新商品発表会は、企業が新商品やサービスをメディア、取引先などに紹介する重要なイベントです。
イベントを成功に導くためには、効果的な案内状（招待状）の作成が不可欠ですが、実際に作成する際には、文面や送付方法に悩むことも多いでしょう。本記事では、さまざまなシチュエーションに対応した招待状の例文を豊富にご紹介し、よくある疑問に対するQ&Aをまとめました。ぜひ参考にしてみてください。
そのまま使える！新商品発表会 案内状例文集
さまざまなシチュエーションに合わせた案内状（招待状）の例文を紹介します。フォーマルなものからカジュアルなものまで、幅広いパターンを用意しました。ニーズに合わせて活用し、案内状作成の参考にしてみてください。
フォーマル向け
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素より格別のご愛顧を賜り、心より御礼申し上げます。
このたび、弊社は新商品発表会を下記の通り開催する運びとなりました。
新たに展開する商品を皆さまにご紹介できることを、心より楽しみにしております。
ぜひご参加いただき、皆さまのご意見をお伺いできれば幸いです。
敬具 20〇〇年〇月〇日
記
・開催日：20〇〇年〇月〇日（〇曜日）
・時間：11:00～17:00（受付10:30～）
・開催場所：〇〇ホテル 3階（〇〇市〇〇区1-2-3）
・内容：新商品発表、デモンストレーション、質疑応答
・参加費：無料
・お問合せ先：株式会社〇〇〇〇
Tel.03-〇〇〇〇-〇〇〇〇
・RSVP：お手数ですが、ご参加を希望される方は20〇〇年〇月〇日までに、下記フォームよりご 回答をお願いします。
申し込みフォーム
何卒ご出席賜りますようお願い申し上げます。
以上
親しい関係者向け
拝啓 春の訪れを感じる今日この頃、いかがお過ごしでしょうか。
日頃のご愛顧、誠にありがとうございます。
さて、このたび弊社は新商品発表会を開催することとなりました。
親しい皆さまをお招きしたく、ご案内を差し上げた次第です。新しい商品をぜひいち早くご覧いただき、ご意見を頂戴できればと思います。
敬具 20〇〇年〇月〇日
記
・開催日：20〇〇年〇月〇日（〇曜日）
・時間：11:00～17:00（受付10:30～）
・開催場所：〇〇カフェ（〇〇市〇〇区1-2-3）
・内容：新商品発表、試食、デモンストレーション、限定商品の先行販売
・参加費：3,000円
・RSVP：出席される方は、20〇〇年〇月〇日までにメールにてご返信くださいますようお願い申し上げます。
Mail.xxxxxxx@xxxxxco.jp
・お支払い方法：銀行振込またはクレジットカード決済（詳細は下記に記載）
1.銀行振込
銀行名：〇〇銀行
支店名：〇〇支店
口座番号：普通 1234567
口座名義：株式会社〇〇〇〇
2.クレジットカード決済
参加確認後に専用の決済リンクをお送りいたします。
リンクに従い、カード情報をご入力ください。
・支払い期限：20〇〇年〇月〇日まで
・お問合せ先：株式会社〇〇〇〇 Tel.03-〇〇〇〇-〇〇〇〇
皆さまのご参加を心よりお待ちしております。
以上
プレス向け
拝啓 〇〇の候 貴社ますます御発展のこととお慶び申し上げます。
日頃より格別のお引き立てを賜り、心より感謝申し上げます。
このたび、弊社は新商品発表会を開催する運びとなりました。業界の最新トレンドを直接お届けし、プレス関係者の皆さまに貴重な情報をいち早く発信していただける機会となることを心より願っております。
新商品の発表に先立ち、プレス向けに特別な取材の時間も設けております。ぜひご参加いただき、取材やインタビュー等、貴社のメディアで取り上げていただけますと幸いです。
敬具
20〇〇年〇月〇日
記
・開催日：20〇〇年〇月〇日（〇曜日）
・時間：10:00～13:00（受付9:30～）
・開催場所：〇〇ホテル 2階（〇〇市〇〇区1-2-3）
・内容：新商品発表、製品デモンストレーション、質疑応答
・参加費：無料
・取材対応：発表後、取材ブースにて個別インタビュー対応
・資料：商品の詳しい説明は、添付資料をご覧ください。また、この件のお問い合わせは、
下記までお願いいたします。
・広報担当：株式会社〇〇〇〇
