「体にやさしい、おいしい健康」をテーマに、創業以来、生産者との協力のもと、良質な食品を提供し続けるベストアメニティ株式会社。今回は、同社の創立35周年記念会にて「WEB招待状 Yobunara（以下、ヨブナラ）」をご利用いただきました。招待業務に関わられた草元沙織 様と坂田教衣 様に、ヨブナラの魅力やメリットについてお伺いしました。
ベストアメニティ株式会社
草元沙織 様 坂田教衣 様
【イベント概要 ／ ご利用いただいたサービス】
・内容：会社の創立35周年記念会
・ゲスト数：650名（招待人数／1000人以上）
・機能プラン：ビジネスプラン
・利用した機能：チケット販売、受付システム
公式に使える品質の企業向けWEB招待状
ー 今回ヨブナラをご利用いただいたイベントについて教えてください。
草元様：弊社の創立35周年記念パーティーをヒルトン福岡シーホークで開催することになり、主に取引先の方々をご招待しました。準備期間が約半年ほどで、1000人以上のゲストにお声がけする規模のイベントでした。
ー ヨブナラのご利用に至ったきっかけを教えてください。
草元様：これまで弊社で行うイベントではずっと紙の招待状を利用していましたが、ちょうどその頃、二次元コードによる受付をしていたイベントに、弊社の代表が招待されたんです。代理の者が出席したのですが、ご招待から受付までとてもスムーズだったようで、今後のことを考えると今回のイベントも紙ではなく、WEB上で行うやり方を採用した方がいいのでは？と上司から提案がありました。規模が小さいイベントは定期的に開催していますが、今回のようなゲスト数の多い大規模なイベントは久々だったので、思い切ってシステムを変えることになりました。
ー ヨブナラ以外のツールは検討されましたか？
草元様：当初は、その会社さんが使用していたツールの利用を考えていましたが、どうやらオリジナルで作成したものだったようで、弊社では使えなかったんです。そこで、インターネットで何か代わりになるものはないか？と、「WEB招待状」というキーワードで検索しました。最初は、結婚式専用のものやプライベート感が強いサービスが多くヒットしてしまったのですが、ヨブナラは色々な企業が利用している実績があり、実例も掲載されていたので、まずはコンタクトをとってみようという話になりました。そこから色々とご相談に乗っていただき、利用に至りました。
オンライン上で全て完結。招待業務が断然スムーズに
ーヨブナラを利用して感じた魅力やメリットはありますか？
坂田様：まず、招待状のビジュアルがすごくおしゃれ、ということと、開催のリマインドメールや受付の二次元コードのご案内など、招待状をお送りしてから当日の受付まで全てが一元化できるのが一番の魅力でした。
草元様：あと、1つのアカウントで、複数人のスタッフが同時に管理画面を確認することができるのもすごく良かったです。他のスタッフが作業しているのを自分のPCで確認できたので便利でした。
坂田様：リアルタイムで出席者や欠席者の状況がわかるのも、すごく助かりましたね。
草元様：紙の招待状の時は、自分たちでリストの中に出席、欠席と打ち込んだり、出席者が代理の方になった場合は、お客様情報をこちらで入力しなくてはならなかったのですが、ヨブナラの場合は、WEB招待状の回答フォームにゲストの方ご自身が情報を入力してくださるので、そういった手間が省けました。
坂田様：弊社で個人情報を入力していた際は、間違いがないように会社名や役職名などを一文字一文字細かく見て、ダブルチェック、トリプルチェック、と何度も確認作業があったので、その点では大幅に時間を短縮できたと思います。
ーリマインドメールに関してはいかがでしたか？
坂田様：やはり招待状はどうしても2、3ヶ月前にお送りしますので、返信期限を1、2ヶ月後に設けた後、開催までの間にゲストの方は忘れてしまわれるんじゃないかと、ちゃんとご出席いただけるか不安があります。そういった中で、開催のリマインドメールがあることでイベントが近づいてきていることをお知らせできるのは安心ですね。実際に、何名かのゲストの方からリマインドメールをきっかけに「当日行けなくなりました」といったご連絡もいただいて、それによって当日の席次やお料理の調整もスムーズに行えたのも良かったです。
「こんな機能が欲しい」。クライアント様のご相談にもできる限り対応
ーヨブナラのサポート面はいかがでしたか？
坂田様：私はWEB招待状の存在も知らなかったので、初めてのことばかりでしたが、こちらからの色々な質問に対して、ユーザーサポートの方がすぐにお返事くださったので、すごく助かりました。
草元様：今回、元々のサービスにはない機能についてご相談することが結構あったのですが、そちらにもいくつかご対応いただけたので助かりました。特に、各ゲストに対して特別対応などのメモが書き込めるようにしたい、とご相談したところ、新たに「管理者用メモ機能」を設計していただけることになったので大変助かりました。当日の受付では、ゲスト対応が必要な方と一般のお客様とで、ご案内の内容が異なりましたので、こういったメモ機能があったことでスムーズに対応できたと思います。
ゲストからの評判も上々。招待もデジタルでスマートに
ーゲストからの反響はいかがでしたか？
草元様：ご出席いただいたお客様からは、「すごい。こんな便利な機能があるんですね」「今は全部スマホに連絡がくるんですね」「御社は（デジタル化が）進んでますね」等といったお声をいただきました。ほとんどの方が、スムーズに受け入れてくださったと感じています。
ー招待業務の担当として、使い心地はいかがでしたでしょうか？
草元様：デザインもシンプルなので、分かりやすく使いやすかったですね。紙の招待状に比べて、時間や手間も大幅に減ったこともあって、大きなイベントでしたがスタッフは皆、普段の業務の合間に招待業務を行うことができました。専任を作ったり、1日中拘束されることもなかったので助かりました。やはりヨブナラのようなデジタルシステムを採用することで、諸々の対応がスムーズに行えるので、多数のゲストをご招待する規模の大きいイベントでは、今後も利用を検討したいですね。
ー本日は貴重なご意見をありがとうございました
招待状も受付もスマートに！
あなたのイベントもデジタル化しませんか？
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