社内外のイベント向け！イベント管理システムで運営を効率化

企業や団体が行う、社内外向けイベント。運営側の業務は、ゲストの招待から出欠管理、当日の受付まで多岐に渡ります。そんな複雑な業務を一括で管理してくれるのが、イベント管理システムです。今回は、イベント管理システムを利用する具体的なメリットや、おすすめのサービスについてご紹介します。「イベント当日の受付を効率化したい」「イベント管理の業務を簡素化したい」「予算をなるべく抑えたい」という方は、ぜひ参考にしてみてください。

社内外向けイベント運営における課題

企業や団体が行う社内外向けイベントには、ブランド力向上、従業員エンゲージメントの向上、ビジネス機会の創出など、多くのメリットがあります。
しかし、いざ準備を始めると、その業務の煩雑さやさまざまな課題に直面し困惑することも。具体的には、以下のような課題が挙げられます。

イベント管理の課題① 招待状手配や参加者の出欠管理に手間がかかる

イベント運営において、招待状の作成や送付、参加者の出欠管理は重要です。しかし、このプロセスは複雑で時間がかかるうえ、誤送や送付漏れなどのリスクも。送付後には、ゲストの出欠管理をする手間もかかってしまいます。

イベント管理の課題② 会費の集計＆管理など、細かなタスクや連絡が発生する

参加者からの問い合わせや要望などが頻繁に発生すると、その度に時間を取られることになります。集金の管理にも手間がかかり、管理が甘いとヒューマンエラーが発生するリスクも。また、支払い漏れや未確認入金が発生することがあります。

イベント管理の課題③ ゲストの受付管理やデータ管理の手間

イベント当日、ゲストの受付管理やデータの取り扱いは、重要な業務の一つです。しかし、これらのタスクには十分な人員が必要で効率的に進めなければ混乱を招く可能性があります。受付が混雑することで待ち時間が発生したり、照合ミスで混乱が起きてしまったり、出席者の参加状況をリアルタイムで把握できなかったり。参加者に迷惑がかかってしまうのはもちろんのこと、運営側にも大きな負担がかかります。

これらの課題解決には、デジタルツールやイベント管理システムを活用するのがおすすめ。業務の複雑さや手間を大幅に軽減し、正確で迅速な運営が可能になります。

イベント管理システムを導入するメリット

イベント管理システムは、イベントの企画・運営におけるさまざまな業務を効率化するためのツールです。手作業に頼る従来の運営方法と比べて、以下のようなメリットをもたらします。

メリット① イベント運営業務の効率化

イベント管理システムでは、招待状作成や参加者の登録、支払いの確認、アンケート回収などの業務を全て自動化。手作業で発生するミスや、時間の浪費を防げます。

メリット② 参加者満足度の向上

イベント参加前に、オンライン上で簡単に登録や支払いを済ませることができ、当日の受付もQRコードを使用したチェックイン機能でスムーズに進みます。手続きが簡略化され、当日の待ち時間も短縮されるので、参加者の満足度向上につながります。

メリット③ データの一元管理が可能に

イベント管理システムでは、イベントに関連するデータを一元管理。複数のスプレッドシートや手書きリストを使用する必要がなくなり、情報の分散を防ぐことができます。

また、参加者リストや支払い状況、受付状況などの情報を常に最新の状態で確認できるので、作業効率が向上します。

メリット④ イベント当日も即時に状況を把握可能

イベント当日は、来場者のチェックイン状況や支払いステータスをリアルタイムで把握できます。来場者数や未チェックインの人数を即時確認できるので、席数や飲食物の準備量などをタイムリーに調整することも可能です。

メリット⑤ コミュニケーションの効率化

参加者へのイベント案内や、開催前のリマインダー、変更連絡を一斉に送信でき、個別の問い合わせにも迅速に対応できます。参加者とのやり取りが効率化され、情報伝達漏れのリスクが軽減。

