ここでは、イベント当日の受付をスムーズに行うために、イベント前日までに準備する物や・設定について解説します。
中でも、受付端末とインターネット環境は運用の要となるため、必ず前日までに動作確認を含めた準備を完了させてください。
本STEPで扱う準備内容
【必須】受付端末（QR読み取り用）
受付端末は、ゲストのQR受付票（QRコード）を読み取るための端末です。
スマートフォンやタブレットで対応ができます。
受付体制やイベント規模、会場の導線などに合わせて必要台数をご用意ください。
関連するよくある質問
【必須】受付リスト確認用端末
受付リスト確認用端末は、受付リストを表示し、ゲストの受付状況の確認・必要に応じた手動受付を行うための端末です。
QRコードを読み取るための「受付端末」とは役割が異なり、読み取り操作は行いません。
この端末では、以下の対応が可能です。
- 手動での受付処理
- QR受付票を忘れたゲストや、QRコードが読み取れなかった場合に、手動で受付ステータスを変更できます。
- ゲストの受付状況の確認
- 出席予定人数や受付済み人数などのサマリに加え、各ゲストの受付ステータスや氏名、企業名などを一覧を確認できます。一覧はリアルタイムで更新され、検索や並び替えも可能です。
- 受付端末ごとの受付状況の確認（※ビジネスプラン限定）
- どの受付端末で誰が受付したかを絞り込んで表示できます。
- ゲスト管理者メモの確認（※ビジネスプラン限定）
- VIP対応、座席案内など、あらかじめ登録したメモ情報を確認できます。
推奨端末と台数の目安
- どうしてもQR受付票をお忘れの方や、QRコードがうまく読み取れないケースは一定数発生します。そのため、手動受付対応用として、少なくとも1台は受付リスト確認用端末を用意することを推奨します。
- 受付リストはパソコンやタブレット、スマートフォンなどの端末で表示できますが、操作のしやすさと見やすさから、画面の大きいパソコンやタブレットの使用がおすすめです。
【必須】インターネット環境の確認
受付端末や受付リスト確認用端末は、いずれもインターネット接続が必要です。
通信環境が不安定の場合、QRコードの読み取りや受付リストの反映が正常に行えなくなる恐れがあります。
会場に安定したWi-Fiがあるかを事前に確認してください。
また、必要に応じてポケットWi-Fiの持参やスマートフォンのテザリングによる予備回線の準備もご検討ください。
【任意】設置型受付向け備品（タブレットスタンド・電源など）
受付を設置型で行う場合は、タブレットスタンドを使うと、ゲストがQRコードをかざしやすくなり、より受付がスムーズになります。卓上タイプや、高さ調節ができるタイプなどがあるため、会場のレイアウトや受付スタイルに合わせて選びましょう。
また、延長コードや複数口の電源タップ、端末の固定に使える養生テープなどもあらかじめ用意しておくと安心です。受付端末をどこにどう設置するのか、事前に会場側へ確認しておくことをおすすめします。
【任意】レンタル機材の確認と手配
受付用端末やタブレットスタンドをお持ちでない場合は、機材のレンタルをご検討ください。
ヨブナラでは、受付用のタブレット端末やスタンドをレンタルできるオプションメニューをご用意しています。
詳しくは「受付端末レンタル」をご確認ください。
【任意】受付案内用の掲示物の準備
ゲストが迷わず受付にたどり着けるよう、受付場所やQR読み取り方法を案内する掲示物や誘導ポスターなどをあらかじめ用意しておくと安心です。
イベント会場の担当と相談のうえ、設置可能な場所やサイズも事前に確認しておきましょう。
例として、以下のような掲示物があると効果的です。
- 受付場所を示すポスター（会場入り口やエレベーター前など）
- 受付カウンター用の看板や立て札
- QRコードの読み取り位置を示す表示
【任意】受付端末の動作確認のテスト
用意した受付端末で、QRコード読み取り用のカメラが正常に起動するかを事前に確認しておくと安心です。
「受付端末」ページにアクセスし、各端末に発行されたURLまたはQRコードを使用してカメラを起動します。起動後、読み取り画面が表示されるか、テストQRコードの読み取りが正常に行われるかを確認してください。
実際の端末設定やテスト方法については、次の STEP5. 受付端末の準備・カメラ起動テストで詳しく解説します。
補足：受付スタッフの役割分担について
当日の受付をスムーズに進めるためには、誰がどの端末を操作するのか、受付スタッフの体制を事前に整理しておくことも重要です。機材の準備とあわせて、「誰が」「どの役割を」「どのタイミングで」担当するかを前日までに確認しておくと安心です。
- 受付端末のセッティング、操作担当
- 受付リスト確認端末の操作担当（手動受付やVIP対応）
- 受付以外の補助スタッフ（案内係や誘導係） など
スタッフの登録・権限の設定（受付係／管理者など）については、STEP3. QR受付システムの詳細設定および 受付係向けガイドにて詳しくご案内しています。