イベントの準備で、毎回招待状の手配に頭を抱えていませんか？「印刷代や郵送費が高い」「出欠確認や名簿作成がとにかく手間」…そんな悩みを解決してくれる「Web招待状」が、最近ビジネス向けイベントや同窓会などの場で多く利用されています。
この記事では、実際にWeb招待状を導入した企業担当者や、同窓会幹事の口コミをご紹介。ぜひ最後まで読んで、あなたのイベントにぴったりの機能や使い方を見つけてみてください。
ビジネス・同窓会で使える「Web招待状」とは？サービスの特徴と仕組み
ビジネスイベントや同窓会で使える「Web招待状」とは、従来の紙の招待状に代わり、オンライン上で作成・送信・管理を行う招待状システムのことです。結婚式のWeb招待状と基本的な仕組みは同じですが、ビジネスや同窓会に特化した機能が用意されているサービスも多く存在します。Web招待状ならではの主な特徴と、その仕組みについて解説します。
ゲストの住所が分からなくてもOK。メールやSNSで簡単送付
従来の紙の招待状では、ゲスト全員の住所を事前に把握し、郵送する手間がありました。しかし、Web招待状を使えば、作成した招待状のURLを送るだけでOK。ゲストの住所が分からなくても、メールやLINE、SNSを使って簡単に送付できます。
急いで案内したい場合や、遠方のゲストへの招待も瞬時に届けられるのが、Web招待状の特徴の一つです。
ゲストの出欠はリアルタイム更新。ゲスト情報の更新や管理の手間いらず
返信ハガキの管理や出欠の集計には、多くの時間と手間がかかり、主催者側にとって大きな負担になります。Web招待状なら、ゲストがWeb上で回答した出欠情報がリアルタイムで管理画面に反映されるので、ゲスト一人ひとりの出席可否や回答状況が一目で分かり、Excelなどへの手入力や集計作業は不要。さらに、ゲストが登録した情報（氏名、連絡先など）も自動でリスト化されるため、名簿作成の手間も大幅に削減できるのです。
会費が発生するイベントは、事前決済機能で簡単会費徴収
同窓会や懇親会、有料セミナーなどの会費が発生するイベントでは、当日に現金で徴収する必要があります。
Web招待状には事前決済機能が備わってることが多いので、ゲストはクレジットカード決済などを用いて、招待状を受け取った時点で支払いが可能。当日の受付での混雑を緩和し、現金管理の手間を削減できるだけでなく、Web上で入金状況を確認できるため、未払いのリスク軽減にも繋がります。
受付もラクラク！受付機能を利用して入退場も簡単管理
イベント当日の受付をスムーズに進めたいなら、Web招待状の受付機能が非常に役立ちます。事前にゲストに送付された招待状に表示されるQRコードを受付で読み取るだけで、受付が完了。
長い行列の発生を防ぎ、ゲストを待たせることなくスムーズに入場を促します。また、入退場のログも自動で記録されるため、後から参加者の入退場時刻を正確に把握することも可能です。大規模なイベントや、複数会場での同時開催イベントなどでも、受付の効率が格段に向上します。
個人利用にも！ビジネスに特化したサービス「WEB招待状ヨブナラ」
結婚式に特化したサービスが多い中でも「ヨブナラ」は結婚式以外に、ビジネス利用や同窓会など、幅広い用途で使えるWeb招待状サービスです。
ヨブナラの特徴を、今回は3つに絞って解説します。
イベントに合わせたおしゃれなデザインテンプレート
ヨブナラには、幅広いイベント用途に対応できるよう、多様なデザインテンプレートが揃っています。
企業主催の創立記念パーティーやゴルフコンペ、同窓会利用などに合わせたデザインや、企業や団体、ブランドの世界観を損ねないシンプルなデザインなど、次々と新デザインがリリースされています。
高いカスタマイズ性
写真やテキストの設定はもちろん、招待状に表示されるロゴや招待メールの署名も変更可能。独自の質問など、ゲストに回答してもらいたい内容を自由自在に編集できます。
また、招待状のオリジナルトップ画像データの制作など、要望に応じたカスタマイズも相談可能。こだわりのあるweb招待状を作成したいという企業・団体におすすめです。
イベント運営をサポートする充実した機能
プランによって利用できる機能に制限がありますが、以下の3つの機能は、時間とコストの削減、そしてスムーズな運営を重視する主催者にとって有効な機能として挙げられます。
・一括案内／リマインドメール機能
ゲストのメールアドレスに一括で招待状を送付できる「一括案内メール」や、開催日が近づいたタイミングでお知らせする「リマインドメール機能」は、忙しいイベント主催者に特に人気の機能です。
・QR受付システム
出席予定のゲストに予めQR受付票を送付することで、QRコード認証によってスムーズに受付ができる機能です。
QRコードで認証すると、管理画面に自動で反映されるため、ゲスト一人ひとりの受付状況をリアルタイムで把握できます。
・チケット販売（事前決済機能）
チケット販売機能は、イベントの会費や参加券などを販売できる機能です。ゲストはイベント出席回答時に、クレジット決済でチケットを購入できます。
無料で利用できる機能もあるので、まずは自社のイベントや同窓会などのニーズに合うかどうかを実際に確認してみてください。
「WEB招待状ヨブナラ」を利用した担当者の声（口コミ）を紹介
