【例文あり】ゴルフコンペの招待状／案内状準備や書き方のコツを紹介

ゴルフコンペの幹事を任され、会社の重要な取引先や顧客を招待するのにどのような招待状や案内状を作成し送ったらよいのか悩んでいませんか？ この記事では、今まさに、ゴルフコンペの開催に向けて準備を行っている方に向けて、招待状の作成から送付方法、アフターフォローの仕方までをわかりやすく解説します。招待状の例文はもちろん、招待状・案内状の準備が効率的に行える方法もご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

ゴルフコンペの招待状／案内状とは

ゴルフコンペとは、「ゴルフコンペティション」の略で、日本語に直訳すると「ゴルフ協議会」を指します。取引先や顧客、会社の上司や同僚との親睦を深める目的として開催されることが多いイベントです。ゴルフコンペでは、社会人としてのコミュニケーションスキルやチームワークを養う場であるだけでなく、次のビジネスチャンスに繋がる可能性を秘めています。そのため、取引先や顧客などのゲストにとって、ゴルフコンペの最初の印象となる「招待状」は非常に重要です。

丁寧かつ相手を想いやった招待状は、幹事の信頼度や仕事に対する姿勢をアピールできます。招待状の準備を万全に整えることで、ゴルフコンペの成功にも繋がるでしょう。

ゴルフコンペの招待状／案内状の事前準備

ゴルフ場と開催日を決める

招待状や案内状を作成する前に、まず、ゴルフ場と開催日を決めましょう。開催時期としては、参加者が快適にプレーしやすい春や秋が特におすすめです。
ゴルフ場の決定は、会場の候補を出し、その中から会場を選定し、最終的に予約を行うステップで進めます。

会場を決めるポイントには、駅までの距離や会場の規模などがあります。
例えば、公共交通機関を利用する参加者が多い場合はアクセスの良い会場を選択し、反対に、車での来場が多い場合には最寄り駅から遠くても駐車場が充実している会場を選ぶと良いでしょう。
さらに、開催するゴルフコンペの招待人数やルールに合わせて会場規模を選択するのも重要です。大規模なコンペであれば、広いコースや整った設備が必要となり、特殊なルールで競技を行う際は、そのルールに適応する会場を選ぶ必要があります。

最後に、選定したゴルフ場が空いている日程を確認し予約を行います。

招待状の送付スケジュールを確認する

招待状の送付は、イベント開催日から逆算してスケジュールを立てましょう。
ゲストの予定が早く埋まることを考慮し、基本的には2～3ヶ月前に招待状の送付をおすすめしています。ゲストから出欠の回答が戻ってくる期間も含めてスケジュールを立てると、余裕を持ってゴルフコンペの準備が行えます。

ただ招待状の送り方によって、送付時期を調整できるため、2～3ヶ月前に招待状を送れなくても問題ありません。この後紹介している「招待状の送る方法を決める」を参考にしてみてください。

招待状の送る方法を決める

これまで招待状の案内方法は紙での郵送が一般的でしたが、近年ではデジタル化が進み、ゲストを招待する手段は多様化しています。ここでは招待状の案内方法を2つご紹介します。
それぞれのゴルフコンペ準備の期間に合った送付方法を選択すると、よりスムーズに運営を行えるでしょう。

郵送で送る

紙の招待状を封書で郵送する方法です。
ゲストの出欠返信は、「返信ハガキ」「FAX」「WEB回答フォーム（WEB招待状）」など、複数の方法があります。招待するゲストに合わせて、返信方法を選びましょう。
紙の招待状の特長は、なんといっても高級感や手元に直接届く特別感です。
ただし、印刷・封入作業や宛名貼りなどの時間と手間がかかり、ゲストの出欠回答の返信にも時間がかかるため、準備期間がタイトな場合は注意が必要です。

メールで送る

メールの文面またはPDFファイルを添付して案内する方法です。
回答方法には、メールでダイレクトに返信を受け取る方法と、添付したPDFファイルを印刷してもらいFAXやメールで返信を受け取る方法などがあります。日頃からやり取りのある方に手軽に案内を送れるので、早急にゲストを集める必要がある方や少人数規模のイベント開催する方におすすめです。

