展示会・イベント後にお礼メールで好感度アップ！効果的な書き方を例文で紹介

展示会に出展し、せっかく自社サービス・商品が良いと思ってもらっても、その後の印象を大きく左右するのが展示会後の「お礼メール」。
お礼の気持ちを伝えるだけでなく、今後の商談への発展など次のステップに繋げる大事なアクションとなります。

今回は、自社の印象を良くし、次のステップへと繋げる効果的な書き方を例文で紹介しながら、すぐに実践できる押さえておきたいポイントをいくつかご紹介します。

展示会後にメールは送るべき？お礼メールを送る理由

初めて展示会などのイベントを運営した場合、自社ブースに訪問してくれた方に対し、何となくお礼のメールを送ったほうが良いと考えるのではないでしょうか。

そもそもなぜ、お礼メールを送ったほうが良いのか、まずは目的を正しく理解することで効果的なメールを作成することができます。

ここでは、お礼メールを送る理由を2つ挙げたいと思います。

お礼メールを送る理由その1：自社の印象を強くし、記憶に残してもらう

展示会などのイベントで自社ブースへの来場者は、重要な「見込み客」となります。
しかし、その重要な「見込み客」は1日の間に多くのブースを訪れているため、自社の印象に対するイメージ、記憶を維持してもらえるとは限りません。

展示会などのイベント終了後にお礼メールを送ることで、自社の印象を再確認してもらい、記憶に残してもらうことができます。

お礼メールを送る理由その2：見込み客に次のアクションを促し、商談に繋げる

見込み客と接点を持てる展示会場では、自社のサービスや商品などを案内し、認知を広めることはできますが、その場で商談が成立するとは限りません。

しかし、お礼メールを送ることで、興味・関心を持ったはいいが一度持ち帰って検討してみるという見込み客に対し、アフターフォローをしながら次のアクションを促すことができます。

また、 対面では伝えきれなかった情報や、新たな提案なども盛り込むことで、次のアクションに繋がる可能性がぐんと高まります。

来場者に好印象を持たせるお礼状の書き方

では、早速お礼メールの書き方について解説していきます。お礼メールの基本的な構成は以下となります。

①件名

メールのタイトルとなる件名は、ひと目でメールの概要が分かるよう、展示会名や自社の会社名などを記載しましょう。

日々多くのメールを受信する顧客にとって、件名は開封の優先度を決める大事な判断材料。
内容が分からない件名の場合、迷惑メールと判断し、開封すらしてくれないという可能性が考えられます。

②宛名

宛名には、冒頭にメールを送る相手の会社名と名前を記載しましょう。ツールなどを利用して一斉送信する際は、ツールに搭載された差し込み機能を使用するのもおすすめです。

③名乗り

本文の書き出しでは、まず「どこの企業の誰からのメールなのか」を明らかにする必要があるため、自身の社名と送信者の名前を記載します。

展示ブースで名刺交換した担当者とは別の担当者がメールを送信する場合は、「〇〇に代わってご連絡いたします」や「カスタマーサービス担当の〇〇と申します」という形で簡単な自己紹介を添え、なぜ別の担当者からお礼メールを送信しているのかが分かるように記載しましょう。

④あいさつ

展示会後のお礼メールなので、まずは自社ブースへ訪問してくれたことへの感謝の言葉を記載します。
「このたびは弊社ブースにお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました」など、冒頭のあいさつはなるべく簡潔な表現を心がけましょう。

⑤本文

メールのメインとなる本文には、展示会で紹介した商品やサービスに触れつつ、当日のやりとりを思い出してもらえるような内容を簡潔に記載します。

ここでポイントとなるのが、接客したときの会話内容などを織り込み、一斉メールと感じさせないように、個別に応じた内容で送ることで、より好感度アップが期待できます。そのためには、展示会で名刺交換やアンケートを行った際に、裏面に会話内容や質問事項などをメモしておくことをおすすめします。