メリット⑥ 分析と改善のサイクルを可視化

イベント後には、集客数や出席数などのデータを出力して分析。次回のイベント開催に役立つ具体的なデータを簡単に活用でき、イベントの改善につながります。

メリット⑦ 長期的なコスト削減

システム導入に初期費用がかかる場合もありますが、効率化による労働時間削減やミス防止の効果で、結果的にコストを削減できます。人的リソースの削減にもつながり、運営全体のコストパフォーマンス向上が期待できます。

イベント管理システムを選ぶポイント4選

イベント管理システムを選ぶ際には以下のポイントを考慮し、自身のニーズに合ったシステム選びの参考にしてください。

ポイント① 機能の充実度

まずはどのような機能が提供されているか、詳しく確認しましょう。
例えば、オンライン上でチケットを販売する予定があるなら、チケット販売機能が備わっている必要があります。

どうしても必要な機能すべてが揃っているイベント管理システムがない場合は、今感じている課題や今後生じる可能性のある課題から、必要な機能を洗い出し、優先順位をつけることをおすすめします。

ポイント② UI／UXの使いやすさ

スタッフや参加者が簡単に操作できるかも、重要なポイント。いくら便利な機能が備わっていても、操作が難しくて使いこなせなければ本末転倒です。できるだけシンプルで、初心者でも分かりやすく、簡単に操作できるかという視点で選ぶと良いでしょう。

ポイント③ 費用対効果

導入コストとサービス内容のバランスを考慮することが大切です。予算内でどれだけの機能が使えるのか、無料プランやトライアル期間があるかどうかを確認しましょう。

ポイント④ セキュリティとサポート体制

ゲストの個人情報を取り扱うため、セキュリティ対策が万全かも重要です。また、緊急時の対応など、困ったときにどれ程度のサポートがあるのか事前に把握しておくことも大切です。

イベント管理には「WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ）」がおすすめ

イベント管理に「WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ）」が選ばれる理由

ヨブナラは、多くの企業様の社内外向けイベントで利用されています。

その理由は以下の4点です。
・充実した機能
・シンプルなデザイン、設計
・安心のセキュリティ＆サポート体制
・必要な期間／機能に合わせた料金形態

充実した機能

招待状に表示されるロゴの変更や、回答フォームのカスタマイズ機能、招待状の一括案内機能で招待業務が格段に楽になります。
また、チケット販売（事前決済）機能を利用すれば、ゲストはクレジットカード払いでチケットを購入でき、運営側はゲストの支払い状況を一元管理することが可能です。
その他にも、ゲストの出欠管理や当日のQR受付システムなど、イベント運営を効率化できる機能が豊富に揃っています。

シンプルなデザイン、設計

招待状の作成は、最短3分で完了。複雑な操作は不要で、フォーマットに沿って情報を記入していくだけなので、誰でも簡単に作成できます。
デザインは、社内外向けイベントにも使えるシンプルなデザインが6種類。ゲストにとってもわかりやすく、使いやすい設計です。

安心のセキュリティ＆サポート体制

常に最新の脆弱性をチェックするとともに、不正アクセスやサーバーアタックなどに備え、24時間監視体制が整っています。
定期的に第三者機関のセキュリティ診断を受けているので、安心して利用できます。

必要な期間／機能に合わせた料金形態

プランの種類は「フリー」のほか、有料の「スタンダード」「ビジネス」「エンタープライズ」の計4つ。
有料プランの場合は、最短1ヶ月から利用できるサブスクリプションサービスです。フリープランでも基本的な機能は揃っているので、まずは登録して実際に試してみてください。

イベント管理システム導入の成功事例

ヨブナラはこれまで多くの企業・団体に利用いただいています。ここではヨブナラを導入された事例を2つご紹介します。

▼ ビジネスイベントのご利用ならこちら

▼ 個人イベントのご利用ならこちら

イベント管理システムでイベント運営を効率化させよう

社内外向けイベントに役立つ、イベント管理システムについてご紹介しました。

システムを導入することで、ゲストのデータ情報を一元管理できるため、運営チームの負担を軽減しつつ、イベントをスムーズに進められるようになります。

本記事で紹介したポイントを参考に、自社に合った管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。