周年記念イベントや創立記念パーティーの招待状作成でお悩みの方も多いのではないでしょうか。本記事では、周年記念イベントでの招待状の書き方やマナー、注意点などをわかりやすく解説します。感謝の気持ちが伝わるような招待状作成のポイントや、カジュアルからフォーマルな挨拶文まで様々な例文も紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。
周年記念／創立記念パーティーとは？招待状が重要な理由
周年記念パーティーとは、企業や店舗の創立・サービスの発売から一定の年数が経過したことを祝うイベントです。日ごろからお世話になっている従業員や顧客、取引先などに感謝の気持ちを伝える重要な機会であり、社を挙げてイベントの準備をすることも多いでしょう。
そんな周年記念パーティーの招待状は、イベントの成功を左右する重要なツールです。招待を受けた取引先や顧客などのゲストにとって「招待状」がそのイベントの最初の印象となります。招待状を受け取った人に周年記念パーティーへの期待感と参加意欲を高めるためにも、イベントやパーティーに適した招待状を作成する必要があります。
周年記念／創立記念パーティーの招待状作成のポイント6つ
1．招待状の作成方法は3つ！「WEB招待状」の利用がおすすめ
招待状の主な作成方法は、「紙」「WEB」、紙とWEBの両方を組み合わせた「ハイブリッド」の3種類です。それぞれの招待状のメリットをご紹介します。
手書きメッセージを添えられるのも、紙の招待状ならでは。代表の直筆メッセージを添えれば、さらに心温まる招待状になることでしょう。
①紙の招待状
紙の招待状は、イベントの正式さや高級な印象をゲストに与えます。デジタルツールの利用が多くなった現代だからこそ、紙ならではの手触りや直接届く特別感がイベントへの期待感を高め、非日常の体験をゲストに届けることもできます。
手書きメッセージを添えられるのも、紙の招待状ならでは。代表の直筆メッセージを添えれば、さらに心温まる招待状になることでしょう。
紙の招待状は返信方法として一般的に返信ハガキが使用されます。招待状の作成からゲストの出欠回答の返信までに時間がかかるため、早めの準備が必要です。
②WEBの招待状
慣れない周年記念パーティーの準備で、時間や手間をかけず招待状の準備を行いたい方にはWEB招待状がおすすめです。
紙の招待状と比較して、WEB招待状は作成から出欠確認までの時間を短縮できます。また、ゲストの出欠回答が自動で集計され、手間のかかるゲストリストの作成が不要になります。招待状に関する業務をWEB上で完結できるため、招待状の準備業務を効率化することができます。
加えて、紙の印刷代や封筒代、切手代などもかからず、コストを抑えられるというのも嬉しいポイント。業務効率の面でも、コストの面でもWEB招待状はおすすめのツールです。
③紙＋WEB（ハイブリッド）招待状
ハイブリッド招待状とは、紙の招待状で送付し、出欠回答は印刷したQRコードからWEBで受け付ける方法です。紙による正式さとWEBによる業務効率化の両方を取り入れることができます。幅広い年代層にも受け入れられやすく、創立記念などの格式高いシーンにも適しています。
最近の周年記念イベントや創立記念パーティーでは、紙とWEBを組み合わせたハイブリッドな招待状が用いられることが増えているようです。「ゲストの出欠確認業務を効率化したい」と考えている方は、WEB招待状の利用を検討してみてください。
2．ブランドイメージ・イベントのテイストに合わせたデザインを選ぼう
周年記念イベントや創立記念パーティーの招待状は、ブランドイメージに合わせたデザイン選びが重要です。適切なデザインや配色を選定することにより、ブランドの世界観を効果的に伝え、イベントへの期待感を高めることができます。
3．招待状の文章は丁寧かつ簡潔に作成する
ビジネスシーンの招待状では、組織の代表として送る文章にもなるため、適切な言葉を用いて文章を作成する必要があります。イベントの詳細がゲストにきちんと伝わり、出席したいと思ってもらえるよう、以下のポイントを押さえて文章を作成しましょう。
「挨拶文」はビジネスマナーを意識した丁寧な文章を書く
冒頭の「挨拶文」はゲストが最初に読む招待状の顔でもあり、イベント全体の印象にも大きく関わってきます。ビジネス文書のルールやマナーを意識し、招待状を受け取る相手の立場を尊重した表現を心掛けて文章を作成しましょう。
挨拶文は「頭語」から始めて、「結語」で締めくくる
手紙など文章の冒頭に書く「こんにちは」の挨拶を「頭語」、文末に「さようなら」として書く挨拶を「結語」と言います。ビジネスの文書で多く使われており、一般的には「拝啓」や「敬具」が使われることが多いです。より丁寧な言葉には「謹啓」や「謹白」があり、イベント内容や送るゲストに合わせて使い分けることをおすすめします。
