【例文4選】すぐに使えるセミナー／講演会の案内状テンプレート＆書き方のコツ

セミナーや講演会を開催する際には、案内状が重要な役割を果たします。しかし実際に作成しようとすると、書く内容や効果的な見せ方、送り方などに悩まれる方も多いのではないでしょうか。

今回はセミナーや講演会で重要となる、案内状の書き方から案内方法まで、例文を交えながら詳しく解説します。最後まで読んで、案内状作成の参考にしてください。

セミナー／講演会の案内状とは

セミナーの案内状は、イベントの成功に欠かせない重要なツールです。セミナーの概要や魅力を伝え、申し込みに繋げる役割を果たします。参加者が申し込むかどうかを判断しやすいよう、目的や利点を具体的に記載することが重要です。

セミナーにおける案内状の役割は単なる情報提供だけではなく、企業にとって自社の商品やサービスを知ってもらう大切な入り口でもあります。セミナーを成功させ、会社のブランドイメージや信頼を高めるためにも、参加を促すような工夫を取り入れた案内状が求められます。

セミナー／講演会案内状の基本構成

セミナーの開催が決定したら、顧客や参加見込みのある人に案内状を送ります。情報を過不足なく盛り込むための、基本となる構成要素を5つ上げているので、案内状作成の参考にしてみてください。

１.タイトル

セミナーの案内状をメールやWEB招待状で送付する場合「タイトル」は非常に重要な要素です。タイトル一つで参加者が本文を読むかどうかが決まります。セミナーを受講することで得られるメリットや学びをタイトルに含めると、参加者の関心を引きやすくなります。

具体的な内容や課題を盛り込むことで、続きを読もうと思わせる動機づけができるので意識して書いてみましょう。

２.挨拶文

案内状の挨拶文は、いわばセミナーの第一印象。丁寧な言葉を用い、相手との関係やセミナーの雰囲気に合った文面で書きましょう。社内向けの案内や、料理・ダイエットなどカジュアルなテーマであれば、柔らかく親しみやすい表現で。反対に、テーマがビジネス関連の場合は真面目で堅い文面が適しています。

また、挨拶文が長すぎると離脱の原因になるため、簡潔にまとめることを意識しましょう。

３.セミナー情報

セミナー情報で重要なのは、参加するメリットを明確に伝えることです。セミナーで得られるスキルや知識、その活用方法や解決できる課題、そして成長につながる具体的な内容を記載することで、参加価値が伝わります。

ただ、情報が多すぎても少なすぎても参加者にセミナー開催の意図が伝わらず、参加をためらわれる原因になるので、情報は過不足なく、要点をわかりやすくまとめることが大切です。
セミナー情報では以下の項目を参考に作成すると良いでしょう。

・日時
セミナーを開催する日時を記載します。開始時間のほかに、受付時間やセミナー終了時間が書かれていると丁寧な印象を受けるので、確定している場合は記載すると良いでしょう

・場所
対面の場合は会場名や住所を記載します。オンライン開催であれば申し込み後、どのような流れで開催するのかも明記しましょう。

・参加費
開催するセミナーの参加費がいくらなのかを記載します。セミナーにおいて参加費の有無は申し込みを決める重要な要素となるため、無料で開催する場合も必ず書きましょう。

・セミナーの内容
どのようなセミナーを開催するのか記載します。詳細を端的に伝え、参加するメリットや解決できる課題などに触れて書きましょう。

・講師の紹介
講師の名前はもちろん経歴やスキルなどを明記すると良いです。誰から教わるのかが明確となり、参加者の安心感にも繋がります。

・注意事項
参加する上での注意点や当日の持ち物、事前に準備してもらうことがある場合は記載しましょう。
正確な情報と分かりやすさを意識してセミナー情報を記載し、参加意欲を引き出す工夫をすると良いでしょう。

４.問合せ先

案内状には必ずセミナーに関する問合せ先を記載します。参加者の疑問点を解消し、申し込みに繋げられるよう問合せ先を整えておきましょう。問合せ先に記載する項目は以下の通りです。

