申し上げます。
さてこの度、令和●年度の新卒採用予定者の皆様を対象とした、内定者懇親会を開催いたします。内定者の皆様同士や弊社社員との親睦を深める機会にもなりますので、ぜひご参加くださいますようお願い申し上げます。
敬具
令和●年●月●日
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇〇〇
記
・開催日時 ：令和●年●月●日（〇曜日）午前●時集合
・開催場所 ：株式会社◯◯◯◯ 第●●会議室
〇〇県〇〇市〇〇区●●-●● ●●階
〇〇線〇〇駅〇〇出口より徒歩●分
・持ち物 ：筆記用具、印鑑
・服装 ：スーツでお越しください
※交通費をお支払いしますので領収書を保管し、当日は忘れずにご持参ください。
・お問合せ先 ：株式会社◯◯◯◯ 人事部 〇〇〇〇
Tel.●●●-●●●●-●●●●
お手数ではございますが、●月●日迄にご出欠をお知らせくださいますようお願い申し上げます。
例文11：偲ぶ会の案内状の例文
｢◯◯を偲ぶ会｣のご案内
謹啓
◯◯の候 皆様におかれましてはますますご活躍のことと存じます
◯◯が●月●●日に永眠いたしました
ここに生前のご厚誼を深謝し謹んでご通知申し上げます
なお 密葬の儀は過日近親者のみにて滞りなく相済ませました
つきましては◯◯の「偲ぶ会」を下記の通り執り行うことと致しました
ご多忙の折 誠に恐縮ですがご出席賜りますようご案内申し上げます
謹白
令和●年●月●日
〇〇〇〇
記
・日時 ：令和●年●月●●日（〇曜日）
午前●●時より午後●●時
（受付 午前●時より）
・場所 ：〇〇ホテル
〇〇県〇〇市〇〇区●●-●●
●●●-●●●●-●●●●
※〇〇線〇〇駅〇〇出口より徒歩●分
・会費 ：8,000円
・お問合せ先 ：Tel.●●●-●●●●-●●●●（担当 ◯◯ ◯◯）
当日は平服でご参席賜りますようお願い致します
供花 香典等の儀は固くご辞退申し上げます
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ビジネスイベントには『WEB招待状Yobunara（ヨブナラ）』がおすすめ
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紙の招待状をデジタル化し、オンライン上で招待状の作成・送付やゲスト管理が簡単に行えるようになりました。
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ビジネスイベントを成功に導く招待状を作成しよう
今回は様々なビジネスのイベントシーンで活用できる招待状の例文をご紹介しました。
ビジネスイベントにおいて招待状は、ゲストの第一印象となる重要なツールです。招待状の基本構成を意識して書くことで、読み手にとって理解しやすく、丁寧な印象を与えることができます。ビジネスシーンにあった例文を参考に、イベントの成功に繋がる招待状を作成してみてください。
例文の監修者情報
横山 実代
株式会社ジャパンウーマンソサエティ 取締役社長
医療法人 理事
経営の傍ら、様々な場面での作法に興味を持ち、下記のディプロマを取得。
・一般社団法人日本プロトコール＆マナーズ協会 プロトコール＆マナーズアドバイザー
・一般社団法人日本プロトコール＆マナーズ協会 日本精神文化マイスター
・折形礼法
定期的に開催している「勉強会」などでマナー講座も開催
