出欠状況やデータをリアルタイムで更新。招待状のDX化で参加者が約２倍に

2024年4月に創部50周年を迎えられた神奈川大学アメリカンフットボール部「アトムズ」。今回はその記念祝賀会に「WEB招待状 Yobunara（以下、ヨブナラ）」をご利用いただきました、OBの熊谷文彦様にヨブナラの活用法や感想をお伺いしました。

招待客100名以上。ノウハウがないまま招待業務を請け負うことに

ー 今回「ヨブナラ」をご利用いただくに至った経緯を教えていただけますか？

熊谷様：2023年の10月頃に今回の祝賀会の実行委員で、私が当部に所属していた時にお世話になった監督から突然連絡があり、招待状業務を頼まれたんです。私はすでに引退はしていますが、今でも社会人アメフト部のマネージャーとして在籍しているので、断りづらくて（笑）。ただ、過去のOBを全員招待するということでゲスト数は100名以上になることを考えると、招待状の作成から出欠の管理など諸々の業務はボランティアでやるには相当な労力になるなと。

これまで大規模なイベントの招待業務の経験も無いですし、肝心のOB名簿の情報も歯抜けの状態で、住所も合っているのか分からない、もしくは連絡先すら分からないOBも多い状態でした。これは従来の紙の招待状だと手間と時間がかかりすぎる、担当する側としてはとてもじゃないけれど、紙では管理しきれないと思いました。そこでオンライン上で管理できるものが良いのではと思い、インターネットで使いやすそうなサービスはないか検索したところ、ヨブナラを知ることができました。

「当初は反対意見も。無料トライアルで全員が納得することができた

ー ヨブナラを選んでいただいた理由、決め手などがあれば教えてください。

最初はいくつか他のサービスもチェックしましたが、ヨブナラが一番使いやすそうだったのと、WEB招待状の作成は初めてでしたが、フォーマットがしっかりしているので初心者でもスマホのみでサクサクと作れたのが良かったです。

実は、当初年配のOBの方々から「50周年なんだから、上質な紙を使った従来通りの招待状で送るべきだ」という意見がありました。ただ、前述の通り仕事しながらアナログで招待業務を行うのはかなり厳しいと思ったので、まずはゲスト20名まで登録できる無料トライアルでWEB招待状を作成して、実際に反対意見だったOBの方々にも触っていただきました。WEB招待状なら出欠管理を行うスタッフも返信するゲストもみんなが楽になりますよね、と。その結果、反対だった実行委員のメンバーの方々にも納得いただけて使用が決定しました。

デジタルならではの使い方で思いがけない成果も

アナログだったOB名簿がデータ化され、最新の状態に

熊谷様：まず、ゲストを招待するにあたって全OBの連絡先が分からない状態だったので、全OBのグループLINEを作成しました。そのグループLINEにヨブナラのWEB招待状URLを投稿するようにしたので、招待状の送付もとても簡単でしたね。また、ゲストからの出欠の返信をCSVデータで書き出せたので、これまで情報が断片的だった紙のOB名簿もデータ化されて最新の状態に更新することができたのも非常に助かりました。

イベント内容のデータ元として、WEB招待状を随時更新

熊谷様：それから当日のドレスコードや注意点など、更新情報があればヨブナラの招待状の内容を更新し、LINEで内容がアップデートされたことも随時伝えるようにしました。紙の招待状だと一度しか送れませんが、WEB招待状は更新できるので、ゲストにとっても常に最新の情報を1箇所で確認できるのも良かったと思います。

リアルタイムで出欠状況を共有。参加者が想定の約２倍に

熊谷様：ゲストがWEB招待状から出欠の返信をする度に、出欠状況のデータがリアルタイムで更新されるので、現在の出席者数の画面をスクショして定期的にOBのグループLINEで共有するようにしたんです。参加者がすでにこれだけ増えてます、というのを見える化したことで、参加者が100人超えしたあたりから、最初は参加する気がなかった人も「みんな結構参加するんだ」と来る気になってくれたり、仲間内で「行く？行かない？」といった会話もされるようになったと思います。

出席者数の共有と一緒に横浜キャンパスの今のグラウンドや学食の写真も一緒にLINEに投稿するなどすることで、懐かしさも相まって少しずつ行ってみようかなという気持ちなってくれたようで、参加者がどんどん増えていきました。当初は100〜120名ほどを想定していましたが、結果的に208名のOBの方々に参加していただくことができました。

熊谷様：まず、WEB招待状を全OBに送った直後から私の個人スマホに、出欠の返信メールがじゃんじゃん届いてすごいことになったのですが（笑）、その状況を年配のOBの方にも見せたら「すごい反響だね」「120名ぐらいを目指していたのにもう超えたんだ」など、委員会内でも良い意味でザワザワしてくれました。紙では到底できないスピード感を感じましたし、反響がすぐに分かる面白さはメンバー内でもかなり盛り上がりました。

イベントへの期待を高めるツールとして活躍

熊谷様：同期からは「すごく立派な招待状だ」と好評でした。私が一人で作ったことにも驚いていましたね。機能的にも情報更新が分かりやすく、当日もスマホで詳細を確認して手ぶらで来れるのは良いと言っていました。また、当初WEB招待状に懐疑的だった実行委員会メンバーも最終的には紙でなくWEB招待状で良かったと喜んでいました。

熊谷様：今回の業務はボランティアですし、最初は「かなり大変そうだな」と尻込みしていたんですが、紙の招待状に比べて、肌感覚的には手間や時間のコスト含め全部で10分の1くらいの業務量になったので非常に助かりました。結果的に参加者もかなり人数が増えたので母校に恩返しができたかな、と。いずれにせよ、実行委員会メンバーも参加するゲストも、みんなが一緒にワクワクできるような形で当日を迎えることができたのがすごく良かったと思います。