・セミナーの運営会社
セミナーの主催・運営会社名を明記します。

・セミナー名
対応しやすいよう、セミナーの正式名称を記載します。

・担当者名
担当者の名前を記載すると信頼感が増します。

・メールアドレス
質問がしやすいようにメールアドレスを記載します。

・電話番号
緊急時に対応できるよう、電話番号も記載します。

会社名や担当者名など明確な問合せ先を設けることで、申し込みを検討している人は質問しやすくなり、申し込みに繋がりやすくなります。

５.申し込み方法

申し込み方法は分かりやすく明確に記載することが大切です。参加には事前申し込みが必要な場合が多いため、以下の内容を示しておきましょう。

・申し込み
メール返信やフォーム入力の方法を具体的に記載します。

・回答期限
締め切り日を設定し、参加者がスムーズに申し込みできるようにします。

これにより、参加者が迷うことなくスムーズに申し込めるだけでなく、運営側も参加者の管理が行いやすくなります。

セミナー／講演会を成功に繋げる案内状作成のコツ

冒頭でも述べたように、セミナーの成功には案内状が大きく影響します。案内状は単に情報を提示するだけでなく、参加者の心を動かし、申し込みへと繋げる重要なツールです。

ここでは案内状からセミナーの申し込みに繋げるためのポイントを解説しています。案内状を効果的に利用し、セミナーの集客力を高めましょう。

画像を付けて集客の効果を高める

セミナーの案内状において、画像はタイトルと同じぐらい重要な要素です。

画像には視覚的な訴求力があり、セミナーの魅力を一目で伝えられます。興味を引くデザインやセミナーのテーマに関連するアイコンを使うことで、参加者の関心を高める効果があります。ただし、情報量が多すぎる画像はかえって逆効果になるため、シンプルかつ効果的に魅力を伝えることを心がけましょう。

参加方法を自由に選べる

コロナ禍をきっかけに、家や職場から気軽に参加できるオンラインセミナーが広まり、近年ではセミナー形式が多様化しています。

オンラインセミナーのメリットは、参加者の移動の手間が省けるうえ、顔出し不要なため参加のハードルが低いことです。ただ、グループワークのように参加者同士でのコミュニケーションが必要な場合は、対面形式で開催することをおすすめしています。また最近では参加者のニーズに合わせて、対面形式とオンラインを組み合わせた「ハイブリッド」セミナーが開催されることもあります。

申し込み方法を分かりやすくする

参加者が案内状を最後まで見てせっかく申し込もうとしても、申し込み方法が分かりにくかったり、入力項目が多すぎたりすると離脱される可能性があります。申し込みの導線はシンプルかつ分かりやすく記載し、入力項目は必要最低限に絞りましょう。

もし他に質問したい内容がある場合は、セミナー受講後にアンケートを行い、回答すると特典がもらえるような形式にするのがおすすめ。申し込み段階ではハードルを下げる工夫をすると、参加者数を増やすことができます。

開催前にリマインドをする

申し込みした参加者に対して、セミナーの開催前にはリマインドの連絡をしましょう。申し込みを行ったまま忘れている参加者もいるため、リマインドはとても重要です。

リマインドを送るタイミングは、セミナーを開催する3日〜1週間前が一般的と言われています。

セミナー／講演会案内状の送り方

メールで案内する

ビジネスシーンで多くの人が利用するツールでもあるメールは、セミナーの案内にもよく使われています。日頃から使い慣れている方も多いため、手軽で使いやすいのがメリットです。また、早急にゲストを集める必要がある場合や、少人数規模のセミナーを開催する場合にもおすすめです。

ただし、申し込み人数が多い場合はメールのやり取りが煩雑になりやすいので注意が必要。参加者の集計や返信の手間が増えるため、管理が複雑化しない規模での利用が望ましいでしょう。

WEB招待状で案内する

集計や返信作業を効率化したい方には、案内状の作成・送付からゲスト管理までオンライン上で簡単に行えるWEB招待状での案内がおすすめです。

作成した案内状のURLをメールやSNSで共有するだけで、セミナーや講演会の案内が行えます。申し込み状況も自動で更新されるため、普通なら手間のかかる参加者の集計にも時間がかからず、ゲストリストを簡単に作成できます。

受付機能や事前支払い機能が付いたサービスもあるので、開催するセミナーに合わせて選択すると良いでしょう。

セミナー／講演会案内状の例文

セミナー／講演会成功の鍵は魅力的な案内状を

セミナー／講演会の案内状の書き方や申し込みに繋がるコツを解説しました。

タイトルや挨拶文、セミナー情報、申し込み方法などの基本構成を押さえ、参加メリットや具体的なセミナー概要を記載することで、参加価値が高まります。

今回ご紹介したポイントと例文を参考に、セミナーの魅力が伝わる案内状を作成してみてください。