【例文あり】これでカンペキ！同窓会の招待状／案内状の作成のコツ

学生時代の友人や恩師と再会できる同窓会。開催にあたり幹事は様々な準備をすることになりますが、その中でも招待状や案内状の準備はとても重要です。今回は、同窓会の招待状／案内状の作成のコツをご紹介。そのまま使える同窓会の挨拶文の例文や、送る時期、ゲストリスト作成のコツなど、招待のポイントを詳しく解説します。

同窓会の招待状／案内状とは？

同窓会の招待状や案内状は、イベントの詳細を伝え、参加を促すために送るものです。受け取る人一人ひとりの記憶に残るような招待状を作成することで、参加率が上がり同窓会の成功につながります。心温まるメッセージと魅力的なデザインを組み合わせることにより、かけがえのない時間を共有するための第一歩となるでしょう。

同窓会の招待状／案内状の事前準備

同窓会の招待状／案内状を用意する上で、まず考えたいこと、実施すべきことをご紹介します。

同窓会の概要を決める

招待状準備の前に、同窓会の日時・会場・会費などの基本的な情報を決定しましょう。イベントの目的やテーマなども考えると、招待状の内容がより具体的になります。同窓会がカジュアルな集まりなのか、それともフォーマルなイベントなのかを決めておくことも重要です。

招待状を送る時期を確認する

同窓会イベント当日までの準備の流れを大まかに立て、招待状を送る時期を確認しましょう。招待状はおよそ3カ月前には送るのが理想です。早めに案内をすることで、参加者が予定を調整しやすくなり、出席率向上につながります。

招待状を送る相手をリスト化

同窓会に参加してほしい人をリスト化します。旧友はもちろん、先生もリストアップしましょう。
住所がわかり郵送でご案内可能なのか？LINEなどのSNSで連絡は取れるか？など、それぞれに対しての連絡手段も大まかに把握します。連絡先が分からない場合は、他の同窓生の協力を得ることで解決することがよくあります。また、亡くなった方に誤って同窓会を案内しないよう、逝去者も確認しましょう。

招待状の送り方と形式を決める

紙の招待状を郵送するか、WEB招待状をSNSなどで案内するか、あるいはその両方を使うかを決定します。

■ 紙の招待状
伝統的で心温まる印象を与えられます。同級生の住所がわかる場合はぜひ検討してみましょう。出欠回答の形式は、「返信ハガキで返信をもらう」か、「WEBフォームに回答してもらう」のかの選択肢がありますが、返信ハガキの場合、招待状の予算・出欠回答回収まで時間・ゲスト管理の作業が大きくなるため注意が必要です。

■ WEB招待状
迅速かつ簡単に情報を共有でき、住所を知らない人にもSNSなどで案内できると、昨今、WEB招待状の利用が広がっています。学校の写真を入れたりカスタマイズがしやすい点、紙やインクを使わず環境にも優しいという点も人気の理由です。

招待状にかけられる予算、送付スケジュールと同窓生への連絡手段を踏まえて、最適な送り方と形式を選びましょう。昨今は、相手の住所を知らないことが多いため、友人はWEB招待状、先生は電話＆WEB招待状でご案内することが多いようです。

同窓会の招待状／案内状の挨拶文のポイント

同窓会の招待状／案内状作成では、心を込めた挨拶文が、受け取る人の参加意欲を高めるカギとなります。以下は、挨拶文作成の際のポイントです。

【POINT①】必須情報を明確に記載する

同窓会の招待状では、イベント日時、場所、会費、企画者（連絡先）といった参加者が知る必要がある基本情報を明確に記載します。この情報が欠けていると、受け取る人が不安になり、イベントへの参加を見送ってしまう可能性があります。

【POINT②】返信を促す工夫を

参加意思の確認は、イベント運営上不可欠です。出欠の回答期限を設定し、「〇月〇日までにご連絡ください」といった返信を促す言葉を添えましょう。

同窓会の挨拶文例文

出席率アップ＆当日盛り上がる！同窓会の招待状の追加アイデアとヒント

当時を思い出す写真をセット

WEB招待状を利用するなら、こだわりたいのが写真です。同窓会の招待状には、学生時代の思い出写真や学校の写真を設定しましょう。招待状を受け取る方々に当時の思い出を色濃く思い出させ、同窓会への参加意欲を高めることができます。たとえば、卒業式や文化祭、スポーツ大会などのイベント時の写真や、クラスでの日常の一コマ、学校の校章、教室など。もし当時の写真の用意が難しい場合には、卒業アルバムや卒業証書を写真で撮って設定するのもおすすめです。

恩師の一言コメントを添える

招待状に恩師の一言コメントを添えることで、同窓会への期待感を高め、受け取った人々に温かい気持ちを伝えることができます。例えば、「〇〇中学校 △△期の生徒たちと過ごした時間は、私にとってかけがえのない宝物です。今でも、当時〇〇したことが鮮明に思い出すことができます。●月●日、成長したみなさんに会えることを楽しみにしています。」。招待状を送る前に先生に連絡を取り、コメントをもらうというひと手間は必要ですが、より特別感のある招待状にすることができます。

当日の演出に使えるアンケートを入れる

同窓会の招待状の出欠回答フォームに、アンケートや本人への質問を入れてみてはいかがでしょう。参加者同士の交流を深めるのはもちろん、同窓会の記憶に残る楽しい瞬間を作り出すことができます。

＜例＞
参加者全員が楽しめるゲームに使えるようなアンケート
・当時の一番の思い出は？
・ 一番遠方から来た人は？
・ 好きな先生は誰？

本人の「昔」と「今」についての質問
・当時のあだ名は？　
・当時の夢は？
・現在の職業は？
※当日の名札や演出に活用できるような質問がおすすめです。

出席できない人からもコメントを回収

「欠席の方もぜひ、先生や旧友に向けたメッセージをお寄せください。」と依頼し、欠席の方からもコメントをぜひ集めましょう。これらのコメントをスライドショーにし、イベント当日に流すことで、出席できない人々に想いを馳せ、同窓会イベントをより盛り上げることができます。

同窓会の招待状／案内状におすすめのサービス

WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ）

「WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ）」は、あらゆるイベントシーンで使えるWEB招待状サービス。紙の招待状をデジタル化し、ゲスト管理から招待プロセスの効率化を実現します。写真を複数枚設定でき、カスタマイズ機能も豊富。思い出の写真をセットして、旧友たちが思わず「同窓会に行きたい！」と思ってしまうような招待状を作ってみてはいかがでしょうか。

Googleフォーム

「Google フォーム」は、Googleのオンラインフォーム作成ツールです。Googleアカウントさえあれば無料で使用できます。アンケートやイベント参加フォームまで、幅広い目的で使用することができる汎用型フォームサービスです。シンプルかつ直感的にフォームが作成できるのが強みですが、デザインのカスタマイズ機能は少なく、招待状ならではの特別感は出しにくいかもしれません。

RSVPify

海外のWEB招待状サービス「RSVPify」。デザインテンプレートがたくさん用意されており、カスタマイズ性も高く、おすすめのサービスです。ただ、海外サービスのため、ホームページや招待状の管理画面がすべて英語です。

招待状／案内状から最高の同窓会イベントを！

いかがでしたか？
同窓会の招待状／案内状の作成のヒントをお届けしました。招待状は、同窓会のプロローグとも見ることができます。ぜひご紹介したテクニックや例文を活用して、温かみのある招待状を作成し、多くの笑顔で溢れる最高の同窓会イベントを実現させましょう！