「時候の挨拶（季節の挨拶）」を入れる
頭語の後に続く形で、時候の挨拶を書きます。用件を伝える前のクッションとなり、受け手にソフトな印象を与えます。時候の挨拶は季節感を表現するために作られた言葉でもあるため、季節に合った挨拶文を書きましょう。
＜例＞
・5月下旬：向暑の候 だんだん暑さが増す頃となりましたが…
・6月上旬：薄暑の候 少し暑さを感じる頃となりましたが…
イベントの情報を簡潔に盛り込む
招待状には、会場名や受付時間、イベント開始・終了時間、お問合せ先などイベントの基本情報を簡潔に記載しましょう。受け手が出席を決めるためになるような必要な情報を明確に伝えることが重要です。その他にも、イベント会場へのアクセスマップやイベント当日のプログラムなどを盛り込むと、イベントの全体像を理解しやすくなります。
4．送付タイミングは2～3ヶ月前がおすすめ
招待状を送付するタイミングは一般的に、予定が早めに埋まることを考慮し、2～3ヶ月前に招待状を送るのがおすすめです。遅くともイベントの1ヶ月前に送り、ゲストが予定を調整できるようにしましょう。
これらのタイミングを守ることで、スムーズなイベント運営が可能となります。
5．出欠回答の返信期限を必ず記載する
招待状の返信率を高めるには、「返信期限」を設けることがとても重要です。
返信期限を設定することで、受け手は期日を意識し、期限までに返信を間に合わせようとスケジュールを調整します。また、返信する必要性を間接的に伝えることもできるので必ず記載しましょう。
6. 相手に合わせた招待状で、ワンランクアップのおもてなしを
WEB招待状であれば、複数パターンの招待状を簡単に作成できます。送る相手に合わせて文面や写真等をカスタマイズすることで、より特別感のある招待状を作成することができます。パーソナライズされた招待状は、ゲストに対するおもてなしの質を高め、より特別な体験を提供します。
周年記念／創立記念パーティーの招待状文例
例文1（取引先向け／WEB招待状で案内・回答）
謹啓 〇〇の候 貴社ますます御発展のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り深謝申し上げます。
さて弊社では本年の●月●日をもちまして創立●●周年を迎えることとなりました。
これもひとえに皆様方のご支援の賜と深く感謝いたしております。
つきましては日頃お引き立てを賜っております皆様方に感謝の意を表したく、創立●●周年記念の祝宴を催したいと存じます。
皆様はご多忙のところ誠に恐縮ではございますが、何卒ご来駕賜りますようご案内申し上げます。
謹白
20●●年●月●日
株式会社〇〇〇〇
代表取締役〇〇〇〇
記
・開催日時 ：●●●●年●月●日（〇曜日）午後〇時
・開催場所 ：〇〇ホテル〇〇の間
・住所 ：〇〇県〇〇市〇〇区●●-●●
・最寄り駅 ：〇〇線〇〇駅〇〇出口より徒歩●分
・お問合せ先 ：●●●-●●●●-●●●●
株式会社〇〇〇〇 〇〇部〇〇課 田中
・平服でお越しください
お手数ながら、ご出席の有無を●●●●年●月●日までに下記フォームより、ご回答をお願い申し上げます。
なお、ご臨席の節は、追ってメールにて送付する「受付票」をお持ちになり、受付をお済ませくださいますようお願いいたします。
例文2（顧客向け／紙招待状で案内・返信ハガキで回答）
株式会社〇〇〇〇創立●●周年記念パーティーのご案内
拝啓 〇〇の候
皆様におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
いつも弊社サービスをご愛顧頂きまして誠にありがとうございます。
おかげさまで●月●日をもって、創立●●周年を迎えることになりました。
これもひとえに支えてくださる皆様方のおかげです。今後もお客様に多くの幸せを感じて頂けるように精進して参ります。
ささやかではございますが、感謝の気持ちを込め、小宴を催したく思います。
ご参加いただいたお客様には、粗品の進呈もさせていただきますので、どうぞ皆様お誘い合わせの上、お気軽にお立ち寄りくださいませ。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、よろしくお願いします。
敬具
20●●年●月●日
株式会社〇〇〇〇
代表取締役〇〇〇〇
記
・開催日時 ：●●●●年●月●日（〇曜日）午後〇時
・開催場所 ：〇〇ホテル〇〇の間
・住所 ：〇〇県〇〇市〇〇区●●-●●
・最寄り駅 ：〇〇線〇〇駅〇〇出口より徒歩●分
・お問合せ先 ：●●●-●●●●-●●●●
株式会社〇〇〇〇 〇〇部〇〇課 田中
お手数をお掛け致しますが、ご出席の有無を●●●●年●月●日までに同封のはがきにてご返信ください。なお当日ご来臨の際は、本状封筒を受付へお示しくださいますようお願いいたします。
