海外ゲスト対応をスムーズに。老舗メーカーが選んだ新しい招待のカタチとは

2025年11月5日2025年11月7日

100年以上にわたり、伝動ベルトや搬送システムなどで産業を支えてきた老舗メーカー、三ツ星ベルト株式会社。4年に一度開催している国内外の主要クライアントをお招きするイベントは、同社にとって世界各拠点との信頼関係を深める大切な場です。その一方で、従来の紙の招待状では多言語対応の煩雑さや受付業務の混雑など、多くの課題がありました。
今回は、同イベントにおいて、「WEB招待状ヨブナラ（以下、ヨブナラ）」をご利用いただいた三ツ星ベルト株式会社の大西絢子様に、導入前の課題と導入後の成果についてお伺いしました。

三ツ星ベルト株式会社
大西絢子様

【イベント概要／ご利用いただいたサービス】
内容： 三ツ星ベルト主催世界代理店会議懇親会
ゲスト数： 約300人（参加者約210人）
機能プラン： ビジネスプラン
利用された機能： WEB招待状（日本語・英語対応）、QR受付システム

イベント招待業務における課題解決の鍵は「多言語対応」と「QR受付」

ーヨブナラ導入前の、イベント招待業務における課題について教えてください。

大西様：当社のイベントでは、国内外の重要なクライアントをお招きするため、招待状の準備はいつも本当に大変でした。

これまでは紙の招待状で案内をしていたのですが、特に苦労していたのが海外ゲストへの対応です。
グローバル企業として多言語対応は必須で、日本語、英語、中国語の3パターンを作成する必要があり、各拠点の連携、テキストの準備、チェック、入稿作業など、言語の数だけ手間と時間がかかっていました。
また、紙という性質上、イベントの詳細情報に変更があっても柔軟な対応が難しく、別途パンフレット作成や個別連絡で対応せざるを得ませんでした。

当日の受付も課題の一つでした。
紙の招待状を利用していた際は、すべて人力で、紙のリストを使ってゲストのお名前を確認する方式だったため、来場者が集中する時間帯には受付が滞り、お客様をお待たせしてしまうこともありました。海外のお客様のために、言語別の受付窓口を設けていたので、スタッフの負担も大きかったと思います。

また、準備の手間とコストも大きな課題でした。
参加者リストの作成から、招待状の印刷、封入、郵送といった一連の手作業に、1イベントあたり担当者約5名もの工数がかかっていて。
印刷代や郵送費も合わせると、招待だけでかなりのコスト負担になっており、どうにか業務の効率化ができないかと考えていました。

ーそのような課題を解決するために、ヨブナラを選ばれた理由を教えてください。

大西様：いくつかのWEB招待状サービスを比較検討しましたが、特に重視したのは、「招待状の多言語対応」と「QR受付」でした。当社のイベントでは、国内外のお客様が同じ会場に集まるため、言語対応はもちろん、スムーズな受付も欠かせません。ヨブナラはそのどちらにも対応していて、しかも招待状の作成から送付、出欠管理、当日の受付対応といった招待業務全体のプロセスを一つのシステムでカバーできる点も決め手となりました。

招待状の準備から当日の受付まで大幅な負担軽減を実現

ーヨブナラ導入後、具体的にどのような成果が得られましたか？

大西様：ヨブナラを利用してみて、一番実感したのはグローバル業務の効率化です。ヨブナラの日本語・英語対応機能はもちろん、紙のように郵送する必要がなく、招待状リンクを共有すれば招待できる手軽さにより、海外ゲストへのご案内の手間が大幅に減りました。
これまで言語ごとに招待状を印刷・発送していた作業もなくなり、担当者の負担がぐっと軽くなりました。
また、WEB上なので招待状内の情報変更があってもすぐに修正でき、柔軟に対応できるようになったのも良かったです。

次に、当日の受付も楽になりました。
QRコード受付機能のおかげで、イベント当日の受付作業が格段にスムーズになりました。
紙のリストで一人ひとりのお名前を確認する手間がなくなり、来場者の方の待ち時間も大幅に解消されました。この結果、他のイベント運営業務に集中することができました。それから、手間とコストの点でも大きな変化がありました。
約300通分の紙の招待状にかかっていたデザイン費や郵送費などが不要となり、紙の招待状を使っていた時と比べて、コストを大きく削減できました。
さらに、招待状の作成から送付、受付対応にかかっていた時間は、一つのイベントあたり約10時間も削減でき、担当者の作業がぐっと楽になりました。