QR受付システムを導入したWEB招待状を利用することで、イベントの入場管理が格段に効率化します。
今回は、OR受付システムが使えるおすすめのWEB招待状サービスについて、メリットや活用方法を解説します。
「イベント管理を楽にしたい」、「非接触での受付導入を検討している」、「入場管理をスムーズに行いたい」というイベント主催者におすすめです。
QR受付システムが付いたWEB招待状とは
QR受付機能が付いたWEB招待状とは、オンライン上で送付したイベントや結婚式の招待状に、QRコードでの受付機能を組み込んだものです。出席と回答したゲストのデータと連携してQRコードの受付票を発行し、それぞれゲストへ送付します。
イベント当日、ゲストはQRコードをスキャンすることで受付登録ができ、主催者側は来場者の受付状況が一目でわかります。
QR受付システムがついたWEB招待状が注目される理由【6つのメリット】
コロナ禍では感染症対策から非接触の受付システムが好まれ、徐々に需要が高まりました。現在は、従来の受付におけるさまざまな課題を解決できることから、さらに注目を集めています。
ここでは「QR受付システム」がもたらすメリットについて、主催者側とゲスト側別に解説します。
主催者側のメリット
・受付準備の短縮
従来の手動受付と違い、事前準備はQR受付票の送付と受付用端末（スマートフォンやタブレット）を用意するだけです。ゲストリストを紙で印刷したり、受付に必要な備品を準備する必要がなく、準備時間が大幅に短縮されます。
・受付対応人員の削減
参加者とのやりとりが基本的に発生しないため、無人受付が可能です。スタッフを配置する場合も、少人数でゲスト対応が行えます。
・受付状況をリアルタイムで把握
QRコードで受付を行った来場者のリストが受付リストに反映さえるため、パソコン、タブレット、スマートフォンからリアルタイムでゲストの受付状況を確認できます。受付済みの人数も一目で分かるため、全体の受付状況の把握も容易です。
ゲストにとってのメリット
・受付時間の短縮
参加者は受付用のデバイスにQR受付票をかざすだけで受付完了。従来の名前確認など受付スタッフとのやり取りが不要になり、受付時間が大幅に短縮されます。
・混雑の緩和
参加者はQR受付票をかざすだけなので、スムーズな受付が可能に。受付のために長い時間待つ必要がなく、イベント前のプチストレスを軽減できます。
・紛失や持参忘れの心配がない
QR受付票はWEB上で作成されるため、スマートフォンさえあればOK。
招待状をなくしたり、当日持参するのを忘れる心配がいりません。
【使用シーン別】QR受付システムつきWEB招待状の活用例
QR受付システムがついたWEB招待状は、プライベートからビジネス、結婚式など幅広いシーンで活用できます。ここでは、使用シーン別の活用例をご紹介します。
企業などが主催する大規模イベント
企業が主催するイベントとなると、招待するゲストは100人から1,000人ほどになることも。
そのため多人数への招待状の送付、ゲスト管理、当日の受付がスムーズに行えるかという点が課題になります。
そこでQR受付システムがついたWEB招待状を使えば、イベントの案内から出欠管理、当日受付後の出席確認が自動で行われるため、運営の円滑化に大きく貢献します。
大規模イベントで混雑が予想される受付でも、来場者はQRコードをかざすだけで瞬時に受付ができるため、イベント開始前の混雑を防ぎ、場所を問わずスムーズな受付が可能です。
また、イベント終了後には、出席率や参加傾向などのデータを基に次回のイベント改善やマーケティング施策に役立てることができ、イベント運営の改善にも期待できます。
来場者の利便性向上や、イベント全体のブランドイメージ向上につながるなど、企業にとって多くのメリットをもたらすため、大規模イベントにおすすめです。
同窓会やプライベートなイベント
QR受付システムが付いたWEB招待状は、同窓会やプライベートなイベントで利用するのもおすすめです。
WEB招待状の案内方法がメール以外にLINEやメッセンジャー、SMSなど多様に対応していると、ゲストによって送付方法を使い分けることができ、様々なゲストへ案内が可能となります。
出欠の返信はオンライン上でできるため、ゲストにとっても便利。
出欠状況の変更も簡単にゲストリストデータに反映されるため、当日慌てる心配もいりません。
また、事前決済ができるWEB招待状であれば、参加者の支払い状況も事前に確認することができるため、当日の現金のやりとりがなく、スムーズな受付が可能です。
スマートフォンでWEB招待状リンクを開けば、いつでも会場情報や地図、タイムスケジュールなどを確認できるので、ゲストも安心して参加できます。
QR受付システム付きWEB招待状は、主催者の受付業務や管理作業の手間を大幅に減らすだけでなく、参加者にも利便性や安心感を提供できるため、出席率アップを期待できます。
結婚式
QR受付システムがついたWEB招待状は、結婚式や披露宴にも活用できおすすめです。出欠確認や当日の受付対応が効率化され、ゲストの利便性も向上します。
オンライン上で簡単に参加の有無や同伴者の有無、食事のアレルギー情報なども入力できるので、事前に参加者の情報を把握でき、披露宴の準備や席次の決定がスムーズになります。
また、事前決済を利用することで、お祝儀や会費の受け渡し、芳名帳の記入が不要となり、ゲストはQRコードにかざすだけで自動で受付を完了させることができます。
ゲスト情報はすべてオンライン上で管理されているため、参加してくれたゲストのデータを活用し、結婚式終了後のお礼メールなどに役立てます。
