ついにイベント当日です！
事前に準備した端末を設置、受付体制を整え、ゲストをスムーズに迎えましょう。
【1】受付端末のセットアップ（QR読み取り端末）
事前に動作確認を行った受付端末を準備し、QRコードの読み取り画面を起動します。
操作手順
- マイページから対象の「QR受付システム」を選択します。
- メニューの「受付端末」をクリックします。
- 受付端末で、QR受付票読み取りカメラのURLをクリック、またはQRコードを読み取りログインします 。
- 「手持ち型」と「設置型」から受付方法を選択します。
- QR受付票の読み取り形式を選択読み取りページが表示されます。カメラのアクセスについて許可すると、カメラが起動します。
- 最後に、下記のテスト用QRコードを使って読み取り動作の最終確認をします。
カメラが正しく起動するか、読み取り画面に「受付完了」表示がされるか、ネットワーク接続が安定しているかを確認してください。
受付端末の設定ポイント
- 画面の自動ロックを「オフ」に設定し、受付中に画面が消えないようにしてください。
- バッテリーは満タンにしておくか、常時充電できる環境を用意してください。
- 画面の明るさは最大または高めに設定し、QRコードが読み取りやすい状態を保ってください。
設置型運用時のポイント
- タブレットスタンドに端末を置き、ゲストがQRコードをかざしやすい角度に調整してください。
- タブレットが動いたり倒れたりしないよう、養生テープやマスキングテープなどでスタンドや机に固定しておくと安心です。
- QRコードのかざし方を案内する掲示物がある場合は、合わせてセッティングしてください。
【2】受付リスト確認用端末のセットアップ
手動受付用並びにゲストの受付状況を確認する端末も立ち上げます。
操作手順
- マイページから対象の「QR受付システム」を選択します。
- メニューの「受付リスト」をクリックします。
- 並び替えが「受付順」になっていることを確認します。
- 受付順にしておくと、受付を完了したゲストがリスト上部に表示されます。
- 複数の受付端末を運用している場合は、必要に応じて「端末名」での絞り込みを行ってください。
絞り込みを行うことで、特定の受付端末で対応したゲストだけを表示できます。
※こちらの「端末識別」「端末名による絞り込み」機能はビジネスプラン限定です。
受付リストに表示される主な内容
| NO | 項目 | 内容 |
|---|---|---|
| 1 | 名前 | ゲストの氏名が表示されます。 |
| 2 | かな | 登録されている名前のふりがなが名前の上に表示されます。 |
| 3 | 企業名・役職名 | 登録されている所属企業名と役職名が表示されます。 |
| 4 | 申し込みチケット | 会費チケット販売をご利用の場合、申し込みチケット（チケット名・金額・タイプ）が表示されます。 当日支払いの方には、赤字で「※未回収」と表示されます。 |
| 5 | 管理者用メモ | 招待状＞ゲストリスト＞編集で設定した「管理者用メモ」が表示されます。座席案内やVIP対応のメモなどの情報を事前に入力しておくことで、受付時の対応がスムーズになります。 ※ビジネスプラン限定機能です。 |
| 6 | 受付端末・受付履歴（入退場履歴） | 最新の受付端末名と、受付履歴が表示されます。受付履歴は、スタンダードプランの場合は最新1件、ビジネスプランの場合は最新3件を確認できます。 |
受付リストの主な操作
■ キーワード検索
名前・企業名・役職名・管理者用メモを対象に、フリーワードで検索ができます。
特定のゲストを探したい場合に便利です。
■ ゲストの並び替え
ゲストリストは、受付順／名前順／登録順で並び替えができます。
当日の受付時は、「受付順」での表示設定がおすすめです。
ゲストがQRコードをかざして受付をすると、そのゲストがリストの最上部に自動で移動する仕様になっており、目の前のゲストが誰かをすぐに確認できます。
※「名前順」は、「姓」の漢字表記の文字コード順でソートされます。そのため、五十音順（あいうえお順）ではありませんのでご注意ください。
■ 絞り込み
以下の条件で絞り込み表示が可能です。
条件を複数組み合わせることもできます。
- 受付状況
- QR受付票送付ステータス
- 受付端末名（※ビジネスプラン限定）
- 申し込みチケット
- 管理者メモの有無（※ビジネスプラン限定）
■ ゲストの受付ステータスの変更（手動受付）
手動でゲストの受付ステータスを変更できます。
変更は受付リストの2箇所から行えます。
＜変更手順A.「未受付」→「受付済み」＞
- 「受付リスト」ページを開きます。
- ゲストのお名前をお伺いし、キーワード検索に入力し、該当ゲストを探します。
※絞り込みを設定している場合は解除してください。 - 対象ゲストの右側にある［受付する］をクリックします。
- 確認ウィンドウが表示されます。［OK］をクリックすると、受付ステータスが「受付済み」に変更されます。
＜変更手順B．イレギュラーな変更の場合＞
- 「受付リスト」ページを開きます。
- ゲストのお名前をお伺いし、キーワード検索に入力し、該当ゲストを探します。
※絞り込みを設定している場合は解除してください。 - 対象ゲストの右側にある「︙」をクリックします。
- ゲスト詳細ウィンドウが開き、「受付ステータス」の［変更する ＞］をクリックすると、さらに確認ウィンドウが開きます。変更したい受付ステータスを選択して、変更してください。
【３】ゲストのQR受付票の読み取り
準備した受付端末で、ゲストのQR受付票（QRコード）を読み取ります。
読み取りが完了すると、受付端末画面に「受付完了」または「退場完了」と表示されます。
また同時に、受付リストの画面にも受付ステータスがリアルタイムで反映されます。
画面右上に通知ポップアップが表示されます。
管理者用メモが入力されている場合は「管理者用メモあり」と表示されます。
さらに並び順が「受付順」の場合は、最新の受付ゲストがリストの最上部に自動で移動します。
このとき、管理者用メモも確認できますので、VIP対応や座席案内などのゲスト対応にご活用ください。
補足：受付のトラブルシューティング
・QRコードが読み取れない場合（QRコードの表示が暗い、またはQRコードが動いている、サイズが小さいといった）
→ 受付用端末の画面を更新する（「画面を更新」を押して再読み込み）
→ 受付用端末画面の明るさを明るく調整する
→ それでも読み込めない場合は、受付リストから手動で受付ステータスを変更
・ゲストがQR受付票を持っていない場合
→ ゲストの氏名で検索し、手動で受付処理を行う
→ 必要に応じてQR受付票をその場で再送信
・カメラを許可するポップアップが何度も表示される場合
→ 受付端末としてiOS端末（ブラウザ：GoogleChrome）を使用していませんか？
ブラウザをSafariに変更し、再度お試しください。
参考：受付端末の推奨端末
これでイベント当日の準備と対応は完了です。
ここまでのご準備、本当にお疲れ様でした。
次のSTEPでは、「イベント後のゲストデータ確認や振り返り出力」について解説します。