ただし、手軽な連絡手段であるがゆえに正式なイベントの雰囲気を出しにくかったり、案内を送る人数が多い場合はメールのやり取りが煩雑になりやすいといった注意点もあります。ゲストの出欠管理を一つ一つ手動で確認し、メールを返信するのは骨の折れる作業です。出欠の集計や返信作業を効率化したい方は、後述する「WEB招待状」の活用を検討してください。

その他にも、FAXで招待する方法もありますが、送る相手のFAX番号を事前に確認しなければいけないことや、FAXを受け取る機器を持っていないゲストもいるため注意が必要です。

招待状を送る側と受け取る側のスケジュールに最適な送り方を選択すると、スムーズなイベント運営を行えます。

ゴルフコンペ招待状／案内状の書き方とコツ

招待状の送り方も決まり、準備が整った次は、いよいよ招待状の作成に移ります。実際に書いてみようとすると、「招待状にどんな内容を入れるべきか」「何に気を付ければ良いか」など迷ってしまう人も多いかと思います。
ここでは招待状の作成をスムーズに進めるための書き方のコツや招待状で押さえるべきポイントを紹介します。

基本項目をおさえ、ゴルフコンペの招待状を作成する

招待状や案内状において大切なポイントは「挨拶文」と「イベント情報」になります。「挨拶文」は、ゲストに対し、ゴルフコンペ開催の主旨を伝え、「イベント情報」はイベント当日の詳細を分かりやすく簡潔に伝える役割を担います。それぞれのポイントを下記にまとめたので、参考にしてみてください。

【挨拶文】ビジネスシーンに最適な文章を書こう

挨拶文で重要なのは、ビジネスマナーを意識した文章の作成です。取引先や顧客を招待するゴルフコンペであれば尚更、挨拶文の言葉選びやマナーは幹事の印象にも繋がるため、丁寧な文章を心がけましょう。

また文頭と文末に入る「頭語と結語」はビジネス文書の基本です。挨拶の意味を持ち、相手に敬意を示す言葉でもあります。そして「時候の挨拶」は、用件を伝える手前のクッションにもなるので季節に合う言葉を用いて書くと良いでしょう。

ただし社内で行うゴルフコンペの案内であれば、表現が堅くなりすぎないよう、時候の挨拶をカジュアルな表現に変えても良いかもしれません。

【イベント情報】イベントの詳細が分かるように情報を盛り込む

・日程
日程はイベントの基本情報でもあるので、誤りがないように記載しましょう。また、集合時間やゴルフの開始時間などの詳細を載せると、ゲストの遅延も少なくなり、スムーズに運営が行えます。
　
・場所
ゴルフコンペを開催する会場や使用するコース名を記載しましょう。また、参加者が迷わず会場にたどり着けるよう、最寄り駅や会場の住所などが記載されたアクセスマップも合わせて載せるのがおすすめです。

・参加費・会費
徴収する金額を記載しましょう。ゴルフコンペで徴収するお金には「参加費」と「会費」の2種類があります。参加費とは、ゴルフコンペに参加する費用となり「プレーフィー」とも言われています。また参加費とは別に「会費」と呼ばれる景品や懇親会などにかかる費用があります。
参加費と会費の違いを明記し、徴収するお金の使い道を明確にすると、ゲストも安心して参加できます。

・競技方式
ゴルフコンペには、ダブルペリアやペリアなど様々な競技方式があります。招待状に競技ルールを記載し、コンペ全体のレベル感をゲストに伝えられます。

・懇親会
ゴルフコンペの後に懇親会を開く際はそのことも記載しましょう。表彰式を兼ねている場合や、費用が追加でかかる場合は、その旨も招待状に明記します。

・キャンセル規定
キャンセル料が発生する場合は、記載しましょう。事前に知らせることで、未然にトラブルを防ぐことができます。また合わせてキャンセル期限を設定すると、当日の参加人数が担保できチームを編成し直すなどの手間が省けます。

・幹事の名前と連絡先
ゴルフコンペの幹事の名前とメールアドレスや電話番号を記載し、問い合わせ先が分かるようにしましょう。担当者が複数人いる場合は、代表者や問い合わせ専用のメールアドレスを記載します。

