【例文あり】VIP向けの招待状作成のコツ。VIP対応のポイントも紹介

VIPゲストを招待するイベントでは、招待状や案内状にも気を配る必要があります。しかし、通常の招待状とは何が違うのか、実際どのように送ったらいいのか、迷う方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、VIP向けの招待状や案内状を作成する際のポイントやコツをご紹介。すぐに使えるテンプレートの他、VIPゲストをお迎えする際に配慮すべき点も併せて解説します。
VIPゲストを気持ち良くお迎えできるよう、ぜひ参考にしてみてください。

VIP向け招待状／案内状とは

VIP向け招待状／案内状とは、特別なゲストに対して送られる、イベントや式典への招待状です。VIPとは、“Very Important Person”の頭文字。「非常に重要な人」や「極めて地位の高い人」を意味し、皇族や王族、国家や地方公共団体の重要人物を指すだけでなく、企業やイベント主催者側にとって特に大切なゲストを指す時にも使われます。

招待状や案内状を送る際には、大切なVIPゲストへの配慮が求められます。

VIP向け招待状作成のコツ5選

VIP向けの招待状は、ゲストがイベントへの期待感を高められるような工夫が必要です。ここでは、VIP向け招待状を作成する上でのポイントを5つご紹介します。

1.WEB招待状を活用する

VIP向けの招待状は、デザインやレイアウト、印刷の品質から封筒の選び方まで特に配慮する必要があります。しかし、これらを専門業者に発注するのも時間と手間がかかりますよね。
そんなときは、WEB招待状を活用するのがおすすめ。招待状の作成から送付、出欠確認までオンライン上で全て完結するため、紙の招待状と比較して時間や手間を大幅に軽減できます。
紙の印刷代や封筒代、切手代などもかからず、コストを抑えられるのも嬉しいポイントです。
WEB招待状を利用すれば、デザインやレイアウトも、簡単にハイクオリティな仕上がりに。

2.イベントのテイストに合わせたデザインを選ぶ

招待状のデザインは、イベントのテーマや雰囲気に合わせて選びます。VIP向けの招待状は、カジュアルになりすぎないようシンプルなデザインを選び、エレガントな装飾やフォントを使用しましょう。

3.ビジネスマナーを意識し、文章は簡潔に

招待状の冒頭には丁寧な挨拶文を入れ、続けてイベントの詳細を明記します。VIP向けの専用駐車場や出入口など、特別な配慮についても記載すると良いでしょう。
あまり長くなってしまわないよう、文章は簡潔に。

4.送付タイミングは2～3ヶ月前がおすすめ

VIPゲストが余裕を持って予定を調整できるよう、イベント開催の2～3ヶ月前を目安に送付しましょう。最低でも2週間前には送るのがマナーなので、なるべく早めの送付を心がけてください。

5.返信期限の設定

VIPゲストは多忙なスケジュールを抱えていることが予想されます。返信が必要な場合は、返信期限を明確に伝えることが大切です。

「ご多忙中とは存じますが、〇月〇日までにご返信いただけますと幸いです」などと締切日を設定し、返信希望の旨を明示しましょう。

VIP向け招待状の招待状の例文

VIPゲスト向けに送る招待状の例文を「WEB招待状版」と「紙の招待状版」のパターン別にご紹介します。

VIPゲストをお迎えするイベントで意識するべきポイント

VIPゲストをお迎えするイベントでは、普段以上に気を遣う必要があります。しかし、いざVIPゲストをお招きするとなると、どのような配慮が必要か分からず慣れないことに緊張するかもしれません。
そんなときは、以下のポイントを意識すると良いでしょう。

事前準備期間は十分に余裕を持たせる

多忙なVIPゲストは、半年先までスケジュールの予定が埋まっていることも十分に考えられます。招待状を早めに送付するためにも、会場選びなどの事前準備には余裕を持って取り掛かりましょう。
特に、紙の招待状で案内する場合は、印刷や封入作業などに時間がかかります。焦るとミスにも繋がるため、計画的なスケジュールを組むのが大切です。

イベント開催前のフォローアップ

イベント当日が近づいてきたら「リマインドメール」を送りましょう。再度リマインドをすることで、多忙なゲストも忘れることなくイベントに出席できます。

適切な会場選び

VIPゲストがアクセスしやすい会場を選びます。車を利用する際は、VIP専用の駐車場や送迎サービスを提供するのも忘れずに。
また、駐車場から控え室、控え室から会場までの移動経路は、他の来場者から見えない動線を確保するなど、プライバシーにも気を配る必要があります。控室の準備や座席の配置などを事前に確認し、適切な会場を選択しましょう。

当日の振る舞い

当日は、常に敬意を込めた言葉遣いや立ち居振る舞いを心がけます。VIPゲストのお出迎えやお見送りは、特に重要です。主催者はゲストの名前と顔を事前に把握し、責任者はもちろん、なるべく複数人で丁寧なお出迎え・お見送りを意識しましょう。

また、VIPゲストをサポートするための担当者を付けましょう。担当者は、ゲストを待たせることがないよう時間やスケジュールを守り、常に気を配れる行動を心がけます。
控室で待機していただく場合は、飲み物や軽食を用意する配慮を忘れずに。
急なトラブルにも迅速に対応できるよう、スタッフ間の連携を徹底しましょう。

ケータリングでは事前に好みやアレルギーを確認しておく

ケータリングで食事を提供する予定がある場合は、食物アレルギーがないか事前に把握する必要があります。
VIPゲストに食べ物のアレルギーがないか確認し、提供メニューを選定しましょう。
食物アレルギーが把握できたら、ケータリング会社には早めに確認・相談します。

イベント終了後のフォローアップ

イベント後、参加のお礼を送ることで丁寧な印象を与えます。お礼状はハガキもしくはメールで送り、ゲストからの感想や意見をもらいましょう。ゲストからのフィードバックは、次回のイベントに活かすことができます。

VIP向けの招待状なら「WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ）」がおすすめ

「WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ）」は、あらゆるイベントシーンで使えるWEB招待状サービスです。紙の招待状をデジタル化し、招待状の作成・送付からゲスト管理、当日の受付まで、招待業務のすべてをワンストップで完結。

また、挨拶文の編集や写真の設定、回答フォームを自由自在に編集できるカスタマイズ機能を備えており、オリジナルの招待状を簡単に作成できます。

ヨブナラには招待ゲストが多いイベントで役立つ「一括メール配信」機能や、格式高いシーンにも利用できるテンプレートデザインが揃っているので、VIP向けの招待状作成におすすめです。

VIP案内状はブランド価値を高める最初の一歩

VIP向けの案内状や招待状は、イベントのブランド価値を高める重要な最初の接点です。案内状を通じて、イベントの品格や特別感を演出し、ゲストに期待感を抱かせることができます。

今回ご紹介したポイントを心がけ、VIPゲストにとって心地よい、記憶に残る体験を提供できるイベントにしましょう。