出欠確認から受付対応、会費の管理、二次会案内まで、スムーズで効率的な運営が可能になるので、新郎新婦とゲスト双方にとって満足度の高い式を実現できます。
QR受付システム付きWEB招待状を選ぶポイント
QR受付システムがついたWEB招待状を選ぶ際は、イベントの種類や規模、ゲストへの配慮などに応じた機能やデザイン性を考慮することが重要です。以下のポイントから、自身に合ったサービス選びの参考にしてみてください。
システムの操作性とデザイン性
招待状のデザインが魅力的であり、ゲストが迷わず簡単に操作できるか確認しましょう。また、スマートフォンやタブレットなど、どのデバイスでもスムーズに閲覧・操作ができることが理想です。
「ゲストが好感を持てる招待状かどうか」という視点で選ぶことをおすすめします。
企業が利用する招待状であれば、ブランドイメージに合うデザインやブランドロゴを活用するなど、ブランドの世界観を出せるかどうかも考慮に入れることで、イベントへの期待感を高めることができます。
決済機能との連携
会費を集める場合、QR受付機能つきWEB招待状に決済機能が組み込まれていると便利です。事前に支払い済みかどうかが確認でき、当日の受付がスムーズに進みます。
また、決済確認が一目でわかる機能やリマインド通知機能があると、ゲストへの対応がシンプルになり、管理の手間も削減されます。
セキュリティ対策
ゲストの個人情報を扱うため、システムのセキュリティ対策がしっかりしていることは重要なポイントです。
情報漏洩や第三者によるサイバー攻撃からゲスト情報を守ることが重要なので、予め確認しておきましょう。
信頼性の高いセキュリティ対策が実装されているシステムを選ぶとリスクを減らせるため、安心して利用できます。
サポート体制の有無
システムに不具合が発生したり、設定に困ったりした場合のサポートがあるか事前に確認しましょう。迅速に対応してもらえるカスタマーサポートがあると安心です。
中にはサポートが有料オプションに設定されているシステムもあるため、追加費用がかかるかも確認しておきましょう。
コストパフォーマンス
予算内で利用できるか、必要な機能が揃っているかを考慮しましょう。機能が豊富でも、使わない機能に高額の費用を支払うのは非効率です。
必要な機能に絞ったプランや、短期間で利用可能なプランがあるシステムは、無駄な費用を抑えられ、イベントに適したコストで利用できます。
各社の料金体系や基本プランの内容を比較し、機能に見合った費用かどうかを検討することが重要です。
必要な機材
どのような機材で受付するのか、必要な機材についても事前に確認しておきましょう。QR受付システムは、スマートフォンやタブレットから専用のバーコードリーダーやプリンターまで、幅広い種類があります。
必要な機材を持っていない場合は、レンタルが可能なのかも併せてチェックすることをおすすめします。
QR受付システムつきWEB招待状を選ぶ際は、デザインや操作性、ゲスト管理機能、セキュリティ、サポート体制に注目し、イベントの目的や規模に合わせた機能を吟味することが大切です。
主催者とゲスト双方が安心して使えるシステムを選ぶことで、イベントの準備や当日の運営がスムーズに進行し、満足度の高いイベントを実現できます。
QRコードで受付ができるWEB招待状なら「WEB招待状 Yobunara」
WEB招待状 Yobunaraは、招待状の送付からイベント当日の受付まで、イベント運営を効率よくできるサービスです。
ここでは、WEB招待状 Yobunaraで使える6つの特徴をご紹介します。
１．シンプルだが使えるデザイン
格式高いシーンにも利用できるテンプレートデザインが6種類揃っています。「どこか物足りない」と感じる招待状と違い、カジュアルなイベントからビジネスシーン、VIPの招待など幅広いシーンで活用できます。
2．事前決済が可能
ゲストがWEB招待状の出欠回答と同時に、イベント会費を支払いできる機能を利用できます。イベント当日の現金管理の手間をなくし、イベント主催者とゲスト双方の負担を減らします。
3．QR読み込みリーダーが不要
QRコードを読み込む専用機器の用意が不要で、タブレットやスマートフォンさえあれば受付が行えます。専用アプリのインストールが不要のため、インターネットが繋がる環境であれば、QR受付システムが利用できます。
機材がない場合は、タブレットやタブレットスタンドなどの機材貸出もしています。
4．柔軟なサポート体制
システムに不具合がある場合や、困りごとなどはメールでサポート対応しています。お問い合わせフォームからいただいたユーザーのお問い合わせに対応しています。
5．セキュリティ対策が万全
常に最新の脆弱性をチェックするとともに、不正アクセスやサーバーアタックなどを24時間監視。
定期的に第三者機関のセキュリティ診断を受け、個人情報保護法に基づき適切な安全対策を実施しています。
6．有料プランは1ヶ月から選択できるサブスク
プランは使える機能に応じて「フリー」「スタンダード」「ビジネス」と個別にヒアリングしてカスタマイズする「エンタープライズ」プランを用意。
用途に合わせて選ぶことができ、有料プランは最短1ヶ月から利用できます。
イベント運営をスムーズにしたいと考えている方は、ぜひWEB招待状 Yobunaraを検討してみてはいかがでしょうか。
※QR受付システムのご利用には、有料プランへのお申込みが必要です。
※「QRコード」は株式会社デンソーウェーブの登録商標です。
