近年、物流費の高騰による物価上昇の波が止まらず、企業の負担は増すばかり。さらに2024年10月からは郵便料金が値上げされ、すでに多くの企業に影響が出ています。請求書などの郵送コストも増加するため、デジタルツールを活用するなど、郵便料金値上げへの対策は必要不可欠です。
そこで本記事では、値上げ対策におすすめのデジタルツールをご紹介します。コストを少しでも抑えたいと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
郵便料金は最大30%超値上げ
消費税改定に関連した値上げを除き、30年ぶりとなった郵便料金の値上げ。定形郵便物は最大31％、はがきは34.9％、速達郵便物では最大15％となり、最大30%超という大幅値上げとなりました。
| 種類 | 重量 | 旧料金 | 新料金 |
| 定形郵便物 | 25g以内 | 84円 | 110円 |
| 50g以内 | 94円 | 110円 | |
| 通常はがき | ー | 63円 | 85円 |
| 定形外郵便物 | 50g以内 | 120円 | 140円 |
| 100g以内 | 140円 | 180円 | |
| 150g以内 | 210円 | 270円 | |
| 250g以内 | 250円 | 320円 | |
| 500g以内 | 390円 | 510円 | |
| 1kg以内 | 580円 | 750円 | |
| 速達 | 250g以内 | 260円 | 300円 |
| 1kg以内 | 350円 | 400円 | |
| 4kg以内 | 600円 | 690円 | |
| 特定記録郵便 | ー | 160円 | 210円 |
| 一般書留および現金書留 | ー | 480円 | 480円 |
| 簡易書留 | ー | 350円 | 350円 |
| レターパックプラス | ー | 520円 | 600円 |
| レターパックライト | ー | 370円 | 430円 |
| スマートレター | ー | 180円 | 210円 |
出典：日本郵便「2024年10月1日（火）から郵便料金が変わりました。」
定形郵便物については一律で110円、通常はがきは85円に変更されました。
日本郵便によると、これらの料金設定は郵便事業収支を改善させることを前提に、個別のサービスのメリハリを付けた価格設定とのことです。
※ 第三種郵便物・第四種郵便物・書留・ゆうパック・ゆうパケット・ゆうメールは従来の料金のまま
郵便料金値上げの対策とポイント
郵便の利用頻度が高い企業にとっては郵送コストが増えてしまうため、対策が必要です。以下に、郵便料金値上げへの具体的な対策とポイントをまとめています。
デジタル化の推進
できるだけ紙の郵便物を減らし、請求書や通知書を電子メールやオンラインシステムで送る方法を検討しましょう。
電子請求書システムやデジタルサービスを活用することで、物理的な郵送の頻度を減らすことができます。
送付方法の工夫
郵便物の重量に応じて料金がかかる場合、まずは封筒や用紙を軽量化する必要があります。
その際、定形郵便の基準を守り、定形外料金がかからないように注意しましょう。定期的な郵便物をまとめて一括発送するなど、回数を減らす工夫も大切です。
他の配送手段の検討
必要に応じてさまざまな配送手段を比較し、最もコスト効率の良い方法を選択してみてください。
大量発送が必要な場合は、配送業者の割引プランや法人契約を活用するのも良いでしょう。
郵便料金に合わせたコスト管理
値上げに伴う最新料金体系を把握し、発送する郵便物の種類や頻度を見直しましょう。
週1回や月1回にまとめて送るなど、発送スケジュールを最適化することでコストを抑えることができます。
郵便物の管理と追跡
宛先の誤りや重複を防ぎ、無駄な郵便を削減するよう心がけましょう。重要な郵便物には追跡番号を付けることで、紛失を防止できます。
顧客への周知
顧客や取引先に電子請求書やオンラインサービスへの移行を促し、協力してもらうことも大切です。
郵便料金変更が顧客に影響を及ぼす場合は、事前に丁寧に説明することを忘れずに。
シーン別おすすめデジタルツール
郵便料金値上げの対策にはデジタルツールの活用が有効です。ここでは、シーン別におすすめのデジタルツールをご紹介します。
