【例文あり】展示会後のお礼メールの書き方｜返信率を上げて商談につなげるコツ

展示会後のお礼メールは、単なる挨拶ではなく、見込み客との関係を維持し、商談につなげる重要な営業施策のひとつです。

しかし、

「返信が来ない」
「商談につながらない」
「テンプレ感が強くなる」

と悩む担当者も少なくありません。

実際、お礼メールは「送るタイミング」「件名」「本文構成」「CTA」によって返信率が大きく変わります。

展示会後にお礼メールを送る目的とは？商談化につながる理由

展示会後のお礼メールは、来場者へ感謝を伝えるだけでなく、商談化や関係構築を目的として送るフォローメールと位置づけることが重要です。

お礼メールを送る目的その1：自社の印象を強くし、記憶に残してもらう

展示会などのイベントで自社ブースへの来場者は、重要な「見込み客」となります。
しかし、その重要な「見込み客」は1日の間に多くのブースを訪れているため、自社の印象に対するイメージ、記憶を維持してもらえるとは限りません。

展示会などのイベント終了後にサービスやブランドの要点を添えてお礼メールを送ることで、自社の印象を再確認してもらい、記憶に残してもらうことができます。

お礼メールを送る目的その2：見込み客に次のアクションを促し、商談に繋げる

見込み客と接点を持てる展示会場では、自社のサービスや商品などを案内し、認知を広めることはできますが、その場で商談が成立するとは限りません。

しかし、お礼メールを送ることで、興味・関心を持ったはいいが一度持ち帰って検討してみるという見込み客に対し、アフターフォローをしながら次のアクションを促すことができます。

また、 対面では伝えきれなかった情報や、新たな提案なども盛り込むことで、次のアクションに繋がる可能性がぐんと高まります。

このように、展示会後のお礼メールは、単なる挨拶ではなく、見込み客との関係を継続し、商談へと繋げるための重要なフォロー施策です。
お礼メールをうまく活用することで、展示会で得た接点をビジネスチャンスへ発展させやすくなります。

そのため、お礼メールは「送ること」自体が目的ではなく、「来場者との関係を深め、次の行動へ繋げること」を意識して作成することが大切です。営業的過ぎると距離感を持たれてしまいますので、サービスの一方的な説明にならないようにサービスはポイント程度に抑え、来場者が気にしていた点や疑問点などに対する回答を添え、あくまで先方にとって読んで価値あるように気を配りながら、文面を用意することが重要です。

返信率を上げるお礼メールの書き方

お礼メールの基本的な構成は以下となります。

①件名

メールのタイトルとなる件名は、ひと目でメールの概要が分かるよう、展示会・イベント名や自社の会社名などを記載しましょう。

日々多くのメールを受信する顧客にとって、件名は開封の優先度を決める大事な判断材料。
内容が分からない件名の場合、迷惑メールと判断し、開封すらしてくれないという可能性が考えられます。

②宛名

宛名には、冒頭にメールを送る相手の会社名と名前を記載しましょう。ツールなどを利用して一斉送信する際は、ツールに搭載された差し込み機能を使用するのもおすすめです。

③名乗り

本文の書き出しでは、まず「どこの企業の誰からのメールなのか」を明らかにする必要があるため、自身の社名と送信者の名前を記載します。

展示ブースで名刺交換した担当者とは別の担当者がメールを送信する場合は、「〇〇に代わってご連絡いたします」や「カスタマーサービス担当の〇〇と申します」という形で簡単な自己紹介を添え、なぜ別の担当者からお礼メールを送信しているのかが分かるように記載しましょう。担当者の個人名を添えることで、一斉メール感も無くなり、より1to1のような丁寧な印象を持たせることが可能です。

④あいさつ

展示会後のお礼メールなので、まずは自社ブースへ訪問してくれたことへの感謝の言葉を記載します。
「このたびは弊社ブースにお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました」など、冒頭のあいさつはなるべく簡潔な表現を心がけましょう。

⑤本文

メールのメインとなる本文には、展示会で紹介した商品やサービスに触れつつ、当日のやりとりを思い出してもらえるような内容を簡潔に記載します。

ここでポイントとなるのが、接客したときの会話内容などを織り込み、一斉メールと感じさせないように、個別に応じた内容で送ることで、より返信率を上げることが期待できます。そのためには、展示会で名刺交換やアンケートを行った際に、裏面に会話内容や質問事項などをメモしておくことをおすすめします。

次のアクションに繋げるため、相手がメリットを感じてもらえる内容となるよう工夫しましょう。

注意点
商品やサービスに関する資料を送付する場合は、受信側の設定により、見知らぬ相手からの添付ファイルつきメールをブロックしてしまいメールが届かない場合があるため、ダウンロードURLを記載するのが無難です。

⑥結び

本文の締めくくりには、終わりのあいさつを一言記載します。
「ぜひ貴社のお力になれればと存じます」など、「今後あなたとの関係を維持したい」という意思表示をすることが大切です。

⑦署名

顧客が連絡をとりやすいよう、メールの末尾に署名を挿入しましょう。

署名に記載する内容は下記の通りです。

・企業名
・担当者の部署名
・氏名
・電話番号
・メールアドレス
・自社ホームページのURLや問い合わせフォームのURL

お礼メールでのNG例～返信が来ないメールの特徴

展示会やイベント後に送るお礼メールは、見込み客との関係を深める大切なコミュニケーションのひとつです。しかし、せっかく送ったにもかかわらず、「返信が来ない」「その後の商談に繋がらない」ということも少なくありません。ここでは、お礼メールでやってしまいがちなNG例を挙げていきます。
返信が来ないメールの特徴は、

