WEB招待状は、招待状をスマートフォンやパソコンで作成できる便利なサービス。イベント主催者の招待業務を大幅に効率化できるとして、近年は結婚式や同窓会をはじめ、さまざまなイベントでの利用が増えています。しかし多くのツールが存在するため、どれを選べば良いのか迷ってしまうことも。
そこで今回は、WEB招待状の便利な機能やおすすめツールをご紹介します。ツールの活用方法も解説しているので、イベントの招待業務を効率化したい方はぜひ参考にしてみてください。
無料で使えるWEB招待状の基本機能
WEB招待状ツールは無料から有料のものまでさまざまですが、基本的な機能は無料で使えることがほとんど。
ここでは、無料で使える代表的な機能を3つご紹介します。
LINEなどのSNSで招待状を送信
作成したWEB招待状はメールの他に、LINEやMessangerなどのSNSから送付可能。住所が不明なゲストに問い合わせる必要もなく、送付作業の手間を省けます。スマホからイベントの詳細や地図などの情報をいつでも確認できるため、ゲストにとっても嬉しい機能です。
RSVP（出欠フォーム）での出欠確認
RSVP（出欠フォーム）は、ゲストが出欠の回答をするフォームです。ゲストはスマホやPCから簡単に返信ができ、ハガキを返送する必要もありません。
ゲスト管理
WEB招待状の出欠フォームから回答したゲストの情報は、自動でリスト化されます。WEBの特性上、ゲストの出欠状況がリアルタイムで更新されるので、最新情報をいつでも確認できます。
あると便利なWEB招待状の機能
基本機能だけでも十分活用できるWEB招待状ですが、ここではあると便利なオプション機能についてご紹介します。
事前決済機能
会費が発生するイベントでは、ゲストが事前に支払える「事前決済」機能があると便利です。当日にお金のやり取りをする必要がなく、受付業務をスムーズに行えます。
リマインダー機能
リマインダー機能は、イベント当日の数日前に、出席ゲストにリマインドを送付する機能です。招待状の送付日からイベント当日まで期間が空いている場合は、リマインダー機能を活用することで、ゲストの出席率を上げる効果が期待できます。
受付機能
タブレットやスマートフォンで簡単に受付ができる受付機能。
QRコードをかざすだけで参加予定のゲストを認識するため、名前の確認や受付スタッフとのやり取りが不要になり、受付時間が大幅に短縮されます。
WEB招待状ツールを上手に活用するために｜6つの注意ポイント
WEB招待状は、イベント主催者の招待業務を大幅に効率化する便利なツール。しかし、上手に活用するためにはいくつかの注意が必要です。ここでは、WEB招待状ツールを活用する際に意識したい6つのポイントをご紹介します。
ポイント①送付方法は相手との関係性で選ぶ
WEB招待状の送付方法は、相手との関係性に合わせて選ぶことが重要です。たとえば、親しい友人や同僚であれば、LINEやメールなどのカジュアルな手段で問題ありません。しかし、目上の方に送る場合やフォーマルなイベントに招待する場合は、メールに加えて電話で事前に案内するなど、礼儀を重んじた方法も検討しましょう。
適切な送付方法を選ぶことで相手へ配慮が伝わり、好印象を与えることができます。
ポイント②送信前に誤字脱字を再チェック
WEB招待状の本文に誤字脱字があると、受け取った相手の印象を左右しかねません。特に、日付や時間、場所などの重要な情報に誤りがあると混乱を招き、イベントの信用度が下がってしまうことも。
送信前には必ず内容をしっかりと再チェックし、ミスがないか確認するようにしましょう。第三者に見てもらうのも有効な方法です。
ポイント③共有するURLのリンクが有効かチェック
WEB招待状のURLリンクが無効だったり、間違ったリンクを送信してしまったりすると、受け取った人がアクセスできずに困ってしまいます。送信前にリンクを一度クリックして、正しいページにアクセスできるか確認しましょう。
また、イベントのページがパスワードで保護されている場合は、忘れずに一緒に送付するようにしましょう。
ポイント④イベント情報は分かりやすく簡潔に
招待状に記載するイベント情報は、できるだけ簡潔で分かりやすい内容にまとめましょう。例えば、以下のような項目を含めると、相手がスムーズに理解できます。
・イベントの名称
・日時（開始時間・終了時間）
・会場名・住所（オンラインイベントの場合は参加URL）
・ドレスコードや持ち物などの注意事項
情報が多すぎると読みづらいため、箇条書きや強調を使い、見やすく工夫することがポイントです。
ポイント⑤送信時のメッセージに軽く説明を
招待状を送信する際には、送付するメッセージに軽い説明を添えると、より丁寧な印象を与えられます。例えば、以下のような文面を加えるとよいでしょう。