次のアクションに繋げるため、相手がメリットを感じてもらえる内容となるよう工夫しましょう。

注意点
商品やサービスに関する資料を送付する場合は、受信側の設定により、見知らぬ相手からの添付ファイルつきメールをブロックしてしまいメールが届かない場合があるため、ダウンロードURLを記載するのが無難です。

⑥結び

本文の締めくくりには、終わりのあいさつを一言記載します。
「ぜひ貴社のお力になれればと存じます」など、「今後あなたとの関係を維持したい」という意思表示をすることが大切です。

⑦署名

顧客が連絡をとりやすいよう、メールの末尾に署名を挿入しましょう。

署名に記載する内容は下記の通りです。

・企業名
・担当者の部署名
・氏名
・電話番号
・メールアドレス
・自社ホームページのURLや問い合わせフォームのURL

効果的なお礼メール作成｜押さえておきたいポイント5選

先述ではお礼メールの書き方について解説しましたが、ここでは押さえておきたいポイントを5つご紹介します。

1～2営業日以内に送信する

お礼メールを送るタイミングは、数ある出店企業のうち自社を印象付けるための大事なポイントとなります。
送付タイミングが遅れるほど、来場者の記憶が徐々に薄れていくため、メールを読んでも思い出せないとなってしまっては本末転倒。
なるべく1～2営業日以内に送るよう心がけましょう。

印象的な件名にする

件名が分かりにくいと、迷惑メールと思われて開封すらしてくれない可能性があります。
また、他の企業からも同じタイミングでメールが届いている場合があるため、
大量のメールに埋もれてしまわないよう、目につく印象的なタイトルをつけることが大切です。

自社ブースを思い出してもらえる言葉を添える

展示会当日のやりとりなどを文面に添えるなど、自社ブースを思い出してもらうよう工夫しましょう。テキストだけでなく、ブースの画像なども挿入するのもおすすめです。
予め、印象に残る展示レイアウトだったり、印象に残りやすい特徴的なブースや服装をデザインするなど、初期段階で考案しておくこともポイントとなります。

顧客側のメリットとなる内容を伝える

先述した通り、来場者にお礼メールを送る目的は、自社の印象を記憶に残してもらい、次のアクションに繋げることにあります。
例として、割引のキャンペーン期間を設けたり、来場者限定で無料お試しができたりする特典をつけることで、来場者の関心度を高め、次のアクションを起こす後押しができます。

次のアクションを促すCTAを用意する

効果的なお礼メールとするためには、次のアクションを促すようにCTA（Call To Action）を用意しましょう。
顧客の確度の高さによって設置するCTAの種類を替えるなどの工夫も必要です。
例として、確度の高い顧客に対しては、商談に繋げられるよう見積依頼や問い合わせフォームへ誘導するCTAを設置し、確度が低い顧客に対しては、自社に興味を持ってもらえるよう自社のブログ記事や製品・サービス情報に関するページへ誘導するCTAを設置します。

展示会後のお礼メール例文

前述で紹介した基本の構成をもとに、ここでは見込み客の確度に合わせたお礼メールの例文テンプレートをご紹介します。

見込みの高い顧客向け【例文①】

見込みが低そうな顧客向け【例文②】

割引などの特典を提供する場合【例文③】

まとめ

ここまで、展示会お礼メールの書き方やポイントについて解説しましたが、いかがでしたでしょうか。

以下のポイントを踏まえ、商談や成約につなげる効果的なメールを作成してみてください。

・お礼メールは早めに送る
・見込み客の確度に応じた内容で送る
・メリットを提示し、次のアクションへ促す

どんなお礼メールを書こうかと悩んでいましたら、この記事で紹介した例文をぜひご活用ください。

お礼メールは送付して「終わり」ではなく、送付後の見込み客に対して継続したアフターフォローをしつつ、次に繋げることが大切です。
顧客にとって有益な情報を共有したり、イベントの案内や招待をするなど、適切なフォロー＆アプローチをしていきましょう。

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