【社外・取引先向き】イベント案内状／招待状の作り方｜ビジネスマナーも解説

ビジネスシーンでは、社外や取引先に向けて、自社が主催するイベントの案内状／招待状を出す機会が多くなります。しかし「案内状の作成方法が分からない」「失礼に当たらないか不安」という方も多いはず。そこで今回は、取引先へのイベント案内状を作成する際のポイントやビジネスマナーをご紹介します。すぐに使えるテンプレートも掲載しているので、ぜひ招待状作りの参考にしてみてください。

社外や取引先へのイベント案内状／招待状の重要性

取引先を招待するイベントの場合、招待状を送ることはビジネスにおいて重要な役割を果たします。

社外・取引先との信頼関係を深めるコミュニケーションツール

招待状を送ることは、取引先への「特別な関心と敬意」を示す行為です。これにより、受け取った相手は「自分たちが重要なパートナーとして扱われている」と感じ、信頼関係が深まります。
心のこもったコミュニケーションツールとして利用することで、良好な関係維持が期待できるでしょう。

自社のブランドイメージを高める

招待状のデザインや文面などを通して、企業としての姿勢や価値観が伝わります。その結果、自社のブランドイメージを高めることができます。

イベント成功のカギとなる集客効果

丁寧な招待状を受け取ると、ゲストはイベントへの期待感や特別感を高めます。魅力的な案内状は、ゲストの積極的な参加意欲を引き出し、イベントへの参加率向上にも繋がるため、大事な要素と言えます。

社外や取引先への招待状は、単なる出欠確認ではなく、信頼関係の構築、自社のブランドイメージの向上、ゲストの参加意欲向上など、多くの役割を担うコミュニケーションツールとなります。

社外・取引先向けの案内状／招待状の書き方

取引先に送る招待状の基本構成は下記の通りです。

① 宛名

宛名は企業名・部署名・役職名・お名前＋敬称の順で記載します。企業名や部署名は略さず、正式名称で記載しましょう。

② 差出人

差出人の情報を、企業名・部署名・役職名・担当者氏名の順で明記しましょう。

③ 送信日（招待状送付日）

相手の手元に届くまでに時間を要することも想定されます。送付日を明示することで、何か問題が起きたときにもスムーズに対応できるようになります。
受け取った相手が確認できるよう、送信日は記載するようにしましょう。

④ イベントタイトル（件名）

案内状の内容が分かるよう、一目でわかるタイトル付けが必要です。「〇〇イベント開催のご案内」など簡潔にタイトルを付けましょう。

⑤ 挨拶文

挨拶文は、相手への敬意や感謝の気持ちを伝える重要な部分。案内状の目的や意図、イベントの趣旨を簡潔に記載します。受け取った人がイベントの重要性や雰囲気をイメージできるので、参加率向上にも繋がります。

また、冒頭には「拝啓」などの頭語、書き出しには季語を用いた時候の挨拶（季節の挨拶）、文末には「敬具」などの結語を入れると、礼儀正しさや真心が伝わるでしょう。

⑥ イベント情報

開催日時や場所などの詳細は、案内状や招待状に欠かせない要素です。
抜け漏れがないよう、以下の項目を正確に記載しましょう。

・開催日時
最も大切な開催日時は、分かりやすい場所に記載しましょう。イベントの開始時間だけでなく、集合時間・受付時間がある場合は併せて明記します。

・場所
会場名と住所のほかに、会場サイトのURLを添付するのがおすすめです。広い会場の場合は、フロア名や部屋の名称などを具体的に記載すると良いでしょう。
アクセス方法や地図を添えておくとゲストも安心です。会場がホテルなどの場合、アクセスマップが用意されている場合もあるので確認してみてください。

・問い合わせ先
ゲストが質問をしてくることも想定されるため、問い合わせ先となる担当者の名前と連絡先を明記しましょう。イベント当日はすぐに連絡が取れるようにしておく必要があるため、メールアドレスだけではなく電話番号もあらかじめ記載すると良いでしょう。

・特記事項
イベントによって必要な情報を記載します。
例えば、ドレスコードを設けたイベントの場合は指定の服装について記載しましょう。設けていない場合でも、その旨を明記することでゲストからの問い合わせを減らせます。
また、会費の徴収が必要な場合はあらかじめ金額や集金方法を記載しましょう。

⑦ 回答期限

招待状の場合、返信率を高めるためにも出欠の回答期限を定める必要があります。また、返信が必要な旨を招待状に明記するのも重要です。
期限を設定する際は、ゲストに配慮した余裕のある日付を設定しましょう。

社外・取引先向けの案内状／招待状｜ビジネスマナーを意識したポイント

社外向けの招待状を作成する際には、ビジネス文書としての信頼性や相手への配慮を示すため、丁寧かつ明確な表現が求められます。

ここではビジネスマナーを意識した、押さえておきたいポイントを3つご紹介します。

ポイント① 宛名と敬称の適切な使用

宛名は受け取る相手が最初に目にする部分です。間違いがあったり、ビジネスマナーに反していたりすると、その文書全体の信頼性や、会社の印象に悪影響を与えかねません。ゲストの企業名や役職名、お名前は間違えないよう正確に記載しましょう。敬称は、法人宛の場合は「御中」、個人宛の場合は「様」を使用します。

