「イベント受付をデジタル化したい」。クライアントからの要望でQR受付システムを導入。業務負担が大幅に減り、人員効率も向上

大手メーカー・企業などのセールスプロモーションの一環で、イベントの企画・制作も数多く手掛けている株式会社サンリス。今回、クライアント様からのご要望でイベント受付のDX化にあたり、「WEB招待状 Yobunara（以下、ヨブナラ）」をご利用いただきました。招待業務をご担当されたセールスプロモーション部の安藤様に、ヨブナラについての感想をお伺いしました。

【ご利用いただいたサービス】
・機能プラン：ビジネスプラン
・ゲスト枠：350名分購入
・オプション：QR受付端末レンタル、フィールドサポート

受付のDX化で、ゲストの個別対応も断然スムーズに

ー ヨブナラのご利用に至ったきっかけについて教えてください。

安藤様：今回、国際的な自動車メーカーによる日本でのEV車（電気自動車）のローンチイベント（2025年3月実施）の企画・実施依頼をいただいたのがきっかけです。招待ゲストが約350名ほどの規模だったのですが、その際に先方のご要望として「受付をQRコードなどのデジタルツールを活用して、チェックインをスムーズにしたい」というものがありました。そこでWEB検索で［QR イベント 受付］ などのキーワードを入れて、ヨブナラに辿り着きました。調べたところ今回やりたいと思っていることが全部叶いそうだったので、クライアントに確認して承諾していただき、採用となりました。

ー そもそもこれまでの受付業務では、どんな課題を感じていましたか？

やはり従来のアナログ方式では、受付でのゲスト確認に時間がかかり、招待人数が多ければ多いほど、入り口でお待たせしてしまう、という課題がありました。受付スタッフも一人でさばける人数には限りがあるので、やはりある程度の人員も必要となります。また、お待たせしないためには、大きな受付が必要となるので会場の選択肢も限られてくる、ということもありましたね。さらにイベントの内容に合わせてメディアの方、ディーラーの方、などゲストごとに対応を分けるとなると、交通整備がかなり複雑になってくるので、毎回管理が非常に大変でした。

ー 今回、ヨブナラのQR受付システムを利用したことで、どんなメリットを感じましたか？

基本的にスタッフみんなで同じ管理画面を共有できるのが良かったですね。受付されたゲストもリアルタイムで分かりますし、当日のゲストの個別対応においても、チェックインされると画面にゲスト情報が表示されますのですぐに対応できました。従来はその都度、お名前をリストから探してチェックしなくてはならなかったので「かなり楽になったね」とスタッフの間でも話していました。
それから、当日は外国人スタッフも何名かいたのですが、シンプルなインターフェース（操作するための画面や仕組み）なので、全体的に設定もしやすく、外国人スタッフに使い方を説明する際も簡単でした。

WEB招待状なら、ゲスト名の誤植を回避できる

ー ヨブナラのWEB招待状に関しては、どんなメリットを感じられましたか？

安藤様：従来の紙の招待状やメールの場合、ゲストの方の会社名やお名前を間違えないようにと、とにかく神経を使っていました。エクセルに入れてあるゲスト情報をプリントアウトして、漢字のチェックをして、郵送の場合は宛名ラベルも正確に印刷されているかなど、何重ものチェックが必要だったんですね。要は複数人で対応しなくてはいけないという手間がとてもあって。

なので、今回WEB招待状にしたことで、ゲストの方自身が入力されたお名前がそのままその後のやりとりのメールにも反映されるということで、とても負担が減りました。宛名の正誤に関してこちらでは確認しようがないのでノータッチで進められる点は助かりましたね。今までは担当者が数名いましたが、今回は、私一人で管理していても全然手間にならず、人員を削減できたのも大きかったです。それと基本的に、招待業務においてタイミングごとのやるべきことが簡易的にできるので、スタッフからは「すごくやりやすい」という話が出ていました。

ー 招待状のデザイン面ではいかがでしたか？

テンプレートはいくつか種類がありましたが、シンプルでミニマムなデザインが選べたのが良かったです。やはり弊社のようなプロモーション事業を行う場合は、各クライアントの世界観があるので、デザインはとにかくシンプルな方が使いやすいですね。招待状の一番下に企業ロゴを入れられるのも良かった、という声もありました。

「こんな風に使いたい」のご要望に応じて柔軟にサポート

安藤様：通常のWEB招待状の機能には、招待状（挨拶文、開催情報、出欠のご案内などのテキスト情報）と回答フォーム、ゲストリストの自動作成があると思うのですが、実は今回全てそのまま使うのではなく、アレンジした使い方をさせていただきました。3パターンの内、1つは通常のWEB招待状機能をそのまま全て使い、残りの2つは、回答フォームとゲストリスト作成のみを使いました。一日のイベントの中で、プレスカンファレンスやレセプションパーティなど内容が違うものだったり、ゲストもメディア関係者やディーラー、キャンペーン当選者など様々でしたので、それぞれに適したアプローチが必要だったんです。

通常の使い方ではなかったため、色々と細かい質問が出てきてしまって、その都度ヨブナラの担当の方に伺っていたのですが、丁寧に対応いただいて接客にとても好感が持てました。また、イレギュラーな使い方故に、システム上、必要のないものが表示される、といったことが起きたりもしたのですが、ご相談したところ「追加費用が少しかかりますが、数日いただければ対応できます」とおっしゃっていただいて。システムだから諦めるしかないかな、と思っていたのですが、対応いただけたので相談して良かったですね。また、イベント直前に受付用タブレットの貸し出しを1台増やしたい、と相談した際も応じていただき、非常に助かりました。今後は、事前に打ち合わせで要望をお伝えすれば、最適なプランを提案していただけるとのことなので、また利用させていただきたいと思います。

ー 本日は貴重なご意見をありがとうございました。