共に働いた仲間の退職を祝い、これまでの功績を称える「退職を祝う会」。感謝と労いの気持ちを伝える大切な場だからこそ、心を込めた案内状でたくさんの人を集めて、当人の門出を祝いたいですよね。しかし、初めて案内状を作成する際には戸惑うことも多いはず。この記事では、退職を祝う会の案内状の作成方法やマナーを丁寧に解説し、すぐに使える例文もご紹介。感謝が伝わる案内状を作成し、思い出に残る素敵な会にしましょう。
💡Tips！「会」の名称はどうする？
退職を祝う会の名称は、会の雰囲気や参加者との関係性に合わせて選びましょう。以下のようなバリエーションがあります。
【フォーマルな会の場合】
・送別会：最も一般的で幅広く使える名称
・退職を祝う会／退職祝賀会：退職という節目を祝い、感謝の気持ちが伝わる名称
・退職記念パーティ：長年の功労を称える、やや格式高めの場合に最適
【カジュアルな会の場合】
・〇〇さんを送る会：親しみやすく、退職者と参加者との関係が近い場合におすすめ
・新たな門出を祝う会：退職後の転職や独立など、新たな挑戦にエールを込めた名称
・感謝の会／お疲れさま会：これまでの労をねぎらい、温かみのある印象に
退職を祝う会（送別会）案内状のマナーとポイント
退職を祝う会の案内状は、感謝と敬意を伝える大切なツールです。案内状を書く際に押さえておくべき基本的なポイントを3つ紹介します。
①感謝の意を忘れない
案内状では、退職される方への感謝の気持ちをしっかり伝えることが大切です。これまでの業務内容や成果、印象に残るエピソードなどに触れることで、思いがより深く届きます。感謝の言葉は、文面の冒頭に添えるようにしましょう。
例1：「〇〇さんの長年にわたる尽力と熱心なサポートにより、会社は着実に成長を遂げることができました。」
例2：「営業部の立ち上げからチームの育成に至るまで、〇〇さんの多大なご尽力のおかげで、部門は飛躍的に成長しました。」
②情報はシンプルかつ明確に伝える
案内状に記載する情報は、参加者が一目で内容を把握できるよう、簡潔かつ明確にまとめることがポイント。特に「日時」「会場」「参加費」「返信期限」といった基本情報は、箇条書きなどを活用して見やすく整理しましょう。
③基本的なビジネスマナーを守る
案内状の文面は、フォーマル・カジュアルを問わず、基本的なビジネスマナーを意識することが大切です。敬語や丁寧な表現を適切に使い分け、会の雰囲気や参加者との関係性に合った言葉遣いを選びましょう。
フォーマルな場合の例：「ご多忙中恐縮ですが、ぜひご参加賜りますようお願い申し上げます。」
カジュアルな場合の例：「お忙しい中恐れ入りますが、ぜひご参加いただけると嬉しいです。」
案内状の書き方
退職を祝う会の案内状を作成する際は、以下の基本項目を記載し、送別会の趣旨や目的に合わせた文面を考えましょう。
案内状に書くべき基本項目
1.宛名
社内向けに送る場合は「社員各位」、部内の社員向けに送る場合は「〇〇部各位」など、対象に応じた宛名を記載します。
2.日付
案内状の送付日を明記します。
3.担当者
差出人となる幹事の情報を、企業名・部署名・担当者氏名の順で明記しましょう。
4.送別会名
会の内容がひと目で伝わるような名前を付けます。
5.挨拶文
案内状の冒頭には、季節の挨拶や日頃の感謝を込めた一文を入れ、退職者への感謝の気持ちをしっかりと伝えます。
6.送別会の詳細
会の具体的な内容を記載。基本構成は下記の通りです
・日時
・場所
・アクセス
・会費
・出欠回答案内
7.問い合わせ先
質問や連絡を受けるための担当者名と連絡先を明記。メールアドレスや内線番号など、連絡しやすい手段を記載します。
8.締めの言葉
案内状の最後には、参加のお願いと感謝の気持ちを丁寧に伝える一文を添えましょう。
案内状の送り方
退職を祝う会の案内状は「いつ・どのように送るか」も重要なポイントです。ここでは、送付のタイミングと最適な送付方法について解説します。
送るタイミングは「1ヶ月前」がベスト
退職を祝う会の案内状は、できるだけ開催の1ヶ月前を目安に送るのが理想です。早めに送付することで、参加者はスケジュール調整がしやすくなります。やむを得ず遅れてしまう場合でも、遅くとも2週間前には送りましょう。準備期間をしっかり確保することで、スムーズな運営が可能になります。
送付方法の選び方
案内状の送付方法はいくつかあります。会の雰囲気や状況に応じて、最適な方法を選びましょう。