例：
法人宛：「株式会社○○　御中」
個人宛：「株式会社○○　営業部長　○○様」

ポイント② 送付するタイミング

案内状を送付した時点でゲストの予定が既に埋まってしまっており、参加してもらえない…という状況は避けたいですよね。社外への招待状は、できれば開催前の1ヶ月前、遅くても2週間前には送りましょう。
出欠の返事が必要な場合は、ゲスト側のスケジュール調整期間を十分に確保するため、なるべく早めに送ることが大切です。
また、開催まで期間が空いている場合は、参加予定のゲストにリマインドの連絡を。イベントを開催する3日〜1週間前に送りましょう。

ポイント③ 適切な送付方法の選択

取引先によって、招待状の適切な送付方法を選択しましょう。送付方法は、主に以下の3つが考えられます。

紙の招待状

紙の招待状のメリットは、相手に丁寧で特別な印象を与えられることです。個別の手書きメッセージを添えることで、特別感を演出します。招待するゲストに合わせて封筒やデザインを適切に選び、必要に応じて地図やプログラム、返信用の葉書を同封しましょう。

一方で、招待するゲスト数が多いと送付業務に時間がかかるなどのデメリットもあります。出欠の返信が必要な場合は、ゲスト側にも葉書を送る手間がかかるので、イベント開催日の1ヶ月前には相手に届くよう余裕を持って準備する必要があります。

メール招待状

メールは、日頃から多くの人が取引先とのやり取りに利用するツールであり、イベントの案内にもよく使われています。使い慣れている方も多いため、手軽で使いやすいのがメリットです。封入作業の手間や切手を用意する必要もないので、準備に時間をかけられない場合におすすめです。

ただし、招待するゲストが多い場合は、メールのやり取りが煩雑になりやすいので注意が必要。参加者の集計や返信の手間が増えてしまうため、手動で管理できる規模内での利用が望ましいでしょう。

WEB招待状

招待状の作成・送付からゲスト管理までオンライン上で簡単に行える、WEB招待状サービスを利用する方法もあります。

オンラインで作成した案内状や招待状のURLを、メールやSNSで共有するだけで、イベントの案内が行えます。集計やゲスト管理も全てサービス内で完結するため、案内状周りの業務を効率化したい場合におすすめです。また、ゲストは受け取った案内状に出欠の可否を回答するだけなので、余計なやり取りが発生せず、主催者側もゲストの集計や返信が不要。管理が格段に楽になります。

受付機能や事前支払い機能が付いたサービスもあるので、開催するイベントに合わせて選ぶと良いでしょう。

【シーン別】取引先へのイベント案内状の例文・テンプレート

新商品を発表する場合

展示会に出展する場合

社内イベントを開催する場合

番外編：案内状だけじゃない！成功するイベントの秘訣

案内状や招待状以外にも、イベントの成功を左右する要素があります。ここでは、イベント成功の秘訣となるポイントを3つご紹介します。

ポイント① 会場選びと環境作り

会場選びは、イベントを成功させるための重要な要素。
周年イベントなどの特別な催しでは、華やかなホテルや宴会場など、非日常的な雰囲気を感じられる会場が良いでしょう。
人気の会場は予約がすぐに埋まってしまうため、企画段階から最適な会場を検討し始めることが大切です。

ポイント② 魅力的なプログラム構成

取引先を招待するイベントは、自社のプロモーション効果を上げる絶好の機会です。イベントの目的や目標に基づき、講演やデモンストレーション、ワークショップなど、多様なプログラムを構成することで、ゲストの興味を引くことができます。
また、記念品やサンプル商品などのプレゼントを用意するのもおすすめです。ベネフィットを提示することで、ゲストにとって満足度の高いイベントになるでしょう。

ポイント③ 当日のスムーズな運営

スムーズな運営ができるかどうかは、イベントの成功可否に直結します。特に、会場での受付が混乱してしまうと、ゲストも残念な思いになりますよね。
会費の徴収があるとなおさら、受付業務に時間がかかり行列ができることも。受付機能を備えたシステムの利用を検討してみるのも良いでしょう。

社外や取引先への招待状／案内状なら「WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ）」がおすすめ

『WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ）』は、あらゆるイベントシーンで使えるWEB招待状サービスです。
招待状の作成・送付からゲスト管理、当日の受付まで、招待業務のすべてをワンストップで行えるため、スムーズなイベント運営が実現できます。

さらに送付方法は、メールの一括案内はもちろん、URLをLINEやSNSで共有するなど、多様な方法に対応。リマインド機能も付いているため、イベント開催前にリマインドメールの送付ができるのもポイントです。

そのほかにも落ち着いたデザインのテンプレートやゲストの出欠管理機能など、ビジネス利用に最適な機能が揃っているので、取引先を招待するイベントにぴったり。
基本機能は無料で利用できるので、WEB招待状の使用を検討している方はぜひ試してみてください。

丁寧な案内状／招待状で取引先との信頼を築こう

社外や取引先へ送る案内状／招待状の作り方をご紹介しました。
ビジネスシーンで利用する招待状は、相手との信頼関係に関わる大事なコミュニケーションツールです。
ビジネスマナーを守りつつ丁寧に作ることで、自社のブランドイメージを高めます。
正確な情報を記載して、誤字脱字や宛名の間違いがないか、送付前に入念に確認することも忘れずに。

今回ご紹介した内容を参考に、イベントの成功に繋がる招待状を作成してみてください。