ラジオ放送を軸に、音楽・カルチャーイベントやプロモーションを数多く手がける株式会社J-WAVE。毎年開催しているイベントの運営において、受付業務やゲスト管理の効率化を目的に、「WEB招待状ヨブナラ（以下、ヨブナラ）」を再び導入いただきました。今回は、自社で制作したイベントページとヨブナラの回答フォームを連携するという、J-WAVEならではの使い方も実践。2回目の利用を決めた理由や、実際に感じたメリットについて、ビジネスプロデュース部の石橋美智子様と大石有希子様にお話を伺いました。
株式会社 J-WAVE
ビジネスプロデュース局 ビジネスプロデュース部
石橋美智子様 大石有希子様
【イベント概要 ／ ご利用いただいたサービス】
内容：『MEDIA CONFERENCE MEET UP 2025』
ゲスト数：参加者 約400名（ご招待 約1,200名）
機能プラン：ビジネスプラン
利用された機能：WEB招待状、QR受付システム、アンケート機能
オプション：独自ドメインメール、受付端末レンタル、特別カスタマイズ（リダイレクト設定等）
自社イベントページと連携。世界観を崩さず実現した招待業務の効率化
ー 今回ヨブナラをご利用いただいたイベントについて教えてください。
石橋様：『J-WAVE MEDIA CONFERENCE MEET UP』という毎年開催しているイベントで、弊社の取引先であるクライアント企業の宣伝広報部の方々や広告会社の方々をお招きして、J-WAVEの番組やイベント、商品など、様々な取り組みをご紹介しています。今回は、400人近くのゲストの方々にお越しいただきました。
ー 今回、自社のイベントページとヨブナラを連携して使われた理由と、具体的な使い方を教えてください。
石橋様：毎年開催しているイベントなので、これまでと同じフォーマット（自社サイトのイベントページ）を使用したかったのと、デザインも統一したかったため、自由度を保ちながら、ヨブナラの回答フォームと連携させることにしました。
具体的な使い方としては、ヨブナラで作成した招待状URLをゲストの方がクリックすると自社で作ったイベント公式ページに自動で遷移する（リダイレクト）ように、オプションで設定していただきました。その公式イベントページ内にある参加お申し込みボタンをクリックすると、ヨブナラの出欠回答フォームに移動するように設定できたので、イベントの世界観はそのままに、招待業務は効率化できたのが良かったですね。
2回目の利用を決めた理由。前回のリクエストの改善とアンケート機能
ー 今回で2回目のご利用となりますが、利用に至った決め手を教えてください。
石橋様：前回は夏のイベントの際に利用させていただきましたが、全体的に使い勝手も良く、ゲストの方への事前のご案内に関して効率化が図れると感じました。開催日のリマインドメールを一斉配信できるのはもちろんですが、追加でゲストを招待したい時も、個別にメールを送信できるのも非常に便利でした。
大石様：前回利用した際に、例えば「開催リマインドメールの件名を変えたい」といった細かいリクエストをいくつかさせていただいたのですが、そういった前回の課題が今回ほぼ改善されていた点も利用の決め手になりました。
それから今回アンケート機能が新たに追加されていたのも良かったです。操作も初見で分かるくらい簡単でしたし、特に送信するリストをイベント参加者限定に設定できるのがとても便利でした。アンケートにお礼の言葉も添えることができるので、イベント後のお礼とアンケートを同時に送信できるのも良かったですね。
QR受付で当日のゲスト管理が断然スムーズに
― 全体を通して、ヨブナラをご利用いただいて特に良かった点や、感じられたメリットを教えてください。
大石様：印象に強く残っているのは、やはり当日のQR受付ですね。自社ではできない機能なので導入して良かったと思います。
石橋様：受付は圧倒的にスムーズになりました。これまでは、事前にお申し込みいただいたゲストのリストと当日来られたゲストの方にいただいた名刺を最後に集計して照らし合わせる作業を行っていましたが、QR受付だとその必要がないのでかなり時間短縮になったと思います。
大石様：それからサポート体制も良かったと思います。弊社の質問に対してもスムーズにご回答いただきましたし、分からないところは遠隔で操作していただいたり、追加の発注などもすぐに対応していただけたので助かりました。運営面でも心理的にも負担が軽減されたと感じています。
― 本日は貴重なご意見をありがとうございました。
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