・テンプレ感の強いメール
・サービス説明が長いお礼メール
・次のアクションがあいまいなお礼メール
・売り込みが強すぎるお礼メール

テンプレ感の強いお礼メール

多くの企業がやってしまうのが「テンプレ感の強いお礼メール」です。

商談の内容に触れず、誰にでも送っている内容で次のアクションが不明確だと、返信する理由がない状態を作ってしまうため、返信率はぐんと下がってしまいます。

返信率を上げるには「思い出させる・価値を提示する・行動しやすくする」
この3点が重要です。

サービス説明が長いお礼メール

サービス説明の説明が長文だと、なかなか読まれないのが現状です。
メールは“営業資料”ではないため、詳細については別で資料を添付するなど、メール内の文章は簡潔にしましょう。

次のアクションが曖昧なお礼メール

お礼メールを送る理由は、見込み客に次のアクションを促し、商談に繋げるためです。そのため、文末に「ご検討ください」「よろしくお願いいたします」などを記載するだけで終わってしまうと、相手は何をすればいいか分からないため、返信につながりにくくなってしまいます。

売り込みが強すぎるお礼メール

アクションが曖昧なお礼メールとは反対に、売り込みが強すぎるのも、かえって返信率を下げてしまいます。

展示会後は、まだ“関係構築フェーズ”「のため、ぜひご契約ください」など直球でお願いすることは避けましょう。

返信率が高いお礼メールの特徴

返信率が高いお礼メールの特徴は、

・1～2営業日以内に送信する
・件名で内容が分かる
・展示会当日の会話に触れている
・相手の課題を記載している
・CTAが1つに絞られている

1～2営業日以内に送信する

お礼メールを送るタイミングは、数ある出店企業のうち自社を印象付けるための大事なポイントとなります。
送付タイミングが遅れるほど、来場者の記憶が徐々に薄れていくため、メールを読んでも思い出せないとなってしまっては本末転倒。
なるべく1～2営業日以内に送るよう心がけましょう。

件名で内容が分かる

件名が分かりにくいと、迷惑メールと思われて開封すらしてくれない可能性があります。
また、他の企業からも同じタイミングでメールが届いている場合があるため、
大量のメールに埋もれてしまわないよう、目につく印象的なタイトルをつけることが大切です。

展示会当日の会話に触れている

展示会・イベント当日のやりとりなどを文面に添えるなど、自社ブースを思い出してもらうよう工夫しましょう。テキストだけでなく、ブースの画像なども挿入するのもおすすめです。
予め、印象に残る展示レイアウトだったり、印象に残りやすい特徴的なブースや服装をデザインするなど、初期段階で考案しておくこともポイントとなります。

相手の課題を記載している

先述した通り、来場者にお礼メールを送る目的は、自社の印象を記憶に残してもらい、次のアクションに繋げることにあります。
例として、割引のキャンペーン期間を設けたり、来場者限定で無料お試しができたりする特典をつけることで、来場者の関心度を高め、次のアクションを起こす後押しができます。

CTAが1つに絞られている

効果的なお礼メールとするためには、次のアクションを促すようにCTA（Call To Action）を用意しましょう。
顧客の確度の高さによって設置するCTAの種類を替えるなどの工夫も必要です。
ただし、打合せの日程調整や質問など次のアクションにいっぺんに繋げたいところですが、相手に求める行動は１つに絞ることも大切です。選択肢を減らすことで、返信率が上がる確率も上がります。

【確度別】展示会・イベント後のお礼メールの例文

前述で紹介した基本の構成をもとに、ここでは見込み顧客の確度に合わせたお礼メールの例文テンプレートを紹介。また、番外編として「招待された側が主催者に送るお礼メールの例文」もあわせて紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

見込みの高い顧客向け【例文①】

見込みが低そうな顧客向け【例文②】

割引などの特典を提供する場合【例文③】

展示会・商談後のお礼メールに関するよくある質問（FAQ）

まとめ

展示会後のお礼メールは、来場者への感謝を伝えるだけでなく、商談化や関係構築につなげる重要な営業施策です。

特に重要なのは以下のポイントです。

また、見込み顧客の温度感に合わせて内容を変えることで、返信率や商談化率の向上が期待できます。

例文テンプレートを活用しながら、自社に合った展示会フォローメールを作成してみてください。

展示会・イベント開催時のお知らせ・招待なら「WEB招待状ヨブナラ」がおすすめ

WEB招待状ヨブナラは、案内状や招待状の作成から送付までをWEBで完結し、どこでも手間なく簡単にデバイス上で作成できるイベント招待業務の効率化に最適なサービスです。

イベント当日はQRコードで受付ができるので、ゲストの出欠管理もおまかせ！

展示会や商談で集まった顧客リストに対し、一括で案内メールを送信できる「一括案内メール」機能や、イベント告知の「リマインドメール」機能も付いています。

豊富なカスタマイズ機能で、世界に一つだけの案内状・招待状が時間や手間をかけずに作成できるので、イベント時の案内・招待などに活用してみてはいかがでしょうか。

▼サンプル一覧
https://yobunara.com/sample

▼展示会 案内状に関する記事はこちら