紙の案内状
フォーマルな送別会には、紙の案内状が最適です。高級感があり、受け取る側に特別感を伝えることができます。ただし、準備や送付に時間がかかるため、余裕を持って準備を始めましょう。
メール案内状
メール案内状は、ビジネスの場で広く使用されている手軽で便利な方法です。短期間で送信でき、急な変更があった場合にも対応可能。また、参加者が手軽に確認・返信できる点もメリットです。
WEB案内状
最近では、WEB招待状が人気を集めています。オンラインで簡単に案内状を作成でき、、印刷や郵送の手間、紙の案内状にかかるコストを大幅に削減可能。さらに、メールやSNSなど、複数のチャネルを通じて送信できるため、参加者はスムーズに確認・返信が可能です。
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退職を祝う会案内状の例文
さまざまな退職理由に合わせた、退職を祝う会案内状（招待状）の例文を紹介します。案内状作成の参考にしてみてください。
【定年】の場合（招待者宛て）
令和〇年〇月〇日
社員各位
人事部：〇〇
〇〇本部長の退職を祝う会のご案内
皆様、お疲れ様です。
このたび、〇〇本部長が定年を迎え、〇月〇日をもちまして退職されることとなりました。長年にわたり当社の発展に多大なご貢献をいただき、心より感謝申し上げます。
つきましては、〇〇本部長のこれまでのご功績に敬意を表し、送別会を開催いたします。ぜひご参加いただき、共に新たな門出をお祝いできれば幸いです。
記
【日時】〇月〇日（〇曜日）〇時～
【場所】〇〇（〇〇市〇〇区1-2-3）
〇〇線〇〇駅A1出口より徒歩3分
【会費】〇〇円（当日会場受付にて回収いたします）
【参加確認】出欠の可否を20〇〇年〇月〇日迄にメールにてご回答をお願いいたします。
Mail.xxxxxxx@xxxxxco.jp
ご不明な点がございましたら、幹事 〇〇までご連絡ください。
以上
【定年】の場合（本人宛て）
〇〇本部長の退職を祝う会のご案内
〇〇本部長
長年にわたり当社でご尽力いただき、誠にありがとうございます。定年を迎えられるにあたり、長年のご功績を称え、ささやかではございますが「退職を祝う会」を開催させていただきたく存じます。
当日は、〇〇本部長と共に過ごした日々を振り返りながら、職場の仲間一同で感謝の気持ちをお伝えできればと考えております。ご多用のところ恐縮ですが、ぜひご出席いただけますようお願い申し上げます。
記
【日時】〇月〇日（〇曜日）〇時～
【場所】〇〇（〇〇市〇〇区1-2-3）
〇〇線〇〇駅A1出口より徒歩3分
ご不明な点やご都合等ございましたら、下記幹事までご連絡ください。
幹事：〇〇（Mail：xxxxxx@xxxx.co.jp）
何卒よろしくお願いいたします。
以上
【転職】の場合（招待者宛て）
令和〇年〇月〇日
〇〇部各位
〇〇部：〇〇
〇〇さんを送る会のご案内
お疲れ様です。
このたび、〇〇さんが〇月〇日をもちまして当社を退職されることとなりました。〇〇部の立ち上げからチームの育成に至るまで、的確な判断力とリーダーシップをもってメンバーを牽引し、部門の発展に多大な貢献をしてくださいました。これまでのご功績に、心より感謝申し上げます。
つきましては、〇〇さんの送別会を開催いたします。ぜひご参加くださいますようお願い申し上げます。
記
【日時】〇月〇日（〇曜日）〇時～
【場所】〇〇（〇〇市〇〇区1-2-3）
〇〇線〇〇駅A1出口より徒歩3分
【会費】〇〇円（当日会場受付にて回収いたします）
【参加確認】〇月〇日までに、メールにてご出欠のご連絡をお願いいたします。
Mail：xxxxxx@xxxx.co.jp
ご不明な点がございましたら、幹事 〇〇までご連絡ください。
以上
【転職】の場合（本人宛て）
〇〇さんを送る会のご案内
〇〇さん
長年にわたり、当社の発展に多大なるご貢献をいただき、誠にありがとうございました。
このたび新たなフィールドでのご活躍を目指して転職されることとなり、心より敬意を表すとともに、今後のご成功をお祈り申し上げます。
ささやかではございますが、〇〇さんのこれまでのご尽力に感謝を込め、送別会を開催させていただきたく存じます。お忙しい中恐縮ですが、ぜひご出席いただけますようお願いいたします。
記
【日時】〇月〇日（〇曜日）〇時～
【場所】〇〇（〇〇市〇〇区1-2-3）
