内定式や入社式は、内定者や新入社員が社会人としての第一歩を踏み出す、重要な場です。招待状の作成にあたっては、どのような情報を伝えるべきか、情報や適切な表現に悩む方も多いでしょう。本記事では、招待状作成のポイントや注意点をわかりやすく解説し、すぐに使える案内メール例文もご紹介します。初めて人事を担当される方でも、安心して準備を進められる内容ですので、ぜひご活用ください。
内定式・入社式とは？基本を確認しよう
内定式や入社式について、担当者としてはすでに基本を理解されていると思いますが、改めてそれぞれの目的や特徴を整理することで、式典の準備や案内作成をより丁寧に進行できます。
内定式と入社式の違いは何？
入社式と内定式は、共に社会人の始まりを支える重要なイベントですが、それぞれの役割や目的は異なります。
＜内定式＞
- 対象者：内定を受けた学生
- 開催時期：主に10月頃
- 目的：内定者の入社意思を確認し、企業としての期待や姿勢を伝える
- 内容：
- 正式な内定通知と入社承諾書の提出により、労働契約が成立
- 会社概要の説明や同期・先輩との交流会など、企業理解を深めるプログラムが中心
Point!
多くの企業では、学生の卒業年度の10月1日に内定式が実施されます。これは、経団連（日本経済団体連合会）が定める「採用選考に関する指針」に基づいており、正式な内定日は卒業・修了年度の10月1日以降とされているためです。
＜入社式＞
- 対象者：入社手続きを完了した新入社員
- 開催時期：主に4月初旬（新年度のスタートに合わせて）
- 目的：新入社員を正式に迎え入れ、社会人としてのスタートを祝う
- 内容：
- 経営トップの歓迎スピーチ
- 辞令交付、社章の授与、新入社員代表による挨拶などの式典が行われる
内定式・入社式招待状の基本マナーとポイント
内定式や入社式の招待状は、企業の第一印象を左右する重要なコミュニケーションツールです。基本的なマナーを遵守しながら、必要な情報を明確かつわかりやすく伝えることが求められます。ここでは、招待状の送付タイミングや形式、記載すべき内容について解説します。
招待状の送付時期
招待状は、式典の約1ヶ月前に送付するのが理想です。早めに案内を届けることで、出席者は余裕をもってスケジュールを調整でき、当日までの準備を整えやすくなります。
招待状の形式
内定式・入社式の招待状は、主に以下の3つの形式があります。それぞれの特徴を理解したうえで、企業の方針や内定者の状況に合った形式を選ぶことが大切です。
書面（郵送）
フォーマルな印象を与えられるため、格式を重視する場合や、丁寧な対応が求められる場面に適しています。内定式や入社式といった節目のイベントでは、定番の形式です。
メール
ビジネスの場で広く使用されている、手軽で便利な方法です。短期間で送信でき、急な変更があった場合にも対応可能。また、参加者が手軽に確認・返信できる点もメリットです。
WEB招待状
近年注目されているWEB招待状は、スマートフォンやパソコンから手軽に確認・返信できるのが大きな特徴です。紙やメールと比べて情報の一元管理がしやすく、やり取りもスムーズ。デジタルツールに慣れている若年層にも受け入れられやすく、負担をかけずに参加対応を促せます。
💡Tips！おすすめのWEB招待状ツール！「WEB招待状ヨブナラ」
ヨブナラは、テンプレートの選択から送信、出欠確認、リマインド配信までを一括で行えるWEB招待状ツール。シンプルな操作性で、初めての方でもスムーズに利用できます。案内業務の効率化を図りたい担当者にとって、手間をかけずに運用できる便利なサービスです。
招待状に記載すべき内容
内定式や入社式の招待状には、参加者が安心して当日を迎えられるよう、必要な情報を漏れなく記載することが大切です。不足があると混乱や不安を招くため、丁寧かつ分かりやすい案内を心がけましょう。
日時
開催日、開始時間、終了予定時刻を明確に記載しましょう。
場所
会場名・住所・アクセス方法（最寄り駅、バス停など）を記載します。地図やGoogleマップのリンクを添えると、より親切です。
服装
スーツ着用の有無など、迷わないよう具体的に伝えましょう。
当日のスケジュール
式の流れやプログラムを簡潔に案内し、当日のイメージを伝えます。
持ち物
筆記用具、身分証明書、提出書類など、参加に必要なものを漏れなく記載します。
問い合わせ先
不明点があった際に対応できるよう、担当部署名・電話番号・メールアドレスなどの連絡先を明記します。
内定式・入社式の招待メールの例文
ここでは、内定式と入社式の招待メールの基本的なテンプレート例と、番外編として、学生向けに返信用の例文をご紹介します。
内定式案内メールのテンプレート
件名：【ご案内】〇〇年度新卒採用予定者 内定式開催のお知らせ
令和〇年〇月〇日
内定者の皆様
〇〇株式会社
人事部 〇〇
拝啓 〇〇の候、貴殿におかれましては益々ご健勝のこととお喜び申し上げます。
さて、この度令和〇年度の新卒採用予定者の皆様を対象とした内定者懇親会を開催いたします。つきましては、下記のとおり内定式を執り行いますので、ご案内申し上げます。
敬具
記
■日時：20〇〇年10月1日（〇曜日）〇時集合
■場所：〇〇本社ビル〇階 会議室
■服装：スーツ着用でお願いいたします
■当日のスケジュール：内定式、歓迎会（任意参加）
■持ち物：筆記用具
■お問合せ先：株式会社◯◯◯◯ 人事部 〇〇〇〇
電話番号〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレスxxxx@xxxx.co.jp
何卒よろしくお願い申し上げます。
