創立10周年パーティーの招待業務を大幅効率化！ヨブナラで実現したペーパーレス招待

店舗やオフィスをはじめ、商業施設や病院・介護施設など幅広い分野で、各種設備メンテナンスサービスを展開するSTメンテナンスサービス株式会社。今回は、同社の創立10周年記念パーティーにて「WEB招待状 Yobunara（以下、ヨブナラ）」をご利用いただきました。
招待業務を担当された南波千絵 様に、ヨブナラご利用の経緯と効果についてお伺いしました。

【イベント概要 ／ご利用いただいたサービス】
・内容：会社の創立10周年パーティー
・ゲスト数：約100名
・オプション：なし

きっかけは、知り合いが教えてくれた結婚式のWEB招待状

ー ヨブナラをご利用いただいたイベントについて教えてください。

会社の創立10周年を記念したパーティーを開催することになり、取引先や代表の古くからの知人、創業時の支援者などをお呼びしました。イベントは5月中旬でしたが、準備は年明けから始めました。

ー ヨブナラのご利用に至ったきっかけを教えてください。

会社として初めてのイベント開催だったのですが、弊社は社員自体は3名なので、イベント準備はほぼ私と代表の2人で行わなければならない状況でした。招待業務は私が担当することになったのですが、以前、私自身が結婚式をした際に、紙の招待状を作成した経験があって、用紙選びから宛名書き、郵送まで全てやって、とても大変だった記憶がありました。そんな作業をまた今回もやらなくては…とプライベートで知人に話していたところ、「WEBの招待状を使ったら良いのでは？」と教えてくれて。

最近は結婚式の招待状は、みんなWEBが多いと聞いて、早速検索してみたのですが、やはり結婚式に特化しているWEB招待状が多かったんです。そんな中、ヨブナラは結婚式に限らず、ビジネス系でも使える内容で、デザインも素敵だったのと、機能も充実していて、弊社が必要とする機能が全て揃っていたので、今回ヨブナラの利用に至りました。

用紙選びも郵送も不要。住所がわからない相手でもWEB招待状でカンタン招待

ー ヨブナラを利用して良かったことを教えてください。

まず、紙の招待状の場合はどんな用紙にするか？紙の手触りなど実物を確認したりする作業が発生しますが、WEB招待状だとそういったアナログな手間を考えずに済むのですごく楽でした。会場の地図を入れられたのも助かりました。それと、普段メールのやり取りしかしていない（住所が分からない）方にも、招待状のURLを送ることができたのも良かったです。

また、弊社の取引先のデータも、担当の方が苗字しか分からなかったり、と情報の抜けが結構あったのですが、今回ゲストの方自身に入力していただいた情報がそのまま自動でゲストリストになったので、改めてデータが更新できたのも助かりました。

とにかく、代表と2人で会場や料理の打ち合わせから、当日のマジックショー、ビンゴ大会などのプログラム、景品の用意、（手作りの）席札の用意等々の準備を行わなければならなかったのですが、招待業務に関してはヨブナラでデジタル化したことで、ほぼ私一人で対応できたのはとても助かりました。紙の招待状に比べて、手間や時間だけでなくコストも大幅に減ったのも良かったですね。

ゲストからも『デザインが素敵』『返信がラク』と高評価

ー 周囲からの反響・反応についてはどうでしたか？

私自身も招待状のデザインがとても気に入っていたのですが、ゲストの方からも「かっこいい！」「すごくいい！」ととても好評でした。それから、とにかく「返信が楽なのがいい」という声も多かったです。紙の招待状の場合は、返信ハガキを書いて郵便投函して、といった地味に手間になる作業がありますが、オンラインで完結できるのは、やはりゲストの方にとっても便利だったようです。

貴重なご意見をありがとうございました。