演奏会や発表会を開催することになったら、大切な友人知人、お世話になった先生を招待したいですよね。どのような内容でどう書いたらいいのかお悩みの方に向けて、今回は招待状の書き方から送り方まで分かりやすく解説します。
送る相手に合わせた招待状の例文も紹介しますので、演奏会・発表会に向けてスムーズに準備を行うための参考にしてみてください。
演奏会・発表会の招待状の書き方
それでは早速、演奏会・発表会の招待状の例文を「友人・知人向け」と「先生向け」にそれぞれご紹介します。
どちらもポイントは以下の通りです。
point
①時候の挨拶からはじめる
②演奏会に出演（開催）することを伝える
③演奏会へ来てもらいたい想いを伝える
④結びの挨拶
⑤開催日時、開催場所の情報を記載する
⑥特記事項や注意事項などあれば記載する
演奏会・発表会の招待状の例文
例文1：友人・知人向け
拝啓 ○○の候 ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
この度 私が主催する○○オーケストラの第●回定期演奏会を開催することになりました。
日頃の感謝の気持ちを込めて、楽しい時間をご提供できればと考えております。
ご多忙中とは存じますが 何卒ご来場くださいますようご案内申し上げます。
敬具
令和○年○月
記
日時： 令和〇〇年〇月〇日（〇）17時開場 18時開演
会場： 〇〇〇〇ホール
住所：〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
（xx線「xxxx駅」〇番出口より徒歩〇分）
電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
チケット料金：〇〇〇〇円（当日会場受付にてお支払いください）
例文2：先生向け
拝啓 ○○の候 ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
◯◯高校xx年度卒業生の◯◯です。
この度 私が主催する○○○オーケストラの第●回定期演奏会を開催することになりました。
学生時代大変お世話になった◯◯先生に、音楽を通して恩返しをしたいと考えております。
癒しの音楽を楽しんでいただけるよう準備しております。
ご多忙中とは存じますが 何卒ご来場くださいますようご案内申し上げます。
敬具
令和○年○月
〇〇 〇〇
記
日時： 令和〇〇年〇月〇日（〇）17時開場 18時開演
会場： 〇〇〇〇ホール
住所：〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
（xx線「xxxx駅」〇番出口より徒歩〇分）
電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
チケット料金：〇〇〇〇円（当日会場受付にてお支払いください）
・相手との関係性によっては、自己紹介は省略してもOK
・結びの挨拶に、相手を気遣う文章や、季節に応じた文章を入れると〇
・チラシを同封する場合は「会場や曲目などの詳細につきましては、チラシを同封させていただきます。」などの一言を添えると〇
演奏会・発表会の招待状作成マナー
招待状を送るタイミング
演奏会・発表会の招待状は、開催前の1ヶ月前を目安に、遅くても2週間前には送るのがマナーです。
出席／欠席の返事が必要な場合は、ゲスト側のスケジュール調整期間なども鑑みて、お互い余裕を持って対応できるよう、なるべく早めに送ることを心がけましょう。
情報は簡潔・正確に記載する
演奏会・発表会の招待状に記載する情報は、漏れや誤りがないように注意しましょう。
必須事項を明記した上で、演奏会に「来てもらいたい想い」を伝えるなど、ゲストが参加に前向きになる工夫をすることも大切です。
ただし、情報を盛り込みすぎるとかえって目を通してもらえない可能性もあるため、情報は簡潔に。
プログラムや、交通手段・駐車場などに特記事項がある場合は案内に加えましょう。
＜招待状に記載する必須事項＞
・開催日時
・開催場所
・問い合わせ先電話番号
・出演者情報（チラシを同封しない場合）
・チケットの金額（前売り販売がある場合）
・チケット購入ページのURL（電子チケットの場合など）
チケットの前売り販売がある場合
インターネット予約で購入する必要がある場合は、チケットの金額を明記し、購入ページのURLを記載するなどして購入方法を案内します。
郵送で送る場合に、相手の断りなくチケットを同封するのはマナー違反です。チケットを添えて招待する際は、予めゲストと連絡を取り合って予定を確認しましょう。
演奏会・発表会招待状の送り方
招待状を「ハガキ」などの紙媒体で送る場合と、「メール」で送る場合とで送り方は変わってきます。
ここでは、それぞれの送り方について解説していきます。
「ハガキ」で招待状を送る場合
前述の通り、ハガキで送る場合も開催日より1ヶ月前を目安に、遅くても2週間前には相手の手元に届くよう心がけましょう。
また、出席の有無を確認する必要のある場合は、返信用の葉書も同封しましょう。
プログラムを記載しているチラシがあれば、こちらも併せて同封します。
招待するゲスト数が多い場合は外注することをおすすめします。
「メール」で招待状を送る場合
メールで送る場合も、送るタイミングは「ハガキ」と同様です。
ハガキと違い、チラシや返信用の葉書は同封できないので、画像としてメールに添付するか、URLを本文内に記載して案内します。
ハガキでの案内はハガキ代や切手代の他、外注する場合はさらに費用がかかりますが、メールでの案内は無料のため、コストを削減できるメリットがあります。
招待するゲスト数によっては、メルマガツールやWEB招待状を利用することをおすすめします。
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演奏会・発表会の招待状 作成～送付のまとめ
演奏会・発表会の招待状は、送る相手によって案内方法や内容が変わってきますが、いずれの場合も以下のポイントと注意点を考慮して作成しましょう。
point
①時候の挨拶からはじめる
②演奏会に出演（開催）することを伝える
③演奏会へ来てもらいたい想いを伝える
④結びの挨拶
⑤開催日時、開催場所の情報を記載する
⑥特記事項や注意事項などがあれば記載する
注意点
・送るタイミングは開催日の1ヶ月～2週間前
・記載する情報は簡潔かつ正確に
・有料チケットは断りなく同封しない
今回は招待状の書き方についてご紹介しました。
大切な方々への招待状作成に、ぜひお役立てください。
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演奏会・発表会の開催準備には、招待状の準備以外にも多くの時間や手間がかかります。
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今回ご紹介した記事の内容を参考にしていただき、ぜひ演奏会・発表会の招待に活用してみてください。
