3秒で受付完了！「スマート受付」でイベント当日をスムーズに

2024年10月15日

近年、イベント運営のDX（デジタルトランスフォーメーション）が進み、QRコードを活用した受付システムが急速に普及しています。このシステムは、イベント主催者の当日業務を効率化するだけではなく、参加者がストレスなくスムーズに受付できるなど、双方にとってメリットをもたらします。
今回は、WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ）が提供する「スマート受付」の特徴や利用するメリットを詳しく解説します。

「スマート受付」とは

WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ）の「スマート受付」とは、事前に発行したQRコードの受付票をタブレットやスマートフォンにかざすだけで受付ができる機能です。この機能により、イベント主催者は多くの受付スタッフを配置する必要がなくなり、ゲストの受付状況をリアルタイムでどこからでも確認できるようになります。

スマート受付を利用するメリット

従来の受付では、ゲストリストと来場者の名前を照らし合わせる必要があるため、受付に時間がかかり、行列ができてしまうことが多々ありました。その煩わしさを解消するのが「スマート受付」です。
ここでは、システムがイベント主催者とゲストの両者に提供するメリットをご紹介します。

イベント主催者のメリット

受付準備が簡単
事前準備はQR受付票の送付と受付用端末（スマートフォンやタブレット）を用意するだけです。ゲストリストを紙で印刷する必要がなく、準備時間が大幅に短縮されます。

少人数での受付運営が可能
参加者は受付端末にQR受付票をかざすだけなので、基本的には受付スタッフのサポートなしで受付が完了します。少人数のスタッフでも細やかなゲスト対応が行えます。

受付状況をリアルタイムで把握
QRコードで受付を行ったゲストは、ヨブナラの受付リストに自動で反映されます。スマートフォンさえあれば会場のどこからでもリアルタイムでゲストの受付状況を確認できます。受付済みの人数も一目で分かるため、全体の受付状況の把握も容易です。誰がいつ来場したかの正確なデータも取得でき、開催後の分析や振り返りにも役立ちます。

ゲストのメリット

受付時間の短縮
参加者は受付用のデバイスにQR受付票をかざすだけで受付完了。従来の名前確認など受付スタッフとのやり取りが不要になり、受付時間が大幅に短縮されます。

混雑の緩和
参加者はQR受付票をかざすだけなので、スムーズな受付が可能に。長蛇の列が解消されます。

荷物にならない
QR受付票はWEB上で作成されるため、スマートフォンさえあればOK。特別な持ち物が不要です。

スマート受付の特徴

ヨブナラの「スマート受付」では、イベント当日の受付だけではなく、受付リストの作成からQR受付票の送付まで、受付に関する様々な業務に対応しています。ここではヨブナラのスマート受付でできる7つの特徴をご紹介します。

１．QR読み込みリーダーが不要
QRコードを読み込む専用機器の用意が不要で、タブレットやスマートフォンさえあれば受付が行えます。端末の置き方は設置型と手持ち型の二通りに対応しており、様々な会場で柔軟に利用できます。

２．ゲストリストが受付リストに自動反映
WEB招待状で出欠回答を行ったゲスト情報がそのまま受付リストに自動で反映されます。受付対象の招待状と受付機能を紐づけるだけで、受付リストがすぐに完成します。

３．専用アプリは不要。WEB上でログインするだけ
専用アプリのインストールが不要。インターネットが繋がる環境であれば、スマート受付が利用できます。

４．柔軟な受付ステータス管理
受付リストは、参加者のQRコード受付による自動更新に加え、手動で「受付済み」などのステータス更新も可能。QR受付票を忘れてしまった参加者にも対応できます。

５．QR受付票はまとめて送信
受付時に必要なQR受付票は、ゲストにまとめて一括送信できます。もちろん、個別で送付することも可能です。

６．受付完了時にゲストへ自動メール送信（※1）
ゲストの受付完了と同時に、自動的にゲストにメールを送付できる機能を搭載。ご来場への感謝を綴ったり、イベントアンケートのリンクを掲載したりと、様々な情報を伝えられます。

７．プライバシーに配慮。受付係を設定できる
スマート受付ごとに受付係を設定できます。受付に必要なゲスト情報のみを共有でき、セキュリティを確保します。

※ スマート受付のご利用には、有料プランへのお申込みが必要です。
※1：受付自動メール・受付係の設定はビジネスプランのお申込みが必要です。

スマート受付の使い方

１．WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ）にログイン
２．スマート受付の利用開始。タイトルを設定、受付対象となる招待状を選択し、スマート受付を作成。
３．QR受付票をゲストに送信。
４．受付用端末の動作確認を実施。
５．イベント当日、受付端末をセッティング。ゲストの受付を開始。
６．イベント後、受付ゲストのCSVファイルをダウンロードしゲストの出欠状況を確認。