近年、WEB招待状サービスの利用が急増しています。オンライン上で招待状の作成から送付、ゲスト管理まででき、結婚式から同窓会、会社の創立記念パーティー、展示会などのビジネスシーンまで、様々なイベントで活用されています。
今回は、結婚式以外でも使える、おすすめの無料WEB招待状サービスを3つご紹介し、徹底比較します。サービスを選ぶ際のポイントも紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
WEB招待状サービスとは
「WEB招待状」とは、インターネットを通じて招待状の作成、送付、出欠管理を一貫して行えるオンラインサービスです。結婚式や同窓会、誕生日会などのプライベートイベントから、創立記念パーティーやレセプション、ゴルフコンペなどの企業主催のイベントまで昨今利用シーンが拡がっています。
従来の紙の招待状と比較し、WEB招待状は効率的かつスピーディーに招待できるのが特徴です。イベント主催者とゲストの両方に多くのメリットを提供します。
イベント主催者にとっては、封入作業や宛名貼りなど、これまで招待状準備にかかっていた作業が全てオンライン上で完結し、業務効率が大幅に向上します。また、印刷や郵送にかかるコストも削減できます。
ゲストにとっては、招待状を受け取ったらその場ですぐに回答ができ、返送用ハガキのポスト投函の手間が不要になります。
このようにWEB招待状はイベント主催者とゲストの両方に多くのメリットを提供する、おすすめのサービスです。
WEB招待状サービスの基本機能
WEB招待状サービスの基本的な利用の流れは以下の通りです。
- 招待状を作成
- ゲストへの送信
- ゲストの出欠回答
- ゲストの出欠管理
WEB招待状の基本機能の「作成」「送信」「出欠管理」について下記で詳しく解説します。
WEB招待状の作成機能
WEB招待状の作成機能では、簡単かつ短時間で招待状が作成できます。デザインテンプレートを選択し、イベントの必要情報を入力するだけですぐに招待状が完成。画像や動画を挿入でき、オリジナリティ溢れるWEBならではの招待状を作成できます。
紙の招待状と異なり、印刷やサンプル確認が不要なため、コストと時間を抑えられます。
インターネットに接続できるスマートフォンやパソコンさえあれば、どこにいても招待状作成・編集が可能です。編集した内容は即時に反映され、招待状の送付前はもちろん、送付後も修正できるため、柔軟な対応が可能です。
WEB招待状の送信機能
送信機能では、作成したWEB招待状のURLを、メールやSNSでゲストに送信できます。
住所を知らないゲストにも、LINEなど普段使用している連絡方法で招待状URLを共有し、招待状を送れるのが特徴です。紙の招待状で必要だった封入作業や宛名貼り、ポスト投函といった手間がかからず、迅速かつ効率的に招待状を送ることができます。
大規模なイベントでも、WEB招待状なら効率的にゲストを招待できます。URLをSNSで共有したり、メールで一括送信したりすることで、あっという間に大人数のゲストに案内可能。追加で招待したいゲストへの案内も即座に対応でき、これらはWEB招待状ならではのメリットです。
WEB招待状の出欠管理機能
出欠管理機能では、ゲストの出欠状況をリアルタイムで確認できます。
ゲストの回答が自動で集計されるので、ゲスト集計作業やゲストへの返信連絡に時間を割く必要がなくなります。イベント主催者は参加人数や参加者の情報をリアルタイムで正確に把握できるため、臨機応変な対応をしやすく、イベントの準備や運営をスムーズに進めることができます。
WEB招待状サービスの比較ポイント
いざWEB招待状を使おうと思っても、様々なサービスがあり、どれを選べばよいのか迷ってしまう方も多いと思います。
ここでは、WEB招待状サービスを選ぶ際の比較ポイントを解説します。
１．WEB招待状の利用シーン
まず初めに、利用するシーンに適したWEB招待状サービスかどうかを確認します。WEB招待状サービスでは大きく2つに分かれており、一つが結婚式に特化したサービス、もう一つがあらゆるイベントに対応したサービスです。自身の利用シーンに合わせてサービスを選択しましょう。結婚式以外も汎用的に使えるサービスをお探しであれば、WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ）がおすすめです。
２．WEB招待状のデザイン性
次に、イベントのテーマや雰囲気に合うデザインテンプレートがあるかどうかを確認します。
企業や団体主催の外部の人を招待するイベントではフォーマルなデザイン、個人主催の同窓会や誕生日パーティーではカジュアルで華やかなデザインなど、送る相手やイベントの雰囲気に合わせたデザインテンプレートがあるかを確認しましょう。
また、イベント日時や会場などの重要な情報が見やすいデザインかどうかも合わせて確認しましょう。デザインの美しさだけでなく、情報がきちんと伝わるかもの大切なポイントです。
💡TIPS
テンプレート数も参考に！