例文3（VIP向け／紙招待状で案内・返信ハガキもしくはQRコードから回答）
株式会社〇〇〇〇創立●●周年記念御案内
謹啓 〇〇を感じる季節となりました。
時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り深謝申し上げます。
さて弊社では本年の●月●日をもちまして創立●●周年を迎えるに至りました。
これもひとえに皆様方のご厚誼・ご支援の賜物と深く感謝を申し上げます。
はなはだ微力ではございますが社業の発展に専心努力してまいる所存でございますので、今後ともなお一層のご支援ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。
つきましては日頃お引き立てを賜っております皆様方に感謝の意を表したく、創立●●周年記念のパーティを執り行います。
また創立●●周年記念にご参加頂いた者様には、粗品の進呈もさせていただきます。
ご多用のところ誠に恐縮に存じますが、ぜひご臨席いただきますようお願い申し上げます。
記
・開催日時 ：●●●●年●月●日（〇曜日）午後〇時
・開催場所 ：〇〇ホテル〇〇の間
・住所 ：〇〇県〇〇市〇〇区●●-●●
・最寄り駅 ：〇〇線〇〇駅〇〇出口より徒歩●分
・お問合せ先 ：●●●-●●●●-●●●●
株式会社〇〇〇〇 〇〇部〇〇課 田中
お手数ながら、ご出席の有無を●●●●年●月●日までに同封の返信用はがき、または下記のQRコードよりご回答をお願い申し上げます。
なお、ご回答方法によって、当日の受付方法も異なりますので、下記をご確認いただきますようお願いいたします。
■返信用はがきのご回答
返信用はがきよりご回答いただいた方は本状封筒を受付にお示しくださいますようお願いいたします。
■QRコードのご回答
QRコードよりご回答いただいた方は追ってメールにて送付する「受付票」をお持ちになり、受付をお済ませくださいますようお願いいたします。
例文4（カジュアル向け／WEB招待状で案内・回答）
今年も〇〇の季節となりましたが、お変わりありませんか。
いつも株式会社〇〇〇〇をご愛顧いただきまして、ありがとうございます。
おかげさまで●●年●●月●●日に●周年を迎えることになりました。
これもひとえに、皆さまの支えがあったからこそと深く感謝しております。
ささやかではございますが、皆さまに感謝の気持ちを伝えたく、創立●●周年記念パーティーを開催いたします。
当日は特別なゲストをお招きし、弊社のテーマでもある◯◯◯◯を体感できるスペシャルなパーティーとなる予定です。特別メニューもご用意しておりますので、奮ってご参加ください！
皆さまのご参加、お待ちしております。
創立●●周年記念パーティー
●●●●年●月●日（〇曜日）
●●:●●～●●:●●
（受付時間 ●●:●●～）
〇〇ホテル 〇〇の間
〇〇県〇〇市〇〇区●●-●●
※〇〇線〇〇駅〇〇出口より徒歩3分
［お問合せ先］
株式会社〇〇〇〇 〇〇部〇〇課 田中
●●●-●●●●-●●●●
mail@yobunara.com
［当日のプログラム］
◆第一部
・社長挨拶
・ビジョンの説明
・スタッフアワード
◆第2部
・【●●年の軌跡】スペシャルムービー
・ライブパフォーマンス
・バンド演奏
この度はお会いできますことを心より楽しみにしております。
お手数をおかけいたしますが、●●●●年●月●日までに下記フォームよりご回答をお願いいたします。
周年記念／創立記念パーティーにはWEB招待状がおすすめ
WEB招待状Yobunara（ヨブナラ）
「WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ）」は、あらゆるイベントシーンで使えるWEB招待状サービスです。紙の招待状をデジタル化し、ゲスト管理から招待プロセスの効率化を実現します。
また、写真を複数枚設定できるなどカスタマイズが容易で、オリジナルの招待状を簡単に作成できます。設立当初の写真をセットし招待状を受け取った人に、これまでの会社や団体の歩みを知ってもらうきっかけにするのも良さそうです。
招待ゲストが多いイベントで役立つ「一括メール配信」機能や、格式高いシーンにも利用できるテンプレートデザインなど、WEB招待状ヨブナラには機能やデザインが揃っているので、周年記念パーティーの招待状作成に使ってみてはいかがでしょうか。
周年記念／創立記念パーティーを成功させよう
いかがでしたでしょうか。
周年記念イベントや創立記念パーティーの招待状は、単なる集客の手段ではなく、イベント主催者と顧客とのつながりとなる重要なツールです。イベント内容や送る相手に合わせて招待状を作成・送付をすることで、ゲストの期待が高まり、イベントを特別なものにすることができます。
今回ご紹介した招待状のポイントを参考にして、思い出に残る素敵な招待状を作成してみてください。