Tel.03-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Mail:xxxxxxx@xxxxxco.jp
ぜひご参加いただけますようお願い申し上げます。
以上
VIP（重要顧客）向け
拝啓 〇〇の候 貴社ますます御発展のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配にあずかり厚く御礼申し上げます。
さて、このたび弊社では新商品発表会を開催する運びとなりました。
VIPのお客様を特別にお迎えするため、専用のVIP控室やレセプションを設けております。新商品の発表を盛大にお祝いし、貴重なご意見を賜る場として、ぜひご参加いただけますようお願い申し上げます。
皆さまとお会いできることを、スタッフ一同楽しみにしております。
敬具
20〇〇年〇月〇日
記
・開催日：20〇〇年〇月〇日（〇曜日）
・時間：16:00～18:00（受付15:30～）
・開催場所：〇〇ホテル 13階（〇〇市〇〇区1-2-3）
・内容：新商品発表、製品デモンストレーション、質疑応答
■VIP控室のご案内
VIPのお客様専用に控室をご用意しております。軽食やドリンクのご提供もございますので、発表会に参加される前のひとときをごゆっくりお過ごしください。
■VIPレセプションのご案内
新商品発表会終了後にVIPレセプションを開催いたします。レセプションでは、関係者とのネットワーキングや商品開発に携わったスタッフとの交流をお楽しみいただけます。参加者限定の特別メニューやシャンパンでおもてなしさせていただきますので、ぜひご参加ください。
・場所：〇〇ホテル 15階 VIPルーム
・時間：18:30～21:00
・内容：特別ゲストによるトークセッション、軽食・ドリンクの提供、ネットワーキング
お問合せ先
株式会社〇〇〇〇
Tel.03-〇〇〇〇-〇〇〇〇
お手数ではございますが、出欠の可否を20〇〇年〇月〇日までにご回答いただきたくお願い申し上げます。
以上
【番外編】オンライン開催向け
拝啓 〇〇の候 貴社におかれましても時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素よりご愛顧賜り、心より感謝申し上げます。
このたび、弊社は新商品発表会を開催いたします。遠隔地からでもご参加いただけるよう、ウェビナー形式での開催となります。ぜひご参加いただき、最新の情報をいち早くご確認いただければ幸いです。
敬具
20〇〇年〇月〇日
記
・開催日：20〇〇年〇月〇日（〇曜日）
・時間：14:00～16:00
・開催方法：オンライン（Zoomウェビナー）
・内容：新商品発表、デモンストレーション、質疑応答
・参加費：無料
・参加方法：［オンライン］出席回答後にお送りするリンクからご参加ください。
開始5分前までにログインをお願いいたします。
・お問合せ先：株式会社〇〇〇〇 Tel.03-〇〇〇〇-〇〇〇〇
＜参加申し込み方法＞
参加のお申し込みは、下記の申し込みフォームをご利用ください。
申し込みフォーム
【事前準備について】
1.Zoomのインストール
初めてZoomをご利用の方は、以下のリンクから事前にダウンロードをお願いいたします。
Zoomダウンロードページ
2.資料の確認
当日使用する資料をお送りいたしますので、事前にご確認いただけますようお願いいたします。以下のリンクから、Googleドキュメントにて資料をご覧いただけます。
資料確認用リンク
■ ご参加に際してのお願い
・安定したインターネット環境（Wi-Fi）でのご参加をお願いいたします。
・ご参加時には、マイクをオフにしていただきますようお願い申し上げます。
オンラインでお会いできることを楽しみにしております。
以上
新商品発表会の案内状に関するＱ＆Ａ
新商品発表会の案内状（招待状）を作成する際に押さえておくべきポイントを、Q&A形式でご紹介します。
Q1：案内状の基本マナーは？
案内状を送る際は、相手への敬意を示すことが大切です。正しい敬語や適切な挨拶を用い、内容はわかりやすく整理します。相手に届くタイミングや返信期限にも配慮し、余裕を持って送るよう心がけましょう。
Q2：案内状フォーマットは決まっている？