ここでは、ヨブナラを実際に利用した担当者の声（口コミ）を紹介します。
導入に至った背景や、使ってみた感想などをまとめていますので、導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
利用者が抱えていた課題・導入に至った背景
企業や団体で、従来の紙の招待状からWeb招待状に移行する場合、周りの同意が必要です。
中には「上質な紙を使った従来通りの招待状で送るべきだ」という反対意見があったものの、無料トライアルで全員が納得したという利用者も。まずは実際に利用してみることで、周囲の同意を得られるかもしれません。
ここからは、利用者が導入前に抱えていた課題や、導入に至った背景について紹介します。
■導入前に抱えていた課題／導入に至った背景
招待ゲストの数が多く、とてもじゃないけれど、紙の招待状では管理しきれないと悩んでいました。オンライン上で管理できるものが良いのではと思い、インターネットで使いやすそうなサービスはないか検索したところ、ヨブナラに辿り着きました。
従来のアナログ方式では、受付でのゲスト確認に時間がかかり、招待人数が多ければ多いほど、入り口でお待たせしてしまう、という課題がありました。
ヨブナラは結婚式に限らず、ビジネス系でも使える内容で、デザインも素敵です。弊社が必要とする機能が全て揃っていたので、利用に至りました。
ヨブナラは多くの企業が利用している実績があり、実例も掲載されていたので、まずはコンタクトをとってみようという話になりました。そこからいろいろとご相談に乗っていただき、利用に至りました。
ヨブナラのWeb招待状を利用して感じたメリット
ここでは、ヨブナラを利用して感じたメリットについて、利用者の声を紹介します。
開催のリマインドメールや受付の二次元コードのご案内など、招待状をお送りしてから当日の受付までの全てを一元化できる点が一番の魅力でした。
ゲストの方自身に入力していただいた情報がそのまま自動でゲストリストになったので、管理しやすかったのも助かりました。
スタッフみんなで同じ管理画面を共有できるのが良かったです。
一人で管理していても全然手間にならないので、人員を大幅に削減できました。
非常に短いスパンでパッと招待状を送り、ゲストからもすぐにご返信いただけました。手間削減どころの騒ぎではなかったと思います。
「手間の削減に繋がった」との声が多く、忙しい担当者の負担を減らせる点が、ヨブナラを利用する上で多くの利用者にとってのメリットになったといえます。
ヨブナラのWeb招待状デザインに関する担当者の声（口コミ）
過去に利用者向けアンケートを実施した際、ヨブナラのサービスを利用した理由として最も多かったのが「招待状のデザインが良かったから」。
ヨブナラのデザインテンプレートは、担当者とゲストの双方から好評を得ています。
ゲストからは「すごく立派な招待状だ」と好評でした。
テンプレートにはいくつか種類がありましたが、シンプルでミニマムなデザインが選べたのも良かったです。
私自身、招待状のデザインをとても気に入っていたのですが、ゲストの方からも「かっこいい！」「すごくいい！」と大好評でした。
デザインがシンプルなので、分かりやすく使いやすかったです。
Web招待状のデザインテンプレートは、カジュアルな場から、フォーマルな場まで、幅広い場面で対応できるデザインが用意されています。
イベントの雰囲気に合わせて選べますよ。
サポート体制で感じた担当者の感想
ヨブナラでは、通常利用はもちろん、個別の要望に対応するカスタマイズも多く利用されています。打ち合わせをして認識をすり合わせながら、ヨブナラの担当者がサポートし、イベントや利用者に合わせた最適な方法をご提案します。
サポート面で利用者が感じた感想を紹介します。
カスタマイズを依頼するうえで、いろいろと細かい質問が出てきてしまって、その都度ヨブナラの担当の方に伺っていたのですが、丁寧に対応いただいてとても好感が持てました。
今回、元のサービスにはない機能についてご相談することも多かったのですが、ご対応いただけたので助かりました。
「こんなふうに使ってみたい」「こういう機能があったら良いな」など、利用方法に関する相談のほか「招待業務を代行してほしい」「当日のフィールドサポートを頼みたい」などの相談もOK。
利用する中で困ったことがあれば、まずはユーザーサポートまで相談してみてくださいね。
💡TIPS！ビジネス・同窓会利用にはWEB招待状ヨブナラがとっても便利！
ヨブナラは、ビジネスや同窓会などのイベントにぴったりのWeb招待状作成ツールです。
・簡単ステップでサクッと作成！
・出欠管理やリマインド連絡も効率よく対応！
・有料イベントの場合は事前決済が可能でスムーズに！
参加者はURLをクリックするだけで出欠を回答でき、主催者はリアルタイムで申込状況を確認できます。おもてなしを重視しつつ、効率よくイベントを運営したいイベント担当者におすすめです。
まとめ
実際に「WEB招待状ヨブナラ」を利用した担当者の声を紹介しました。
さらに詳しく知りたいという方は、利用事例を見てみてください。
ヨブナラは利用者の声を拾いながら日々サービスをアップデートさせている、現在急成長中のサービスです。
イベント利用を検討している方は、ぜひ一度ヨブナラを試してみてくださいね。