結婚式やバースデーパーティーなどの個人向けイベントでWEB招待状を利用する際は、デザインテンプレート数を比較するのもおすすめです。豊富なテンプレートの中から選ぶことで、自身のイメージやパーティーのスタイルに合ったデザインを見つけやすくなります。
３．WEB招待状の基本機能
デザインの方向性まで決まったら、機能を比較していきましょう。
機能面ではまず、前章で述べた、WEB招待状の基本機能である「作成」「送付」「出欠管理」が揃っているかを確認します。これらの機能は、従来の紙の招待状準備で多くの手間やコストがかかっていたプロセスを効率化します。そのため、基本機能が揃っているサービスを選択することがとても重要です。
また、基本機能がどの範囲まで無料で使えるかを把握しておきましょう。
４．招待状以外のイベント特化機能
WEB招待状には基本機能以外にもイベントに特化した様々な機能があります。
例えば、参加費の「事前支払」機能、QRコードを使用した「受付システム」機能などがあります。これらは、イベント運営をスムーズにする助けとなります。
自身のイベントにどんな機能が必要なのか、そして必要な機能が揃っているのかに注目し、比較検討をしましょう。
５．WEB招待状の料金体系
最後に、各サービスの料金体系を比較検討します。
料金プランはサービスによって異なり、1回限りの料金や月額制、その他にも招待状の作成枚数や招待状を送るゲスト数に応じた課金など、様々です。予想外の出費を避けるため、事前に料金体系をよく把握しておくことが重要です。
またサービスによっては、選択するプランにより利用できる機能が異なる場合もあります。必要な機能がどのプランに含まれているのか確認しましょう。
WEB招待状無料のおすすめサービス（結婚式以外）
近年、WEB招待状サービスの用途が拡大し、結婚式だけなく、様々なイベントにも広く利用されるようになりました。ここでは、創立記念パーティーやセミナー、同窓会など、多様なシーンで活用できる無料のWEB招待状サービスをご紹介します。
WEB招待状 Yobunara
「WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ）」は、2022年6月に正式リリースされた日本のWEB招待状サービスです。急速な成長を遂げ、2024年9月には累計利用者数が70万人を突破。企業のVIP向けイベントをはじめ、新商品発表会、創立記念パーティー、誕生日会や同窓会、謝恩会など、企業・個人問わず幅広い用途に対応しています。
ヨブナラは日本のビジネス文書マナーに配慮した挨拶文エディタを備えており、文章の左右中央揃えなど細かな設定が可能です。また、洗練されたデザインテンプレートが提供されており、高級感のある招待状を簡単に作成できます。
アカウント開設時に20人分のゲスト利用枠が付与され、招待状の作成から送付、ゲスト管理までの基本機能を無料で利用できます。有料プランでは、QRコードを用いた受付システムや、ロゴや署名のカスタマイズなど、より高度な機能が追加されます。
ヨブナラは、式典やVIP向けなどの格式の高いイベントを開催する方に特におすすめのサービスです。
Google フォーム
Googleが提供する「Googleフォーム」は、完全無料のオンラインフォーム作成ツールです。Googleアカウントさえあれば誰でも無料で利用できる汎用型フォームサービスです。WEB上で簡単にフォームが作成でき、ゲストの回答データも自動で集計され、効率的なゲスト管理が可能です。
シンプルかつ直感的にフォームが作成できるのが強みですが、デザインのカスタマイズ機能は限られており、招待状ならではの特別感は出しにくいかもしれません。シンプルなイベント案内の作成や、デザインよりも機能性を重視する方におすすめのサービスといえます。
RSVPify
「RSVPify」は、海外のWEB招待状サービスです。デザインテンプレートが豊富で、結婚式や企業イベント、パーティーなどの様々なシーンで利用できます。チケット販売機能や受付システム、席次表機能など、イベント関連の機能が充実しているのが特徴です。
ただし、RSVPifyは英語ベースのサービスであるため、イベント主催者には一定の英語力が求められます。ゲストへの案内メールも英語ベースとなるため、必要に応じて日本語で補足説明を行うなどの対応が必要です。RSVPifyは、国際的なイベントや、英語での案内が問題ない場合に適していると言えるでしょう。
WEB招待状でイベント準備の“大変”を手間なくスマートに
結婚式や同窓会などの個人イベント、企業・団体が主催する様々なイベント準備には多くの時間や手間そしてコストがかかります。WEB招待状を活用することで、これらの課題を解決し、イベント運営を大幅に効率化することができます。
イベントの招待状を準備する際は、今回ご紹介した比較ポイントやおすすめサービスを参考にしてみてください。最適なWEB招待状サービスを選び、これまで大変だったイベント準備が、手間なくスマートに進められることを願っています。
