【例文8パターン】謝恩会の招待状の書き方完全ガイド！準備から送付まで徹底解説

お世話になった先生や恩師に感謝の気持ちを伝える謝恩会。いざ開催することが決まったけれど、先生や保護者への招待状の内容や、招待方法に悩む方も多いのではないでしょうか。今回は、そんな謝恩会の招待状でお悩みの方に向けて、招待状の準備から書き方、送付方法までおすすめの方法を分かりやすくまとめました。
保育園・幼稚園から小学校、中学校、高校、大学まで、幅広いシーンの招待状の例文もご紹介します。

謝恩会の「招待状」の役割とは

謝恩会とは、お世話になった方に感謝の気持ちを伝える会です。特に学校関連で行われることが多く、卒業生が主体となり先生方に感謝の意を表す会として開かれます。また保育園・幼稚園や小学校・中学校では、保護者が主催となり子どもたちと一緒に開催することもあります。

謝恩会は開催する場所によって雰囲気が異なります。学校で行われる場合は、生徒が歌や劇を披露したり、ビデオやスライドを上映する手作り感あふれるカジュアルな雰囲気に。一方、ホテルなどの会場で行う場合は、フォーマルな雰囲気になります。

そんな謝恩会の「招待状」は、日時や場所などの謝恩会の情報を正しく伝えるだけでなく、お世話になった方に感謝の気持ちを伝える最初の“おもてなし”の役割も担います。そのため、主催者と招待状を送る相手との関係性や、謝恩会の雰囲気に合わせ、そして、招待する人に対し思いやりや気遣いを込めて、招待状を作成することが重要です。

謝恩会の招待状準備の進め方とポイント

謝恩会では、主催者とゲストとの関係性や謝恩会の雰囲気に合った招待状を作成する必要があります。
ここでは、招待状準備の進め方と気を付けるポイントを解説します。

1.まずは、謝恩会の基本情報を決定

招待状作成に取り掛かる前に、謝恩会の基本情報をあらかじめ決めておきましょう。謝恩会の基本情報としては以下の3つが挙げられます。

・開催日時
・会場（場所）
・会費の有無

これらの情報が事前に決まっていると招待状準備がスムーズに進み、無駄な作業を減らすことができます。また、招待する先生や保護者、卒業生を整理し、「招待リスト」を作っておきましょう。

2.招待状の送付スケジュールを決める

謝恩会の基本情報が決まったら、招待状の送付スケジュールを立てます。ゲストの予定が早めに埋まることを考慮し、謝恩会の2～3ヶ月前に送付するのがおすすめです。
また、送付スケジュールを立てる際に「返信期限」も決めましょう。出席者の確認作業にどれくらいかかるか、未回答者にリマインドをするかなどを踏まえて、期限を設定します。謝恩会の会場や料理提供の有無などによりますが、開催の2週間～1ヶ月前に設定することが多いようです。

3.招待状の送り方を決める

招待状の送付スケジュールを立てる際は、送り方も合わせて検討しましょう。

封書の郵送もしくは手渡し、メールで一括送信など、招待状には様々な形式・送り方がありますが、謝恩会の招待状は「WEB招待状」を活用するのがおすすめです。先生や保護者、卒業生などゲストの住所が分からなくても、WEB招待状ならLINEやメールなどで招待状のURLを共有するだけで簡単に招待することができます。
また、紙と比較して、招待状作成・出欠確認までが早いのが特徴です。主催する保護者や卒業生がプライベートの隙間時間でも招待状準備が行え、送付作業も時間がかかりません。出欠が自動的にリスト化されるのも嬉しいポイントです。

ただし、年配の方や目上のゲストには馴染みがない可能性があるため、先生方には紙の招待状を手渡しするなど、渡す相手に応じた使い分けも考慮しましょう。昨今、保護者にはWEB招待状をLINEやメールで送付、先生方には紙の招待状を手渡しするなど、WEBと紙を使い分ける人も多いようです。招待する相手や謝恩会の雰囲気、準備期間などに合わせて、送り方を検討してみてください。

4.招待状の案内内容／回答項目を選定する

謝恩会では誰が主催者かによって招待状の案内内容や回答項目が異なります。招待状の文例をそのまま使用するのではなく、主催者の視点が合っているかを確認するようにしましょう。

回答項目では、出席する本人の名前だけでなく、家族で謝恩会に参加するケースも想定し、世帯での出席人数や生徒の名前、生徒のクラス等を含めることを検討してください。これらの項目を用意し回答をもらっておくと、当日の受付がスムーズになります。下記の回答項目例を参考に、必要な情報を選定してみてください。