〇〇線〇〇駅A1出口より徒歩3分
何かご不明な点がございましたら、幹事〇〇までご連絡ください。
Mail：xxxxxx@xxxx.co.jp
以上
【異動】の場合（招待者宛て）
令和〇年〇月〇日
〇〇部各位
担当：〇〇
〇〇さんの新しいスタートを祝う会のご案内
お疲れ様です。
このたび、〇〇さんが〇〇部門に異動されることとなりました。長年にわたる〇〇部でのご尽力に心より感謝申し上げます。
つきましては、下記の通り送別会を開催いたします。皆様と共に〇〇さんの新たなスタートを祝福できれば幸いです。ぜひご参加いただけますようお願いいたします。
記
【日時】〇月〇日（〇曜日）〇時～
【場所】〇〇（〇〇市〇〇区1-2-3）
〇〇線〇〇駅A1出口より徒歩3分
【会費】〇〇円（当日会場受付にて回収いたします）
【参加確認】〇月〇日までに、メールにてご出欠のご連絡をお願いいたします。
※こちらのメールの件名を変えずそのまま返信をお願いいたします。
以上
【異動】の場合（本人宛て）
〇〇さんの新しいスタートを祝う会のご案内
〇〇さん
このたびの〇〇部門へのご異動、誠におめでとうございます。
長年にわたり、〇〇部にて数々のご尽力をいただき、心より感謝申し上げます。
つきましては、ささやかではございますが、〇〇さんの新しいスタートを祝う会を開催させていただきたく存じます。
ご多忙中とは存じますが、ご出席いただけましたら幸いです。
メンバー一同、これまでの感謝をお伝えできる機会となれば嬉しく思います。
記
【日時】〇月〇日（〇曜日）〇時～
【場所】〇〇（〇〇市〇〇区1-2-3）
〇〇線〇〇駅 A1出口より徒歩3分
よろしくお願いいたします。
以上
番外編：【親しい方向け・くだけた】の場合（招待者宛て）
令和〇年〇月〇日
〇〇部の皆さま
幹事：〇〇
〇〇さんのお疲れさま会のご案内
このたび、〇月〇日付けで〇〇部の〇〇さんが退職されることになりました。
これまで一緒に仕事をしてきた仲間として、寂しさもありますが……
〇〇さんの新たな門出を、笑顔で送り出したいと思います！
ささやかながら、〇〇さんを囲んでお疲れさま会を開催します。
思い出話や近況を語り合いながら、楽しい時間を過ごしましょう。
記
【日時】〇月〇日（〇曜日）〇時～
【場所】〇〇（〇〇市〇〇区1-2-3）
〇〇線〇〇駅A1出口より徒歩3分
【会費】〇〇円（お花・プレゼント代含む）
※当日会場にてお支払いください。
なお、参加の可否を〇月〇日までに幹事〇〇までメールにてお知らせください。
〇〇：Mail.xxxxxxx@xxxxxco.jp
不明点があれば、〇〇までご連絡お願いいたします。
それでは、当日お会いできるのを楽しみにしています。
以上
番外編：【社外向け】の場合（招待者宛て）
令和〇年〇月〇日
〇〇株式会社
〇〇部〇〇様
株式会社〇〇
担当：〇〇
〇〇の送別会のご案内
拝啓
平素より大変お世話になっております。春の訪れとともに、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
さて、このたび弊社〇〇部の〇〇が、〇月〇日をもちまして定年退職を迎えることとなりました。これまで賜りました貴社の温かいご支援、ご厚情に対し、心より感謝申し上げます。
つきましては、〇〇の長年の功労をねぎらい、ささやかながら送別会を下記の通り開催いたします。
ご多忙中とは存じますが、〇〇の門出を共にお祝い賜れますと幸いに存じます。
敬具
記
【日時】〇月〇日（〇曜日）〇時～
【場所】〇〇（〇〇市〇〇区1-2-3）
〇〇線〇〇駅A1出口より徒歩3分
【会費】〇〇円（当日、会場受付にて申し受けます）
【参加確認】〇月〇日までに、メールまたはお電話にてご一報いただけますようお願い申し上げます。 Mail: xxxxxxx@xxxxxco.jp
TEL: xxx-xxxx-xxxx
ご不明な点がございましたら、幹事〇〇（部署名）までお気軽にお問い合わせください。
以上
まとめ
退職を祝う会の案内状は、退職者への感謝を丁寧に伝えるとともに、礼儀を忘れず、参加者にとって分かりやすい内容にまとめることが大切です。本ガイドを参考に案内状を作成し、感謝とお祝いの気持ちがしっかりと伝わる、心温まる会を実現してください。
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