【新機能】ゲストの回答率アップ！回答フォームに「保留機能」をリリースしました

2024年5月28日2024年9月6日

2024年5月28日、WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ）が、ゲストが出欠回答を保留にできる「保留機能」をリリースしたことをお知らせいたします。今回のリリースによりゲストはメールなどで保留の旨を主催者に伝える手間が不要になり、イベント主催者はゲストの参加意思を把握しやすくなりました。

招待状の「保留機能」とは？

これまで、ヨブナラの招待状の出欠区分は「出席」と「欠席」の2パターンでしたが、そこに「保留」を追加できるようになりました。

「保留」を表示する設定にした場合、ゲストは回答フォームから「出席」「欠席」「保留」を選択することができます。
また、「保留」と回答したゲストには出欠回答のリマインドメールを送ることもでき、ゲストの返信忘れへのフォローも行えるようになりました。

※「保留機能」はフリープランからご利用いただけます。
※「出欠回答のリマインドメール」はスタンダードプランからご利用いただけます。

保留機能を招待状で利用するメリット

保留機能は、これまで予定が決まらず回答を先送りにしていた「ゲスト」と、ゲストから出欠の返信がなくイベントの参加意思を把握しにくかった「主催者」、両者にとってメリットがあります。

ゲストのメリット
・主催者に参加を検討している意思表示ができる
・主催者に保留の旨をメールなどで連絡する手間が不要になる
主催者が設定するメリット
・ゲストの回答率を上げることができる
・ゲストのイベント参加意思をこれまでより正確に把握することができる
・「保留」と回答した人に向けて、出欠回答のリマインドメールを送ることができる

保留機能の設定方法

以下の手順で、ヨブナラの保留機能の設定を変更することができます。

WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ）にログイン。
「保留機能」を設定したい招待状を選択。
メニュー「編集」を選択。
「回答フォーム」を選択。
「保留の表示」項目横のえんぴつマークを選択。
「表示する」／「表示しない」にチェックし、保存する。
※デフォルト値は「表示する」となっているため、「保留」を非表示にする場合は「表示しない」にチェックしてください。

※「保留機能」はフリープランからご利用いただけます。

保留機能の便利な活用方法

保留機能を利用する際は、以下の2つの機能も合わせて設定することをおすすめしております。

回答控えメールの設定
回答フォームより出欠回答を行ったゲストへ、回答登録が完了したことを自動的にメールでお知らせする機能です。
これまで回答控えメールでは、出席ゲスト向け、欠席ゲスト向けに自動で送付されていましたが、「保留」回答のゲストにも送付されます。
メールのテキスト内容は管理画面よりカスタマイズすることができます。
※フリープランからご利用いただけます。

■保留の方向けの例文
【件名】
回答を受け付けました｜WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ）

【本文】
ご回答いただきありがとうございます。
出欠のお返事をお待ちしております。

回答リマインドメールの設定
回答リマインドメールは「保留」と回答したゲストと未回答のゲスト(※1)に再度メールを送ることができる機能です。
出欠回答が保留状態や未回答であることをゲストにリマインドでお知らせができるため、ゲストの回答率を向上させるのに役立ちます。
メールのテキスト内容は管理画面よりカスタマイズすることができます。
※スタンダードプランからご利用いただけます。

※1「未回答のゲスト」とは、一括案内メール機能により招待状を送付し、まだ出欠登録を行っていないゲストを指します。

■回答リマインドメールの例文
【件名】
【リマインド】〇〇〇〇イベントの出欠回答のお願い｜WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ）

【本文】
いつもお世話になっております。

先日ご案内いたしましたイベントにつきまして、回答がまだお済みでない方に改めてWEB招待状をお送りさせていただきます。

ご多用のところ恐縮ですが、ご回答いただけますようお願い申し上げます。