東京都世田谷区にキャンパスを構える「東京都市大学」。工学・環境・情報・都市生活など実学重視の教育に力を入れている私立大学です。今回は、オーストラリア留学プログラム「TAP」10周年イベントにて、「WEB招待状ヨブナラ（以下、ヨブナラ）」をご利用いただきました。
イベントの招待業務に携わられた浦瀬様に、ヨブナラの魅力やメリットについてお伺いしました。
東京都市大学国際支援課
浦瀬様
【イベント概要 ／ ご利用いただいたサービス】
内容：オーストラリア留学プログラム「TAP」10周年イベント
ゲスト数：参加者約300名（招待人数／約1500人）
機能プラン：スタンダードプラン→ビジネスプラン
利用された機能：WEB招待状、QR受付システム
オプション：受付端末レンタル
初めての大規模イベント運営もWEB招待状でスムーズに
ー 今回ヨブナラをご利用いただいたイベントについて教えてください。
浦瀬様：東京都市大学が提供するオーストラリア留学プログラム「TAP」の10周年イベントです。
卒業生を中心に1500人以上へ招待状を送り、来場者は300人ほどの規模でした。
ー ヨブナラのご利用に至ったきっかけを教えてください。
浦瀬様：大規模イベントの招待業務はこれまでに経験がなく、手探りで始めることになったのですが、通常業務の傍らで進める必要があったので、いかに手間を抑えるかが課題でした。そんなとき、上司から「WEB招待状を使ってはどうか」という提案があり、採用することになりました。
ー ヨブナラ以外のツールは検討されましたか？
浦瀬様：他のツールも検討しましたが、会費の事前決済システムやQR受付システムといった、今回のイベントで希望していた内容が揃っていたため、あまり迷わず利用に至りました。
紙の招待状×WEB招待状で想定以上の回答率
ーヨブナラをどのような形で送付しましたか？
浦瀬様：大学側で把握してる招待客（卒業生）の連絡先が、メールのみ・住所のみ・両方など、バラバラだったんです。またこういったイベント開催が初めてだったので、どのくらいの人数が参加してくれるのか未知数でした。正直、回答は1割にも満たないのでは…と思っていたんです。
そこで、まずは住所がわかる招待客に紙の招待状を送り、反響を見てから次はメールで、と段階的に送ることにしました。
紙の招待状には、WEB招待状のURLをQRコードにして添付したのですが、その紙の招待状を送った時点で予想以上の反響があり、想定以上の出席回答がもらえたので、結果的にはメールでの送信はせずに済みました。
ー反響が大きかった要因はどんなことだと思われますか？
浦瀬様：実は紙の招待状に添付したヨブナラのURLが、卒業生間のネットワークで共有されたようなんです。そこで、紙の招待状を送れなかった卒業生たちにもイベントの情報が届いたことが大きかったと思います。回答もスマホでその場でできるので、手軽で回答しやすかったのではないでしょうか。
それから当大学では、こういったイベントの出欠には通常Googleフォームを使うことが多いのですが、今回はヨブナラのWEB招待状デザインがリッチだったこともあり、格式が上がったことも良かったと思います。公式なイベント感が出たので、ゲストもより参加したいという気持ちになってもらえたと思います。
「QR受付」で約200人のゲストも30分で楽々対応
ーヨブナラを利用して感じた魅力やメリットはありますか？
浦瀬様：1番はQR受付システムです。
30分間ですべてのゲストを受付する必要があったのですが、受付時間内にお越しいただいた約200人のゲストを非常にスムーズにご案内できました。
もっとトラブルが起きたり混雑するかな、と予想していたのですが、当日は列整理のスタッフたちが暇そうにしているくらいでした。
ーWEB招待状の作成についてはいかがでしたか？
浦瀬様：紙の招待状でURLを送付した時点では、イベントの詳細が日程と会場以外は未FIXの状態だったんです。ですが、URL先のWEB招待状では内容が決まり次第、都度新しい情報を更新すればよかったので、助かりましたね。
また、今回反響が大きくキャンセル待ちが出る状況になったのですが、キャンセル待ち用の招待状も複製で追加作成したり、といった使い方ができたのも便利でした。
ーヨブナラスタッフによるサポート面に関してはいかがでしたか？
浦瀬様：サポートもとても助かりました。電話やオンラインで詳しく説明してくださり、ちょっとした不明点や心配事が解消されました。
正直、WEBサービスでは、こういったサポートが充実していないイメージだったのですが、とても丁寧に対応いただいて、良い意味で期待を裏切られました。
学内での評判も上々。デザイン面や操作感に好反応
ーゲストや周りのスタッフの方からの反響はいかがでしたか？
浦瀬様：WEB招待状については、学内での評判はかなり良かったです。
普段は、Googleフォームで簡素な形にすることが多いのですが、今回は見た目も使い勝手も格段にアップしたので、周りから良い反応をもらえました。
直接ゲストの声は聞けていないのですが、予想以上に参加申し込みがあったというのは、ヨブナラのWEB招待状が一因にあったのかなと思っています。
ー招待業務の担当として、使い心地はいかがでしたでしょうか？
浦瀬様：WEB素人でも直感的に操作できました。
テンプレートで作れることと、適度に機能が制限されているところも良かったです。何でもできるわけではないので、逆に指定された項目に必要な内容を入力していけば出来上がっていくので、とても簡単でした。
反面、追加項目内のテキスト編集や、QR受付した際の受付リストに表示される項目など、もう少しカスタマイズできると良かったな、と思う箇所もありました。
でも、総じて全体的にはとても満足しています。
ー本日は貴重なご意見をありがとうございました。
初めての大規模イベントも
WEB招待状とQR受付でスムーズに！
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