【RSVP付き】オンラインでゲスト管理ができるおすすめツール

オンラインでゲストを管理するツール

イベントやパーティーの準備は多くの時間と手間が発生します。その中でもゲストとのやりとりや出欠確認など、気を抜けないのがゲスト管理。招待するゲストが多いと、出欠リストを作成するのも一苦労ですよね。
そんな時に便利なツールが、RSVP付きのWEB招待状です。オンラインで簡単に作成・送付できるだけでなく、ゲストの参加状況をリアルタイムで確認して管理できるので、主催者の手間を大幅に削減できます。
本記事では、ゲスト管理ができるWEB招待状の基本的な使い方から効果的な活用方法までを徹底解説します。

効率的なイベント準備・運営を目指す方は、ぜひ参考にしてみてください。

💡TIPS
RSVP付きのWEB招待状サービスは「Yobunara(ヨブナラ)」がおすすめ!

気になるゲストの出欠回答状況は、スマホでいつでも確認でき、管理画面からゲストの追加や情報変更も可能です。
「オンラインでゲスト管理を楽にしたい」という方におすすめのサービスです。

目次

「RSVP」とは?

RSVPのメッセージ

「RSVP」はフランス語の ” répondez s’il vous plaît “の頭文字をとったものです。日本語に直訳すると 「お返事ください」という意味。結婚式や誕生日会、ベビーシャワーなど、イベントの出欠を確認する際によく使われます。

日本ではあまり馴染みがありませんが、招待状の返信用ハガキや封筒で目にする機会があるので、ぜひ覚えておきましょう。

RSVP(回答フォーム)がついたWEB招待状を使うメリット

RSVPがついたWEB招待状のメリットを示すビジネスマン

RSVP(回答フォーム)は、ゲストが招待状を受け取った際に、オンライン上で出欠を回答してもらう項目です。ゲストが回答した情報は、管理画面で一元管理できるので、主催者にとっても便利な機能。
ここではRSVP(回答フォーム)がついたWEB招待状を使うメリットを4つご紹介します。

メリット①: 迅速で簡単な参加確認

オンライン上でゲストが回答するRSVP(回答フォーム)は、クリックや簡単な入力で参加の意思を表明できます。
紙の返信ハガキやメール、電話連絡に比べて迅速で手間がかからず、主催者とゲスト双方にとってメリットとなります。

メリット②:リアルタイムの情報収集

主催者は参加人数だけでなく、ゲスト個人の特定のリクエスト(食事の選択、アレルギー情報など)をリアルタイムで把握できます。

メリット③:コスト削減

紙や郵送のコストがかからないのもメリットの一つ。紙の招待状の場合、ゲストに出欠回答してもらう返信用ハガキを別途用意する必要があります。RSVPがついたWEB招待状を利用すれば、切手代やハガキ代を節約することができます。

メリット④:柔軟な対応が可能

RSVPフォーム(回答フォーム)はイベントに合わせてカスタマイズできるので、質問内容を自由に設定し、主催者のニーズに応じた情報を簡単に収集できます。さらに、ゲスト情報やRSVP項目に変更があった場合でも、オンラインサービスの特性上いつでも更新可能。柔軟に対応できる点も魅力です。

RSVP付きWEB招待状の作成手順

RSVP付きWEB招待状を作成している男性

ここでは、RSVP付きWEB招待状の作成方法について解説します。サービスによって手順は多少異なりますが、ヨブナラを利用する場合、以下の手順に沿って作成します。

ステップ① テンプレートを選ぶ

ヨブナラのテンプレート一覧

好きなテンプレートを選びます。イベントのテイストに合わせてデザインを選ぶと良いでしょう。

ステップ② 招待状を編集する

ヨブナラの編集画面

招待状に記載する内容を編集します。
編集画面では、招待状に大きく表示されるトップ画像や、日時・会場、挨拶文などをカスタマイズできます。
トップ画像には、ヨブナラが用意した画像を設定することもできますが、イベントに合わせたオリジナルの画像を使用すればよりゲストの期待感が高まります。

ステップ③ 招待状を送信する

ヨブナラの送信方法一覧

作成した招待状を公開して、招待状URLをゲストに知らせます。送信方法はメールやLINEから選べるので、選択した方法でゲストに送信しましょう。

ステップ④ ゲストを管理する

ヨブナラのゲストリスト

WEB招待状のRSVP(回答フォーム)に回答したゲストの情報は「ゲストリスト」に反映され、主催者はゲストの回答情報を一元で管理できます。

ヨブナラのゲストリスト編集

変更があった場合は、手動でゲスト情報を修正または削除すればOK。リアルタイムで情報を確認できます。

RSVP付きWEB招待状を効果的に活用するコツ3選

RSVP(出欠フォーム)を効果的に活用

RSVP付きWEB招待状を効果的に活用するコツを3つご紹介します。

1.回答期限を明確に伝える

回答の締め切り日を設け、招待状やメールで明記しましょう。
回答期限がないと、ゲストの出欠回答がなかなか得られません。参加人数が確定せず、イベント準備を円滑に進められないことも。

回答期限を設けることで、参加者の人数やその他イベントの準備に必要な情報が期日までに確定でき、イベント準備がスムーズに行えます。

2.特別感のあるメッセージを添える

なるべくオリジナルの言葉を使用し、イベントの楽しさをアピールしましょう。
例えば「私たちにとって大切な日を、あなたと共有できたら嬉しいです」「ユニークな〇〇企画も用意しています」など、イベントに参加したくなるような言葉を添えるのがポイントです。

3.フォローアップ

イベント当日が近づいてきたら、出席予定のゲストに対し「リマインドメール」を送りましょう。
送付するタイミングは、イベントを開催する3日〜1週間前がおすすめです。

リマインドをすることで、多忙なゲストも忘れることなくイベントに出席できます。

RSVPが付いたおすすめゲスト管理ツールは「WEB招待状 Yobunara(ヨブナラ)」

『WEB招待状 Yobunara(ヨブナラ)』のサイト

WEB招待状 Yobunara(ヨブナラ)」は、2022年6月にリリースされたWEB招待状サービスです。急速な成長を遂げ、2024年9月には累計利用者数が70万人を突破。企業のVIP向けイベントをはじめ、新商品発表会、創立記念パーティー、誕生日会や同窓会、謝恩会など、企業・個人を問わず幅広い用途に対応しています。

ヨブナラのRSVP付きWEB招待状を利用すれば、ゲストの出欠情報をオンラインで一元管理が可能。

アカウント開設時に20人分のゲスト利用枠が付与され、招待状の作成から送付、ゲスト管理までの基本機能を無料で利用できます。

まずは実際の管理画面で、使い心地を体感してみてはいかがでしょうか。

まとめ

RSVP付き招待状を利用したゲストの名札

RSVP付きのおすすめゲスト管理ツールをご紹介しました。
カスタマイズ機能が充実したRSVP付きWEB招待状を利用することで、ゲスト管理の手間を軽減し、イベント運営がスムーズに行えます。

便利なツールを最大限活用して、イベントを成功に導いてくださいね。

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