「この度は○○へご参加いただきたく、WEB招待状をお送りいたします。詳細は以下のリンクよりご確認ください。」
こうした簡単な説明があるだけで、受け取った人は迷わずスムーズに対応できます。
ポイント⑥返信期限は早すぎず遅すぎず
WEB招待状を送る際には、返信期限を設定することが重要です。主催者側がイベントの準備や人数の把握をするために必要な情報ですが、返信期限が短すぎるとゲストがスケジュールを調整する時間を十分に取れず、出席を断られてしまう可能性も高まります。
一方で、返信期限を遅く設定しすぎると、イベントの準備がスムーズに進められなくなるリスクがあります。たとえば、会場のレイアウトや食事の手配、席次表の作成などは、参加人数が確定しないことには進みません。また、ゲスト側も返信を後回しにしてしまい、結果として返信漏れが起こりやすくなります。
イベントの日程から逆算して、準備に必要な時間を考慮したうえで、返信期限を設定しましょう。イベント当日の2～3週間前を目安に返信を締め切ると、余裕を持って準備が進められます。
WEB招待状のおすすめツール
WEB招待状はスマホやPCで作成できますが、ツールによってもその機能はさまざま。無料で使えるツールから有料で高機能なツールまで、さまざまな選択肢があります。
ここでは、WEB招待状を作成する際におすすめのツールをご紹介。それぞれの特徴や使い方を解説しますので、目的に合ったツールを選んでみてください。
必要な機能が一通り揃った「WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ）」
デザインも機能も妥協したくない！という方には「WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ）」がおすすめ。企業のVIP向けイベントをはじめ、新商品発表会、創立記念パーティー、誕生日会や同窓会、謝恩会など、企業・個人を問わず幅広いシーンに対応したサービスです。
招待状の作成方法は、項目に沿って入力・編集していくだけ。誰でも簡単に操作でき、あっという間に招待状が完成します。出欠回答フォームをはじめ、カスタマイズできる機能が豊富な点も特徴です。
そのほか事前にイベントの会費をオンラインで支払えるチケット販売機能や、QRコードを用いた受付システムやリマインダー機能など、イベントに必要な機能が揃っている便利なツールです。
シンプルで簡単にゲスト管理ができる「Googleフォーム」
Googleフォームは、Googleアカウントを持っていれば無料で利用できるツール。質問項目を自由に設定し、必要な情報だけを収集できます。
WEB上で簡単にフォームが作成できて、ゲストの回答データも自動で集計されるので、効率的にゲスト管理ができます。
シンプルかつ直感的にフォームが作成できるのが強みで、WEBに苦手意識がある方にもおすすめです。
デザイン性を重視するなら「Canva」
デザイン性を重視したいという方には「Canva」がおすすめ。初心者でも簡単にデザイン性の高いWEB招待状を作れる人気のデザインツールです。
テンプレートが豊富に用意されており、ドラッグ＆ドロップで簡単にカスタマイズ可能。デザインの自由度が高く、作成した招待状はPDFや画像形式でダウンロードできます。
ただし、出欠フォーム機能がないためゲストの出欠管理には不向きです。
ゲスト管理に特化した「Peatix」
Peatixは、イベントのゲスト管理に特化したWEB招待状ツールです。ゲストが登録した情報を一元管理でき、大規模なイベントや有料イベントにも対応しています。
テンプレートを選ぶだけで招待ページが完成する手軽さがポイント。オンラインでチケットを販売できるチケット販売機能も備わっています。
登録者のリストをエクセル形式でダウンロードできるため、ゲスト管理に便利なツールです。
作成したWEB招待状を送るのに役立つLINE公式アカウント
WEB招待状ではありませんが、「LINE公式アカウント」は作成したWEB招待状を手軽に送りたいという方におすすめです。
本来は企業や店舗が顧客にさまざまな情報をLINEで配信するためのサービスですが、個人でも無料で利用できることから、近年WEB招待状を送るためのツールとして人気を集めています。
友だち追加してくれたゲストへの一斉送信や、トークメニュー下の「リッチメニュー」に任意のページリンクをつけたりと、通常のLINEにはない機能があるのがポイント。
イベント後の写真や動画の共有がしやすく、身近な友人や家族へ招待状を送るのに適しています。
まとめ
イベント準備には多くの時間と手間、そしてコストがかかるもの。WEB招待状を賢く利用すれば、招待業務をはじめとしたイベント運営を大幅に効率化できます。
WEB招待状の活用を検討している方は、今回ご紹介したポイントや、おすすめのツールをぜひ参考にしてみてください。