返信期限を設定。返信が欲しい旨をストレートに書く

招待状で返事をもらうには「返信期限」の設定が重要です。そして、「ご参加の意思を20●●年●月●日までに、ご回答をお願い申し上げます。」などと、返信が必要であることをストレートに伝えましょう。ゲストは返信の期日を意識し、間に合わせようとスケジュールを調整します。

天候や実施時期に合わせて注意点を記載

屋外スポーツであるゴルフは天候によってイベントの開催可否が変わります。雨天時の当日、ゲストが実施の有無に困らないよう対応策や開催可否決定の連絡時間などをあらかじめ明記しましょう。山の上にあるゴルフ場では夏でも気温が低いため、持ち物に長袖や羽織るものなど服装について触れても良さそうです。
天候や時期に合わせた案内をすることで、ゲストがプレーをしやすくなり、イベントへの評価にも繋がります。

ゴルフコンペの招待状の例文

招待状を受け取ったゲストへのフォローアップも重要

招待状をゲストに送付したままでは終わらせず、送付後はフォローアップも行いましょう。ゲストの回答状況に合わせて適切なタイミングでフォローアップを行うと、当日の参加率や満足度も変わります。ゲストの回答状況に合わせたフォローアップの方法をご紹介しているので是非参考にしてみてください。

未回答ゲストへのフォローアップ

ゲスト全員が、招待状を受け取ってすぐに出欠回答の返信をしてくれるとは限りません。予定が決まらず回答を保留にしている場合や、招待状が届いていることに気が付いていない場合もあります。そのため未回答ゲストには回答期限が迫っている旨を知らせる内容のフォローアップを行いましょう。

このフォローアップでは回答期限の約5日前に連絡を入れると良いでしょう。連絡をするタイミングが早いとまだ予定が決まっていなかったり、逆に遅いと既に予定が埋まっている場合もあるのでタイミングを見計らうことが大切です。また連絡の内容には、開催日を改めてお知らせしたり、質問や不明点に対応する旨を記載すると良いでしょう。ゲストの質問や不明点などの解消を事前に行うと、参加に繋がりやすくなります。

参加予定ゲストへのフォローアップ

参加予定のゲストに対しては、ゴルフコンペの日程が近づいた旨を知らせると、丁寧な印象を与えることができます。さらには事前に連絡をすると、当日のドタキャンを減らすことにも繋がります。

このフォローアップでは、ゴルフコンペ開催日の前々日～1週間前に連絡をしましょう。連絡の内容としては当日の天候についてや持ち物などを記載しつつ当日の意気込みなどを書き、ゲストの参加意欲を高めましょう。

ゴルフコンペの招待状に役立つおすすめサービス

WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ）

「WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ）」は、あらゆるイベントで利用できるWEB招待状サービスです。招待状の作成から送付までをWEBで完結し、どこでも手間なく簡単にデバイス上で招待状準備が行えます。
またゲストの回答状況リストを簡単に作成できるだけではなく、ゲストの回答状況に応じてあらかじめ設定した日時に配信できるリマインドメール機能も付いています。ゲストのフォローアップに対応する機能も充実し、忙しいビジネスパーソンの強い味方となるサービスです。
急遽決まったゴルフコンペにも、時間や手間をかけずに招待状準備が行えます。

Canva（キャンバ）

「Canva（キャンバ）」はオンラインデザインツールです。プレゼンテーション・SNSの投稿・ポスターなどの様々な用途のデザインを簡単に作成できます。豊富なテンプレートと素材があり、ゴルフコンペの招待状や案内状もテキストを打ち換えるだけで簡単にできあがります。メールのPDF添付やFAXでご案内する場合におすすめのサービスです。

Googleフォーム

「Google フォーム」は、無料で利用できるオンラインフォーム作成ツールです。アンケートやイベントの申し込みフォームなどが作成できます。WEB上で簡単にフォームが作成でき、ゲスト回答も自動で集計されます。
シンプルかつ直感的にフォームが作成できるのが強みですが、デザインのカスタマイズ機能は少なく、招待状ならではの特別感は出しにくいかもしれません。

まとめ

ゴルフコンペの招待方法や招待状に記載する内容などをご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。
コンペの準備や当日の進行をスムーズに行うためにも、招待状の重要性がお分かりいただけたかと思います。今回ご紹介したポイントを参考に、素敵な招待状を作ってみてください。