以上
入社式案内メールのテンプレート
件名：【ご案内】〇〇年度新卒採用予定者 入社式開催のお知らせ
令和〇年〇月〇日
新入社員の皆様
〇〇株式会社
人事部 〇〇
拝啓 〇〇の候、貴殿におかれましては益々ご健勝のこととお喜び申し上げます。
このたびは弊社へのご入社、誠におめでとうございます。
令和〇年度新卒採用予定者の皆様を対象に、入社式を下記のとおり執り行いますので、ご案内申し上げます。
敬具
記
■日時：20〇〇年4月〇日（〇曜日）〇時〇分～〇時〇分
■場所：〇〇本社ビル〇階 ホール
■服装：スーツ着用（ビジネスカジュアル不可）
■当日のスケジュール：入社式典、集合写真撮影、オリエンテーション
■持ち物：筆記用具、社員証
■お問合せ先：株式会社◯◯◯◯ 人事部 〇〇〇〇
電話番号〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレスxxxx@xxxx.co.jp
皆様の新しい門出を心よりお祝い申し上げるとともに、今後のご活躍を社員一同楽しみにしております。
以上
【番外編】内定式・入社式案内メールの返信例文
件名：内定式（または入社式）のご案内について【ご返信】
〇〇株式会社
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇（氏名）です。
このたびは内定式（または入社式）のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
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〇〇（氏名）
電話番号：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：xxxx@xxxx.com
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💡内定者・新入社員向け：よくある質問と回答
質問①：内定式は休んでもいいですか？
内定式は基本的には参加必須です。やむを得ない事情がある場合には、できるだけ早めに電話やメールで内定先に連絡し、了承を得てください。無断での欠席はマナー違反と受け取られ、今後の信頼関係にも影響するため、注意しましょう。
質問②： 内定式や入社式で意気込みを伝える一言は？
簡単でも前向きな一言を添えることで、良い印象を与えることができます。ビジネスの場でも使いやすい一言を用意しておくと安心です。
【例】
・「新たな環境で成長できるよう、全力で取り組みます。」
・「一日でも早く会社の力になれるよう、努力してまいります。」
・「社会人としての自覚を持ち、誠実に取り組んでまいります。
知っておきたい入社式・内定式の準備ポイント
入社式や内定式を円滑に運営するためには、事前の準備が欠かせません。以下のポイントを押さえておくことで、当日を安心して迎えられます。
1. 招待状・案内メールの送付
招待状や案内メールの作成・送付は、社内での内容確認や印刷、送信手配を含め、スケジュールに沿って計画的に進めましょう。
2. 出席者名簿の確認
出席状況を事前に確認し、名簿を正確に整理します。受付対応や座席配置、資料準備に役立ちます。
3. 会場と設備のチェック
会場の規模やレイアウトを事前に確認するとともに、マイクやプロジェクターなどの機材が正常に作動するか、念入りに点検してください。式の進行に支障をきたさないよう、動線や音響環境にも十分な配慮が必要です。
4. 配布物・記念品の準備
配布物や記念品は、式典の種類に応じて適切に揃えましょう。
- 内定式：内定証書、会社案内、名札、記念品（書籍・企業のロゴ入りクッズなど）
- 入社式：辞令、社章、研修資料、名札、記念品（名前入りボールペン・タンブラーなど）
必要数量や記載内容に間違いがないか、チェックリストなどを活用して確認してください。
5. 挨拶・進行のリハーサル
社長や人事責任者による挨拶、司会進行の段取りは、事前に関係者と共有し、簡単なリハーサルを実施しておくと安心です。本番でスムーズな進行ができるよう、準備を万全に整えておきましょう。
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スムーズな運用を実現
ヨブナラでは、画像やテキストを差し替えるだけで、オリジナルの招待状が手軽に作成できます。作成した招待状は、メールやSNSにリンクを貼るだけで送信可能です。また、一括案内メール機能を活用すれば、多数のゲストへ同時に案内を送付でき、業務効率が大幅に向上します。
効率的な出欠管理
利用シーンに応じた招待状テンプレートをご用意しており、企業ロゴの挿入も可能です。ブランドイメージを損なわず、統一感のある招待状作成が行えます。
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柔軟なデザイン
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高いセキュリティ水準
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まとめ｜丁寧な招待状で新入社員の心をぐっとつかもう！
今回は、内定式・入社式の招待状作成における基本的なポイントやマナー、案内メールの書き方についてご紹介しました。必要な情報を漏れなく、わかりやすく伝えることで、内定者や新入社員が安心して式に出席できます。丁寧な招待状を作成し、万全の準備を整えて、歓迎の気持ちをしっかり届けましょう。