特定の決まったフォーマットはありませんが、ビジネスマナーに基づいて、整った構成が求められます。標準的なフォーマットには、以下の要素を含めるのが一般的です。
・ヘッダー部分：イベント名や主催者の情報（企業名、ロゴなど）
・本文：招待の趣旨やイベントの詳細（日時、場所、参加方法など）
・締めの言葉：返信のお願いや出席を促す文言
・返信方法：返信期限や返信先情報
Q3：新商品発表会の案内状に記載すべき必須項目は？
主な項目は以下のとおりです。
・イベント名：明確にタイトルを記載
・日時と場所：正確な日程と会場
・主催者情報：主催者名や連絡先
・内容：イベントの目的や詳細
・参加方法：参加の手続き方法
・返信期限：返信の回答期限
・お問い合わせ先：連絡先情報
Q4：商品発表会の案内状に付加すべき特別な情報は？
イベントの内容に合わせて、参加者に必要な情報を追加しましょう。
・会場へのアクセス方法や地図
・駐車場の案内
・食事制限やアレルギー対応
・ドレスコード
・来場特典
・参加費の有無
・展示やプレゼンテーションの内容・時間
これらの情報を記載することで、参加者が安心してイベントに参加できるようになります。
Q5：参加費が発生するイベントの場合、どのように記載すべきか？
以下の情報を明確に記載しましょう。
・参加費用
・支払い方法 / 支払い期限
・領収書の発行について
Q6：案内状を送る最適なタイミングはいつ？
案内状は、イベントが開催される1か月前から最低でも2週間前に送るのが一般的です。これにより、参加者がスケジュールを調整しやすく、準備に余裕を持つことができます。ただし、受取人が重役や役員など多忙なポジションの場合は、2ヶ月前には相手の手元に届くように送付するのがよいでしょう。
Q7: 案内状はどの形式で送るのが最適？
案内状の送付方法には手紙、メール、WEB招待状などがあります。フォーマルなイベントでは、従来通り印刷された招待状を手紙で送ることが一般的ですが、近年ではWEB招待状やメールもよく活用されています。特にWEB招待状は、デザインの自由度が高く、魅力的な要素を簡単に取り入れられるため、便利で効率的な案内方法として注目されています。
Q8: 案内状の返信期日はどのくらいに設定したらいい？
返信期日はイベントの1〜2週間前に設定しましょう。参加者が余裕を持ってスケジュールを確認できます。祝日や休日を避け、参加者が返信しやすい日を選ぶことが大切です。
Q9:案内状の返信を確実に得る方法は？
案内状への返信を確実に得るためには、参加者が返信しやすい環境を整えることが重要です。以下の方法を実践することで、返信率を高めることができます。
・返信期限を明確に記載する
・メールやオンラインフォームなど簡単に返信できる方法を提供する
・リマインダーを送る
・参加特典を明記して返信意欲を高める
Q10: リマインダーを送る必要はある？
リマインダーは、参加者に対してイベントの開催が近づいていることを再確認してもらうために重要です。リマインドメールは、イベントの1週間前に送るのが効果的。イベントの直前に再確認を促すことで、参加者がイベントの詳細や日程を改めて確認でき、当日スムーズに参加できるようになります。
Tips💡
新商品発表会の案内状を送るなら「WEB招待状 Yobunara（ヨブナラ）」がおすすめ！
ヨブナラは、新商品発表会の案内状作成に最適なサービスです。案内状の作成から送付、参加者管理や集計まで、イベント関連の業務をすべて一つのツールで効率よく管理できます。
また、案内状の送付方法も多様で、メールでの一括配信はもちろん、URLをLINEやSNSでシェアすることもできます。さらに、リマインダー機能が搭載されており、新商品発表会や展示会などのイベント前にリマインドメールを送信可能。コストや手間を大幅に削減でき、忙しい企業担当者にとって非常に便利なサービスです。
まとめ
新商品発表会に活用できる案内状（招待状）の例文と、Q&Aをご紹介しました。案内状を作成する際は、参加者に分かりやすく、重要な情報を漏れなく伝えることが大切です。基本的なマナーを守り、内容をしっかりと伝えられるよう心掛けましょう。ぜひ、記事を参考にして、効果的な案内状を作成してみてください。
