京都市に代々続く老舗米屋。先代より受け継がれたお米を選ぶ才覚と米炊き職人の技で究極の銀シャリを提供。お米離れゼロの社会をビジョンに掲げ、お米の「つくる」「食べる」「買う」を見直し、幅広く事業を展開している「八代目儀兵衛」。今回は、二十周年記念式典のイベントにて、「WEB招待状ヨブナラ（以下、ヨブナラ）」をご利用いただきました。
受付システムを導入された近藤様にヨブナラについての感想をお伺いしました。
株式会社八代目儀兵衛
執行役員
近藤 希史 様
【イベント概要 ／ ご利用いただいたサービス】
・内容：八代目儀兵衛 創立20周年記念式典
・ゲスト数：ご招待300名以上（参加者約250名）
・機能プラン：ビジネスプラン
・利用された機能：WEB招待状、受付システム
・ビジネスプラン内で特に利用された機能：共同管理・編集
招待ゲスト300名以上のイベントで受付の効率化が必須に
ー ヨブナラのご利用に至ったきっかけについて教えてください。
近藤様：今年の8月（2025年現在）に、株式会社八代目儀兵衛の20周年記念式典をANAクラウンプラザホテル京都にて開催することになり、ご招待～受付業務のデジタル化を検討することになりました。というのも、創立10周年の際に200名規模のイベントを開催したのですが、当時の担当者から「すべてアナログの作業だったので準備が非常に大変だった」と聞きました。特に当日のイベントの受付で、ゲストの方の受付から誘導にかなり時間がかかったそうで、今回は前回よりもさらに多くのゲストの方にお声がけすることもあり、自動受付システムを導入しようという話になりました。
ー 前回のアナログでの招待業務で特に課題となっていた点について教えてください。
近藤様：出欠の返信がないまま、来るかどうか分からないゲストの方や、返信は保留のまま当日突然来られる方がおられたり、当日の対応が大変だったそうです。それから、イベント内容に変更はなかったものの、ゲストの方に一斉に情報を伝える手段がなかったため、イベント開催日のリマインドなどがうまくできなかったと聞きました。
また、周年記念イベント以外にも毎年農家さんを集めたイベントを行っているのですが、100名規模でも受付に1時間ほどかかっていたので、今回300名規模のイベントとなるとアナログでの受付はかなり厳しいのでは、と受付の所要時間の短縮についても課題のひとつでした。
ー 他のデジタルツールも検討されたとのことでしたが、ヨブナラを選んでいただいた理由を教えてください。
近藤様：無料のシステムや他の自動受付システムも検討しましたが、コストメリット以上に手間がかかりそうだったので、より簡単で使いやすく、準備も楽そうなヨブナラを選びました。当日のトラブルも避けたかったので「システムの安定性」の高さも利用に至ったポイントです。
ヨブナラはWEB招待状サービスですが、QR受付システムを利用できるので、今回は紙の招待状にQRコードを記載して、そこから回答フォーム誘導としてヨブナラを利用しました。
受付の所要時間を短縮。理想としていたスマートな対応が実現
ー 今回、ヨブナラを利用したことでどんなメリットを感じましたか？
近藤様：一番の懸念であった当日の受付は、QRコードでの受付導入によりスムーズに行えました。デジタルに慣れている方はデジタルで、またアナログ対応との併用で誘導も滞りなく進められたため、大変助かりました。1時間ほど受付時間はありましたが、受付のデバイスを5台設置して、効率よく時間内に完了させることができました。
今回の式典では、受付業務を単に受付をする、ということだけでなく「しっかり管理された受付ができる」、そしてゲストの方を「おもてなしする」という意味でスムーズ、かつ丁寧に受付をすることもポリシーの一つとしてありましたので、実感としてコスト以上の効果を感じました。
それから今回は受付担当、招待状担当など各担当者がいましたので、共同編集者の機能がついているビジネスプランを利用したのですが、システムの作業性もよく、操作画面も誰が触ってもある程度使いこなせそうな初心者にも優しい作りだったので、現場のスタッフに「何か困ったことはある？」と聞いても「まったく困りませんでした」という声も上がっていました。ゲストの出欠管理や未回答者に対する進捗状況の把握もわかりやすく、事前準備を含めてかなり作業工数が少なくなったと思います。全体的に何も問題なく、招待業務を円滑に進行できたのがよかったですね。
「ゲストとの繋がりを作る」コンタクトツールとして継続利用
ー イベント後もビジネスプランからスタンダードプランに変更して継続利用されていますが、どのようにご活用いただいているのでしょうか？
近藤様：今回の周年記念式典のような大きなイベント以外にも、弊社では小〜中規模のイベントも定期的に開催しています。例えば、全国の農家さんを集めて行うイベントのご案内などがあります。
こういった小〜中規模のイベントのアナウンス発信で今後もヨブナラを活用していきたいと考えています。
プラン変更に関しては、大きなイベントの実施時は、チームで管理できるビジネスプランが使いやすいですが、通常の時期はイベント告知などがメインになりますので、スタンダードプランに使い分けて変更しています。
ー イベントのアナウンスは、一般の一斉メールシステムでも代用できそうですが、なぜヨブナラを利用しようと思われたのでしょうか？
近藤様：ヨブナラを通してゲストの方々にコンタクトをしているので、お客様の情報管理ややりとりがスムーズにできるのでは、と考えています。また、例えばホームページでは告知を行わないクローズドのイベントなども、過去のイベントに参加された方からそれぞれの分野や興味関心に合わせて、ご案内もしやすいですよね。スムーズに新しいイベントの告知ができますし、反応が薄ければ、ヨブナラで再度フォローアップもしやすい。そういったお客様とのキャッチボールは、通常の一斉メールシステムやアナログでやろうとすると、管理するのはとても大変ですから。
顧客管理システムを使うほどのコストをかける規模ではないけれど、様々なステークホルダーとの関係や繋がりを作っていくのに、ヨブナラはちょうどよいのではないでしょうか。
ー非常に参考になるご活用方法をありがとうございました。ご要望に応じて随時サポートも行っておりますので、今後もぜひご相談ください。本日は貴重なご意見をありがとうございました。
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