項目例
・出席人数
・生徒の名前
・生徒のクラス
・保護者の名前
・担任の先生の名前
・食べ物のアレルギー
・来場方法（車・バス・電車etc…）
・連絡先（代表者）

招待状の案内内容については、次章の文面のコツで詳しく解説します。

謝恩会の招待状でおさえておきたい文面のコツ

1.招待状の基本構成をおさえる

招待状は「挨拶文」「謝恩会の情報」「出欠回答」の3つの構成で作成するのが基本です。

挨拶文

謝恩会を開催する主旨を、先生や恩師に向けた感謝や労いの言葉とともに記載します。共通の思い出や成長したエピソードを添えるとより心温まる文章になり、参加意欲が高まる可能性もあるのでおすすめです。

謝恩会の情報

前章で述べた「基本情報を決める」で決定した、開催日時と開催場所、会費を記載します。その他に、当日必要な持ち物、幹事の連絡先など、ゲストが知りたい情報を簡潔かつ明確に記載しましょう。会場がホテルなど馴染みのない場所の場合は、会場までのアクセス方法を記載すると親切です。

出欠回答

出欠回答では、回答期限・回答方法を明確に記載します。

2.礼儀正しく。ビジネスマナーを意識する

招待状では言葉遣いに気を付けて、丁寧な文章を書きましょう。特に招待状で最初に読まれる「挨拶文」ではビジネス文書のマナーを意識して書くことが重要です。

頭語・結語を使用

招待状の挨拶文では、文章の最初に書く「頭語」と最後に書く「結語」という挨拶の言葉を用いましょう。

頭語（例：「拝啓」）を左寄せで記載
結語（例：「敬具」「謹白」）を右寄せに記載

「時候の挨拶」で季節感を表現

「時候の挨拶」は、挨拶状で最初に書く季節を表す言葉を用いた文章で、用件を伝える手前のクッション言葉です。拝啓の後ろにつき、「○○の候」や、「春のきざしが感じられる頃となりました」などが時候の挨拶となります。季節に合う言葉を用いて書きましょう。

3.卒業年度のチェックは念入りに

招待状に卒業年度を用いる場合は、数字を間違えていないかを念入りに確認してください。招待状の作成前後でダブルチェックをしたり、可能であれば第三者にも確認を依頼するなど、絶対に間違いがないよう対策をしましょう。

4.送る相手に合わせた文章を

謝恩会では、お世話になった先生や恩師に送る招待状と、主催する側である保護者に送る招待状の2パターンの用意が必要なケースもあります。先生や恩師に向けて送る招待状であれば、これまで述べてきた通り、感謝の気持ちを伝える内容を書きます。保護者に向けて送る招待状であれば、お世話になった先生方に感謝の気持ちを伝えたい旨や開催主旨を書くとよいでしょう。

謝恩会招待状の例文

1.保育園・幼稚園の招待状

2.小学校・中学校・高校

3.大学・専門学校

謝恩会の招待状をより魅力的にするコツ

招待状は、ゲストにとって謝恩会の第一印象となります。以下の3つのポイントを押さえて、より魅力的な招待状を作成しましょう。

心温まるメッセージを添える

招待状には、入学時の思い出や卒業生の成長過程など、印象に残っているエピソードを盛り込めないか検討しましょう。具体的なエピソードを添えることで、受け取った人の心に響く素敵な招待状が出来上がります。

思い出の写真を添える

校舎や教室、入学当初の集合写真、クラスの思い出の写真など、想い出がよみがえる写真を招待状に添えるのもおすすめです。視覚的に思い出を呼び起こすことができ、招待状がより特別なものになります。ただし、個人が特定できる写真を使用する際は、プライバシーに十分配慮しましょう。

招待する人に合わせてデザインを選ぶ

招待するゲストの属性に合わせたデザインの招待状を選択しましょう。
先生や保護者に送る招待状はフォーマルで落ち着いたデザイン。卒業生に送る招待状は明るく柔らかな雰囲気のデザインがおすすめです。

謝恩会の招待状には「WEB招待状 Yobunara」がおすすめ

謝恩会の準備をスムーズに進めたい方には、WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ）がおすすめです。ヨブナラなら、WEB招待状の作成から送付までが簡単。スマートフォン1つあれば、ゲスト管理も楽々行えます。

感謝の気持ちが伝わる、謝恩会の招待状を作ろう

ここまで、謝恩会の招待状の書き方やコツ、例文をご紹介しました。ご紹介したポイントをおさえることはもちろん、お世話になった先生方へ感謝の気持ちを込めて作成することで、きっと素晴らしい招待状が完成するはずです。招待状づくりの過程そのものが、これまでの思い出を振り返り、感謝の気持ちを再確認する素晴らしい機会になるよう祈っています。