【例文あり】株主総会の招集通知をデジタル化にしてコスト削減へ！招集通知手続き方法をご紹介

企業にとって、株主総会はとても重要なイベント。株主総会を開催する際には、株主に対して「招集通知」という事前通知を送る必要があります。以前は書面で送る方法が一般的でしたが、一定の条件を満たすことで、現在ではデジタルによる通知が主流になりました。今回は、準備に多くの手間とコストがかかる株主総会を効率的に開催したいと考えている企業担当者に向けて、手続き方法や注意点などを詳しくご紹介。すぐに使える例文や、近年注目を集めているWEB案内状を使用した召集通知のポイントもお伝えするので、ぜひ最後までチェックしてみてください。

株主総会とは？

株主総会とは、株式会社の株主が集まり、会社の重要な決定事項を議論して決議する機関です。株主が会社の経営に関する意見を述べたり、投票したりして、会社の方針や運営に影響を与えることができます。
主な議題は、役員の選任・解任、決算報告、配当金の決定、重要な事業方針の承認など。
株主総会には、主に以下の2種類があります。

定時株主総会（通常総会）

毎年定期的に開催される株主総会です。通常、会社の決算期終了後に、決算報告や役員の選任、配当金の決定などが議題として扱われます。通常、事業年度が終了した後の一定期間内に開催する必要があります。（会社法296条1項）

臨時株主総会

特別な事情がある場合に、定時株主総会とは別に開催されるものです。例えば、役員の解任や重要な事業提携、資本政策などについて株主の承認を得るために開かれます。臨時に開催されるため、開催時期や議題はその都度異なります。（会社法296条2項）

株主総会に参加する方法には、招集通知の案内状を受け取った株主本人が出席する方法や、委任状を使って他の人に議決権を委譲する方法があります。また、最近ではオンラインでの株主総会が行われることも増えてきています。

株主総会の招集通知の手続き

招集通知は、株主総会の日時、場所、議題などを株主に通知するもので、株主総会を開催するために必須です。
株主は日程の確保や議案の事前準備ができ、企業と株主との透明性と信頼関係が保たれます。招集通知に不備があると、株主総会の決議が取り消される可能性があるため、法的要件を正確に満たすことが重要です。

招集通知の主な内容

招集通知には、以下の情報を記載します。

1. 総会の日時・場所
株主総会がいつ、どこで開催されるかを明記します。

2. 議題
株主総会で議決されるべき事項（例: 役員選任、決算報告、配当金の決定など）を記載します。

3. 議決権行使方法
株主が総会に出席できない場合に、どのように議決権を行使できるか（例: 委任状や電磁的方法による議決権行使）の案内をします。

4. その他、法務省令で定める事項
例として、質疑応答や意見提出が事前にできる場合は、その方法について案内します。

招集通知の送付時期

各株主に対して招集通知を送付しなければならない期限は、公開会社の場合株主総会の日の2週間前まで、非公開会社の場合は1週間前まで（会社法299条1項）とされています。
取締役会を設置していない会社においては、さらに短縮することも可能です。

招集通知の送付方法

招集通知の送付方法は会社法に基づき、株主に適切に情報を伝えるために厳格に定められています。
主な方法は以下の通りです。

1.紙の書面による通知
株主に対して書面で紙の案内状を送る、従来の方法です。通常、郵送で株主に通知されます。

2.電磁的通知（電子メール・ウェブサイト）
株主の承諾がある場合には、以下の通知方法を用いることも可能です。近年では、紙のコスト削減や環境配慮の観点から、企業はオンラインでの通知を行うことが増えてきています。（会社法299条3項）

• 電子メール
  電子メールで株主総会の招集通知を送る方法です。通常のメール送信と同様に容易に送付でき、ハガキや封筒、切手などの郵送コストがかかりません。
  
• ウェブサイトを利用
  会社が専用のウェブサイトを設け、株主総会の招集通知を公開する方法です。案内するだけでなく、さらに集計や返信作業を効率化したい方には、項目に沿って入力・編集していくだけで完成するデジタル形式のWEB案内状での通知がおすすめ。紙やメールなどの通知方法と比較して、送付からゲスト管理まで一貫して行えます。

招集通知の例文

株主総会の招集通知の例文を以下にご紹介します。自身の会社の情報を当てはめればそのまま使用できるので、ぜひ活用してみてください。

招集通知をデジタル化する際のポイント

近年、ビジネスシーンでは、プロセスや情報をデジタル化する動きが加速しています。企業にとって多くのメリットがある一方で、留意点もいくつかあります。

デジタル化通知のメリット

迅速で効率的に送付できる

物理的な配送手続きが不要になり、通知内容の作成から株主への送付までを効率的に行えます。

環境への配慮

紙の使用を減らすことで、環境負荷の軽減に寄与します。
サステナブルな取り組みを積極的にアピールしたい企業にとっても、通知をデジタル化することは非常に効果的な手段となります。

アクセスの容易さ

株主はいつでも、どこでもインターネットを通じて総会の通知や議案を確認できます。鮮明な画面で案内が見やすく、手元で文字の拡大縮小ができるのもメリットです。

経費軽減

郵送にかかる印刷費や送料を削減できます。

招集通知をデジタル化する際の留意点

デジタルで招集通知を行う際には、以下の点に留意してください。

株主の同意の有無

電子メールやウェブサイトを通じた通知ができるのは、株主が電子的通知に同意している場合のみです。事前に株主からの同意を得ておく必要があります。

情報受領環境の確認

電子メールの通知先は最新の連絡先情報になっているかなど、事前に株主に確認しておきましょう。

セキュリティの確保

通知内容や議決権行使に関する情報は、機密情報を含んでいることが多いため、しっかりとセキュリティ対策を行うことが大切。電子メールやウェブサイトの安全性を確保し、不正アクセスや情報漏洩を防ぐための対策が必須です。

法的要件の厳守

会社法に基づき、適切な通知方法を選択する必要があります。
法的要件を守らなかった場合、株主総会そのものが株主などによって無効とされる可能性も。総会の議決が無効になれば、その後の株主の意思決定や会社の経営にも重大な影響を与えることになるため、法律で定められた手続きに従い、株主総会の通知が正当であることを確認しましょう。（会社法831条）

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2.株主の出欠管理機能
出欠回答や、出席する株主からのリクエスト内容をリアルタイムで管理・更新できます。

3.一括送信機能
メールで招集通知の一括送信が可能。宛名書きや封入作業が不要で、業務時間を大幅に短縮します。

4.QR受付システム
QRコードをかざすだけで、簡単に受付ができるオンライン受付システム。タブレットやスマートフォンさえあればOKで、ソフトのインストールやセットアップの必要もありません。
名前の確認や受付スタッフとのやり取りが不要になり、受付業務にかかる時間が大幅に短縮されます。

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コストを削減して株主総会を成功へ導く案内状を作成しよう

株主総会の招集通知は、株主の権利を保護し、総会を円滑に進行させるための重要な手続きです。
現代のデジタル環境に適したWEB案内状ツールを使えば、効率的かつ迅速に招集通知を配信でき、企業のコスト削減や株主の利便性向上にもつながります。
株主の同意やセキュリティ対策など、いくつかの重要な要素を適切に確認し、会社法に基づいてしっかりと準備することが、株主の信頼を得る鍵。株主総会をスムーズに開催するためにも、ぜひ活用してみてくださいね。