請求書や納品書などの帳票を送付
まずは、請求書や納品書などの送付に使える4つのデジタルツールをご紹介。用途に合わせて、使いやすいと感じるデジタルツールを選んでみてください。
Misoca
「Misoca」は、見積・納品・請求書の発行から、メール配信や郵送まで自動で行えるクラウドサービス。テンプレートがあるので、手書きや表計算ソフトを使うよりも簡単でラクに作成できます。
freee 請求書
「freee 請求者」は、発行・送付・消込まで自動化できるクラウドサービス。紙の請求書をそのまま電子化できるため、デジタル化への移行に抵抗がある方でも取り入れやすいでしょう。
PayPal
「PayPal」は、請求書送付と同時にオンライン決済も可能なデジタルサービス。顧客がPayPalアカウントを持っていない場合でも、希望する方法ですぐに支払いできる請求書を送信できます。
Stripe Invoicing
「Stripe Invoicing」は、支払いを簡単かつ素早く受け取るための請求書作成プラットフォーム。簡単に請求書を作成でき、PDFの請求書やオンライン上の請求書ページへのリンクをメールで送信できます。売掛金の管理、支払いの回収、取引の照合を簡単に自動化できるツールです。
ビジネス文書の送付
続いては、ビジネス文書を紙からデジタルに移行する際に活用できるデジタルツールをご紹介します。
DocuSign
「DocuSign」は、契約書や承認が必要な文書を電子署名付きで送付できるデジタルツール。郵送する必要がないので手間や時間が軽減されるだけではなく、印紙にかかるコストも削減できます。
Adobe Acrobat Sign
電子サインができる電⼦契約ツール「Adobe Acrobat Sign」を利用すれば、契約にかかるすべてのプロセスがペーパーレスに。印刷にかかるコストや郵送代を大きく削減できます。
Google Drive
「Google ドライブ」はGoogle Workspaceに含まれるサービスのひとつ。あらゆるデバイスですべてのファイル文書を安全に共有できます。ユーザーを簡単に招待して、ファイルやフォルダの閲覧、編集、コメント権限を付与でき、共有も簡単です。
Dropbox
「Dropbox」はどこからでもアクセスでき、複数人での共同作業が可能。ドキュメントへの署名と送信ができます。
招待状やイベント案内の送付
社内外イベントを開催するときに送付する招待状も、オンラインでできる「WEB招待状」を利用してみましょう。
WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ）
イベントなどの招待状を送付する際は、WEB招待状の利用がおすすめ。「WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ）」はイベントの招待業務に特化したWEB招待状サービスで、招待状の作成から送付、ゲスト管理までを全てWEB上で一括管理できます。
招待状を郵送するコストを削減するだけでなく、時間と手間を節約できる便利なツールです。
Canva（キャンバ）
「Canva」は、初心者でも簡単にデザイン性の高い招待状やパンフレット等を作れる人気のデザインツールです。
デザインが豊富で、簡単にセンスの良い招待状を作成可能。作成した招待状はPDFや画像形式でダウンロードでき、郵送のコストを削減できます。
まとめ
郵便料金値上げに対応するには、クラウドストレージ、電子署名ツール、オンライン決済サービスなどのデジタルツールを上手く活用し、デジタル化を進めるのが最善の方法です。
今回ご紹介したツールを活用することで、郵便にかかるコストを大幅に削減すると同時に、業務効率の向上にも期待できます。
ぜひ検討してみてください。
💡TIPS
「WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ）」は、あらゆるイベントシーンで使えるWEB招待状サービスです。
招待状の作成・送付からゲスト管理、当日の受付まで、招待業務のすべてをワンストップで行えるため、スムーズなイベント運営が実現できます。
紙の招待状に比べて、時間もコストも大幅カット。時間や場所に縛られず、いつでも・どこからでも作業ができます。
